論會計電算化環境下的內部控制

王冠楠

摘 要：加強內部控制，特別是提高企業內部會計控制，不僅增強了企業需要的核心競爭力，同時也保護了所有者的權益。內部會計控制的建立和完善，對中國的會計理論的完善和發展具有重要的理論意義，并且內部控制真正成為企業的增值管理工具不再遙遠。文章從三個方面分析了對安全控制系統的開發和研制、人員和組織管理控制和控制電算化會計信息系統、會計電算化環境下的內部控制。

關鍵詞：會計電算化 內部控制 制度建設

中圖分類號：F234

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）11-105-02

目前我國的會計信息還不完善，屬于初級階段。但是國內一些企業緊跟時代進步潮流已經設立了會計電算化、網絡化管理部門，并且開始運用了相關的財會軟件。運用計算機系統處理會計工作的確比人工要快很多，但是也存在一些問題。比如，計算機能對數據進行快速處理，但在企業實際運作過程中會出現各種各樣的問題，這時計算機就不能給出合理的解決辦法，所以在實際使用時效率低，問題比較多。這就需要有更高更完善的軟件系統來解決問題。

一、系統開發和發展控制

計算機會計系統的發展和控制，包括可行性研究、資本預算、成本考核工作。系統分析和設計開發過程中，在系統未正式實施前，現有的系統，以評估企業發展的可行性分析研究需求決策系統的更新，例如更新工作方案。以下幾個方面為開發控制系統的主要內容：

1.授權并認可的領導力。相關領導必須認識到會計電算化系統的研制成功的重要性，授權并認可的領導力，涉及到系統的開發、研制、更新和順利進行的其他項目。

2.符合標準和規范。計算機會計系統的開發和發展控制，對自己或者是選擇購買商業軟件都必須遵守相關的國家法律標準和規范。

3.加強軟件操作員培訓。加強財務人員的職業道德教育和技能培訓，要求財務人員具備會計專業知識和先進的計算機知識。會計人員要滿足計算機系統的發展要求，符合人體工程學要求的實施要求。

4.系統轉換。為了測試新的計算機會計系統是否符合要求，企業系統中將至少用三個月的時間，舊的和新的系統在相同的時間運行，來檢測新的計算機系統的效率。

5.加強項目變更控制。會計核算軟件的修改必須嚴格規劃并且有詳細的修改記錄，在每一個環節都要加強控制，包括修改的原因和進度，再以書面的形式記錄操作的過程。得到批準后的會計人員才有權利去修改會計電算化軟件，最后所有的修改和軟件相關的記錄必須登記在冊，并且打印歸檔。

二、人員和組織管理控制

為了提高和加強各部門相應會計人員的工作效率，特別從事計算機會計系統的人員，企業建立了一套內部控制制度——管理控制。管理控制，包括設置組織、職責分工、機器管理、檔案管理等等。

1.組織機構設置。組織的控制是指各類不相容職務工作人員的分工，以及配套的分離系統的相應規定。這樣做的目的是建立一個相互監督和相互制約的機制，使會計信息更加真實準確，減少會計人員犯錯誤和舞弊的可能性。企業應該對現有的組織形式進行調整，以滿足計算機會計系統不斷發展的要求。企業可以將不同形式的會計核算數據輸入到相應的數據庫或者其他的會計信息組。也可以按會計崗位及職責的不同設立會計經理、軟件操作、會計審計、計算機維修、數據分析等崗位。同時設立相應的操作權限，并對其加密。財務總監統一管理，相互控制，明確各自的責任。按照企業的具體情況設置組織，與公司整體業務目標保持一致，并應加以精簡、合理安排的原則設置成本效益分析。

2.職責劃分。最為重要的一點是將不相容的職務分離。每一個經濟和商業欺詐行為或欺詐的可能原因的內部控制，不能只由一個人或者最后一個部門來處理，必須分別由少數人或少數部門來承擔。在計算機會計制度的條件下，不相容的職務主要有系統開發和運行，數據維護和管理職務ICC審計職責;數據錄入工作的會計和審計的職責，職責和系統運行的文件管理職責體系。為防止欺詐，企業應該建立一套內部控制制度符合職責分離的原則，還應該建立崗位輪換制度。

