檔案信息化建設(shè)的績效評價研究

米軍

[摘要]高校檔案信息化建設(shè)是不斷完善和發(fā)展的過程，通過績效管理的提升，不斷盤活高校檔案信息資源的利用效率，進而不斷提高高校檔案的使用效果。文章首先從檔案信息化建設(shè)績效評價主體的確立進行了分析，并提出了檔案信息化建設(shè)績效評價指標(biāo)體系的構(gòu)建策略。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；績效評價

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537218

當(dāng)前，我國高校對檔案管理工作高度重視，基本形成了較為完善的管理體系。但也存在檔案管理規(guī)范化不足和效率不高等諸多問題，亟須進行檔案管理的規(guī)范和提高。由于高校檔案數(shù)量多、信息量大、使用頻繁等諸多因素，使得檔案信息化管理的重要性更為彰顯。基于此，本文從績效管理的角度對檔案信息化建設(shè)進行了如何建立評價體系的思考，以期提高高校檔案管理水平，推動高校檔案管理向規(guī)范化和效率化方向發(fā)展。

1檔案信息化建設(shè)績效評價主體的確立

11內(nèi)部主體

內(nèi)部主體是指高校檔案館的管理人員，主要是對各類檔案進行建設(shè)、管理和監(jiān)督的主體以及相關(guān)信息化管理的專門人員。由于內(nèi)部管理和工作人員直接參與檔案管理，對高校檔案管理工作更為了解，更適合進行評估主體的工作。但如果對檔案信息化建設(shè)的評估工作全部由他們完成，那么很難對相關(guān)評價工作進行說服，或者確保評價工作能夠客觀公正的進行，且單一主體的評價結(jié)果的信服力很有限。

12外部主體

檔案信息化建設(shè)服務(wù)績效評價的外部主體主要包括了各類使用高校檔案的人員和相關(guān)學(xué)者專家，他們可以通過較為專業(yè)的眼光進行高校檔案信息化建設(shè)工作的評價，對其效果的評價更具有公正性和客觀性。由于外部主體主要是檔案信息服務(wù)的主體，無論是在館內(nèi)還是遠程提供利用，利用者的觀點對檔案信息化建設(shè)后提供檔案信息服務(wù)質(zhì)量好壞均有參考價值。

2檔案信息化建設(shè)績效評價指標(biāo)體系的構(gòu)建

21績效評價指標(biāo)的遴選原則

科學(xué)性原則。高校檔案信息化建設(shè)績效評價指標(biāo)體系構(gòu)建需要建立在科學(xué)性的基礎(chǔ)上，并能積極引導(dǎo)檔案信息化工作向前發(fā)展。因此，它要求指標(biāo)設(shè)置全面而有代表性，權(quán)重分配能準(zhǔn)確反映檔案信息化建設(shè)中各部分相互關(guān)系。

系統(tǒng)性原則。系統(tǒng)性原則要求在進行檔案信息化建設(shè)績效評價指標(biāo)的設(shè)計過程中，要綜合考慮到各種指標(biāo)的相互關(guān)聯(lián)性以及完整性，進而可以確保評價信息的綜合反映。系統(tǒng)性原則要求在進行指標(biāo)設(shè)計中要進行層次設(shè)計，在層次設(shè)計的基礎(chǔ)上進行各分項的指標(biāo)明細設(shè)計。

可操作性原則。績效評價指標(biāo)體系建立的目的是為了能在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用，指標(biāo)易于收集、計算公式簡單、評價過程簡單。利于掌握和操作。

22構(gòu)建檔案信息化建設(shè)績效評價指標(biāo)的依據(jù)

