試析如何做好新時期檔案管理工作

劉國明

[摘 要]任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。

[關鍵詞]新時期；電子文件檔案；檔案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201528094

作為一種知識管理，檔案管理在社會發展中表現出來的重要性越來越明顯。面對社會新形勢的發展、新時期檔案工作的需要，如何將檔案管理工作做好，促進檔案事業與經濟社會協調發展，使檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作，應從以下幾個方面抓起。

1 電子文件檔案的出現和發展

計算機的誕生帶來了電子商務、電子貨幣、電子軍事、電子政府等一系列新工作方式與生活方式。隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生，產生了大量的電子文件檔案。

由于電子文件檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄露或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨亟待解決的重要課題。

電子文件是社會進步的產物，確保電子文件檔案的安全是21世紀檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，不但能夠及時發現計算機操作系統的不足，改進電子技術措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進經濟建設的穩步發展。

2 檔案是社會文明進步的重要標志

從歷史的角度看，檔案是歷史的記錄，通過檔案可以摸清歷史脈絡，了解重要史實，從歷史的發展和演變中總結經驗，吸取教訓，探索歷史發展規律。從現實的角度看，檔案是當今社會發展的真實寫照，它記錄了黨和國家在經濟建設、社會建設等方面的路線、方針、政策，讓老百姓有廣泛的知情權、參與權；檔案是人類智慧的源泉，是社會文明的思想寶庫，是科學研究不可缺少的第一手資料，借助珍貴的檔案資料研究和解決實際問題，可以減少人力、物力和財力的浪費，不斷提高工作效率。

檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。經過認真、細致的分析，得出如下結論：科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

3 檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求

隨著社會的現代化發展，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。

電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件歸檔部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。

要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同人的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

（上接P93）穩定發展，應該予以重視。高職院校在學生公寓管理實施的過程中，應切實加強安全相關工作的開展，責任到個人，及早發現問題并解決問題，將一切威脅到安全的因素扼殺在萌芽狀態。加強學生公寓安全管理，首先要注意做好基礎設施的檢查工作如滅火器、消防栓、安全通道設施等，對于損壞的部分及時予以維修或更換，確保其可以在任何時段都可以正常使用。其次，要定時組織學生開展安全培訓活動。強化學生對安全的認知，杜絕一切危險行為，對學生進行安全培訓，讓其掌握一定的安全知識和技能，以保證學生在安全的環境中健康成長。

3 將思想政治教育融入到高職院校學生公寓管理工作當中

思想政治教育是我國高等教育的重要部分，是樹立學生正確意識觀念的基礎教育，應滲透到高校教育工作的各個環節當中。黨中央也就此做出了重要批示，在《中國中央國務院關于進一步加強和改進大學生思想政治教育工作的意見》中提出：“要高度重視大學生生活社區、學生公寓、網絡虛擬群體等新型大學生組織的思想政治教育工作，選拔大學生骨干參與學生公寓、網絡的教育管理，發揮大學生自身的積極性和主動性，增強教育效果?！币虼?，將思想政治教育融入到高職院校學生公寓管理工作當中，是黨對高校思想政治教育的要求，也是高校加強學生公寓管理工作的重點。

將思想政治教育工作融入到高職院校學生公寓管理工作當中，需要高職院校深化對思想政治教育和學生公寓管理的認識，依托于高職院校學生公寓管理新模式，從學生教育的角度出發將思想政治教育與學生公寓管理結合在一起。具體而言，要加強高職院校學生公寓的文化建設。文化映射出了人類的精神和思想，學生公寓文化對學生正確思想意識的形成產生了積極的影響。高職院校學生公寓文化的建設方式是多種多樣的，可以在學生公寓內設置文化宣傳墻，以文化、圖畫等方式將學生公寓管理規章制度展示給學生，讓學生自主規范自己的行為；組織學生開展公寓管理知識競賽、海報制作等活動，使學生在感受快樂的同時樹立自我管理的意識等。另外，加強高職院校學生的文明教育，以促使其形成良好的行為習慣。只有樹立學生正確的思維意識，才能指導其形成正確的行為。由此看來，高職院校思想政治教育從生活實踐中抓起是非常有必要的，對提高教育實效具有重要的現實意義?？梢栽诟呗氃盒Ｋ枷胝谓逃倪^程中，穿插公寓生活實例，樹立學生的是非觀，培養學生的自主判斷能力，借此幫助學生形成良好的文明習慣；在高職院校學生公寓管理過程中，指正學生錯誤行為的同時加入思想政治教育的部分，深化其對文明公寓的認識，從自我做起，從生活的點點滴滴做起，為學生公寓文明建設作出應有的貢獻。

參考文獻：

顧書創新高校學生宿舍管理模式 創建和諧高校環境[J].社會視窗，2010（10）.