3.上機管理。電腦會計制度電腦業務應該作為專用，公司用電腦來處理建立了一整套管理制度，確保每個工作人員和每臺電腦唯一的事情是應該做的。企業計算機會計系統的管理措施應包括輪班制、機器使用記錄、機器操作手冊、該機時間表等。此外，會計軟件應該有一個完善的操作日志文件。

4.檔案管理。企業應當建立健全計算機會計系統檔案制度，及時將會計信息存檔，加強檔案管理。完整而又精密的文件管理系統需要有合格的管理人員，完整的歸還和借閱手續，完善的標簽和索引方法，安全可靠的文件存儲設備。此外，相應的措施還包括定期備份所有文件并且存儲好，企業應制定應急措施和手段來恢復一旦事發已損壞的文件。會計軟件公司應具備及時恢復和強制使用功能，一旦系統崩潰，企業必須根據實際情況使會計憑證等轉移到收集、管理和維護。

三、電算化會計信息系統的安全控制

為了確保系統沒有被修改，無損傷，不會被感染，有必要采用安全控制系統。安全控制系統主要包括物理安全控制、曝光控制、硬件和軟件安全控制，以及其他病毒的預防和控制。

1.接觸控制。非系統維護人員不能訪問到技術信息，在源和文件加密程序，該程序已被修改，以減少被修改的可能性。

2.實體安全控制。物理安全和存儲和保護，與環境有關的光學和磁介質，例如計算機房數據庫。計算機房數據庫要充分滿足相應的技術和安全要求，包括防火、防水、防潮、防盜，并配備相應的溫控器等技術要求和空調、消防設施。對于數據存儲在磁性介質上的數據要及時備份和存儲，注意防潮、防塵。

3.硬件安全控制。硬件設備質量的充分保障對于電算化會計信息的可靠運行發揮著主要作用。作為預防措施，一鍵備份硬件設備可以是雙系統。此外，應當從功率、照明、電源線和從計算機系統電源線的發動機室分開，配置UPS（不間斷電源），輻射和抗電磁干擾的設備。

4.軟件安全控制。（1）對于電算化會計信息的軟件開發必須符合財政部的有關規定，并且必遵循科學的開發系統。原程序系統須與新開發的（下轉第107頁）（上接第105頁）軟件系統保持一致，軟件開發的時間較短可能會埋藏安全風險。（2）對于每個應用程序的兼容性應該具體研究分析，相互銜接啟用后，數據可以自動檢查、校準，數據備份應該完成業務系統之間的團結。（3）人機對話窗口，是一個重要的窗口。要努力保證界面友好、功能強大的打樣功能，不接受非輸入的權利。（4）為了對客戶提供更好的應用體驗，加強和提升系統軟件現場保護和自動跟蹤能力，便于記錄所有計算機會計信息的非正常運行。

四、結論

在當前的全球信息化環境下，會計信息系統正逐漸從原來的經營業績變化轉變為反映整個企業的管理和控制的功能。企業會計和環境管理已經發生了很大的變化，隨著會計內部控制制度的發展，對會計信息系統提出了更高和更完善的要求。相對于之前的手工會計系統，新型的會計計算機信息系統對于提高財務管理的整體水平的能力，具有非常明顯的優勢，但其自身的特點，將加大對各種業務從來沒有遇到過的風險，增加了企業重大損失的風險。

總之，企業的會計電算化內部控制將對中國的會計信息化產生很大的影響，但我國會計信息化的發展也將是一個長遠的問題。因此，我們必須加強信息互動，深化內部會計控制的研究，直到問題被最小化，從而進一步促進信息化會計內部控制的良性發展。內部控制發揮其擔保業務，順利實現目標，完成在會計信息新平臺的偉大使命。

參考文獻：

[1] 陳恒心.電算化會計系統內部控制淺探.當代經理人，2006（5）

[2] 白玉雙（導師：肖兵）.電算化環境下企業內部控制的完善.吉林大學碩士論文，2008.4

（作者單位：湖北省十堰市太和醫院財經處 湖北十堰 442000）（責編：若佳）