淺談Excel在辦公中的基本應用

田曉君

摘要：本文以實際操作為基礎，介紹在工作中如何應用Excel強大的數據處理功能和應用公式及函數對數據進行復雜的計算之基本應用。

關鍵詞：Excel 基本應用

Excel是一款用于制作電子表格的應用軟件，在辦公中經常會使用Excel來制作一些比較復雜的報表和計算繁瑣的數據，如工資表、銷售情況表及公司日常開支表等。

一、Excel的基本操作

在Excel中，主要的操作對象就是工作簿、工作表和單元格，三者構成了Excel的框架結構，一份完整的Excel文檔也是由這三者構成的。工作簿是用于運算或保存數據的文件，Excel中的工作簿就好比是Word中的文檔，其新建、保存、打開和關閉等操作方法也與Word文檔的相關操作相似。

（一）工作簿

工作簿是用于運算或保存數據的文件，Excel中的工作簿就好比是Word中的文檔，其新建、保存、打開和關閉等操作方法也與Word文檔的相關操作相似。除此之外，Excel還可以對工作簿進行保護。

（二）工作表

工作表用于組織和管理各種相關的數據信息，我們可以在同一工作簿中創建多張工作表，在其中輸入和編輯數據。一個工作簿有多張工作表，必須首先選擇工作表然后才能對其進行各種操作。通常是選擇單張工作表，如果要對多張工作表進行操作，可以選擇相鄰多張工作表，也可以選擇不相鄰的工作表或所有的工作表。

（三）單元格

在Excel中，工作表是處理數據的主要場所，單元格是工作表中最基本的存儲和處理數據的單元。新建的工作簿默認情況下包括三張工作表。每張工作表都有自己的名稱，在默認狀態下創建的工作簿中會自動生成名為Sheet1、Sheet2、Sheet3的三張空白工作表。一張工作表中又包含了多個單元格。因此，三者之間構成了包含和被包含的關系。

二、Excel的表格處理功能

Excel與Word相比，許多人認為Word好用些，僅用Excel制作一些簡單的表格或者用于數據的簡易運算，其實Excel有強大的表格處理功能，它具有簡便和靈活的制表功能，表格中數據一旦建好勾稽關系，就會自動刷新。Excel的許多功能是獨具的，在Excel中，工作表用于組織和管理各種相關的數據信息，我們可以在同一工作簿中創建多張工作表，在其中輸入和編輯數據，而Word無法實現。

例如，要制作一張人口基本信息登記表，Word要先插入表格，設計幾行幾列，調整行高和列寬，再輸入數據，完成后一旦要插入或刪除數據，又要重新調整表格。而用Excel操作起來就非常容易，至于表格樣式只需選擇“設置單元格格式”選項，按照自己的要求去選擇相應的樣式就可以了，而插入和刪除數據，表格樣式也不會發生變化。電子表格的主要用途就是輸入和編輯數據，在Excel中有兩種數據類型，即文本和數值。輸入的方法非常簡單，只需選擇單元格，然后直接輸入或在編輯欄中輸入所需內容，再按Enter鍵即可。

三、Excel的數據管理功能

Excel可以對表格中的數據進行排序、篩選和分類匯總等操作，對數據進行有效的管理和分析，這樣就使得我們對公司的各類情況做到心中有數，有據可依。

（一）數據的排序

通過設置，可以讓表格中的數據按照指定的順序進行操作，排序時點擊菜單中的“數據”選項選擇“升序”或“降序”對表格中的數據進行快速排序，也可以設置多個關鍵字對其進行細致的排序。

（二）數據的篩選

通過Excel中提供的數據篩選功能，可以只顯示符合條件的數據記錄。選中標題行，點擊菜單中的“數據”選項選擇篩選中的“自動篩選”，每一列標頭后會出現下拉箭頭，選擇數據，會篩選出含該數據的所有數據。

（三）分類匯總

一份表格做完，Excel可以用分類匯總將表格中同一類別的數據放在一起進行統計運算。按要求點擊“數據”選項卡單擊“排序和篩選”組中的“升序”或“降序”為標題行進行排序，打開“分類匯總”，在“分類字段”中選擇標題行，在“匯總方式”中選擇標題行點擊確定即可。

排序和篩選組合使用，再對表格分類匯總，我們能夠從大量數據中快速查找到需要的部分，從而對其進行各種編輯和操作，這樣工作表中的數據也變得更加清晰直觀。

四、Excel的繪圖和圖形處理功能

Excel的強大繪圖和圖形處理功能實現了表、圖、文三者的結合，有利于我們對數據進行決策。比如，在在表格中創建圖表，將數據以圖表的形式表示可以使表格中各類數據之間的關系更加直觀。通過創建圖表，我們可清楚地了解各個數據的具體情況，方便對數據進行分析。

五、Excel的計算功能

Excel除了可以輸入數據并對工作表進行編輯外，更強大的功能在于對數據的處理，以及應用公式和函數對數據進行復雜的計算。

Excel提供了大量的函數，使得許多復雜的問題變得簡單。例如，制作一張“學生成績表”，“A”列為學生姓名，“B、C、D、E、F、G”分別為“語文、數學、英語、政治、化學、物理”的科目分數，“H”為各科總成績，“I”為平均分，要求總分“H”的話，我們就必須先將這幾科的分數一一相加（B+C+D+E+F+G），才能得出結果，若要求平均分“I”，就必須用總分“H”除以科目數6才能得，且這只得出A列中一位學生的總分和平均分，若要求其他學生的成績，就須分別這樣做。而在Excel中，只需用SUM函數和AVERAGE操作就非常簡單，只需點擊鼠標左鍵從“B”拖到“G”再點擊公式欄中的“SUM”就可得出總分“H”結果，同樣點擊鼠標左鍵從“B”拖到“G”再點擊公式欄中的“AVERAGE”就可以得出平均值“I”，而求其他學生的總分和平均分的話，只需點擊“H”和“I”后向下一拖，其他學生的成績就一一對應出來了，這樣就很快完成制作整個表格的工作。

至此，我們對Excel在日常工作中的基本應用有了大致了解，掌握了一定的使用技巧，但這只是Excel強大功能的冰山一角，我們只有不斷的研究和實踐，才能使它在不同的工作領域中被廣泛地應用。

參考文獻：

陳明.Blog、Wiki在協作學習中的應用研究[D].華中師范大學，2006.

（責編 張景賢）