要進行高校檔案信息化建設(shè)績效的評價，就必須有一個規(guī)則和內(nèi)容，此規(guī)則和內(nèi)容就組成了系統(tǒng)評價的指標(biāo)體系。一般來說，高校檔案信息化建設(shè)績效系統(tǒng)評價是針對系統(tǒng)的功能、成本、可靠性、實用性、適應(yīng)性、技術(shù)水平等因素，構(gòu)成了描述系統(tǒng)的有序集合，可以根據(jù)系統(tǒng)所處的實際環(huán)境來安排他們的評價順序，并根據(jù)各自的重要性賦予一定的權(quán)重，經(jīng)過合成就形成一種評價的指標(biāo)體系。評價指標(biāo)體系的確定是一個復(fù)雜的過程，既不能忽略某一方面又不可能面面俱到，因此，這是一個具體—抽象—具體的過程。這個過程大致分為以下環(huán)節(jié)：首先，進行必要的理論準(zhǔn)備，全面了解評價對象的基礎(chǔ)知識，并在該領(lǐng)域內(nèi)有廣度和深度，如此才能建立起完善、合理的指標(biāo)體系。其次，在具備了一定的理論知識和素養(yǎng)后，可以采用系統(tǒng)分析法來構(gòu)造系統(tǒng)評價指標(biāo)體系的框架。為了評價的充分，一般都包括定性分析和定量確定兩個過程。定性分析一般由系統(tǒng)分析人員和決策層根據(jù)評價的需要主觀確定哪些指標(biāo)構(gòu)成評價指標(biāo)體系；定量確定，一般指將一個眾多變量的高維系統(tǒng)通過降維處理成最具代表性的若干指標(biāo)以構(gòu)成指標(biāo)體系的一部分。建立起高校檔案信息化建設(shè)績效指標(biāo)體系，就可以根據(jù)評價的目的和建立起的指標(biāo)體系選取合適的評價方法。針對不同特性的系統(tǒng)，有不同的評價方法；根據(jù)評價因素的多少也有單因素和多因素評價等方法之分；這些不同的分類方法就決定了不同的數(shù)學(xué)模型，即構(gòu)成了不同的評價方法。從評價的因素多少來分，可分為單因素評價和多因素評價。前者是只考慮一個因素的單變量數(shù)學(xué)模型，后者則是考慮兩個及以上變量的多變量數(shù)學(xué)模型。

23指標(biāo)的建立

高校檔案信息化建設(shè)績效評價可以評價系統(tǒng)的指標(biāo)體系管理子系統(tǒng)中建立起各個一級指標(biāo)，然后根據(jù)每個一級指標(biāo)所評價的內(nèi)容，建立起二級指標(biāo)，在建立指標(biāo)的過程中，決策層和高校檔案信息化建設(shè)績效評價領(lǐng)域?qū)＜揖筛鶕?jù)自己的理解通過指標(biāo)體系管理子系統(tǒng)對指標(biāo)體系進行修改，對二級指標(biāo)的說明。二級指標(biāo)的說明在確定指標(biāo)權(quán)重和各指標(biāo)的評價等級時提供給參與用戶，以便對各指標(biāo)的評價范圍和意義界定清楚，做到評價的準(zhǔn)確、客觀，這一功能由決策層或領(lǐng)域?qū)＜腋鶕?jù)經(jīng)驗，通過指標(biāo)體系管理子系統(tǒng)的添加二級指標(biāo)說明和規(guī)范建議庫實現(xiàn)。

3加強檔案信息化建設(shè)績效評價的對策思考

31提高檔案信息化建設(shè)績效評價重要性的認(rèn)識

當(dāng)前，績效評價在高校檔案信息化建設(shè)中的運用較少，沒有受到必要的重視，而且在具體實踐過程中面臨諸多困難。為了確保檔案信息化建設(shè)的績效評價的順利開展，需要加強對其重要性的認(rèn)識，在人力物力上給予相應(yīng)的保障。其次，要依托高校信息化建設(shè)的成果，來加強檔案信息化建設(shè)。同時，要規(guī)范檔案信息化建設(shè)的評價程序和過程，將績效評價公開化，構(gòu)建績效評價結(jié)果問責(zé)制。否則對檔案工作實施績效評價將寸步難行，難以受到必要的重視，進而導(dǎo)致評價失敗。所以，如何激勵參與人的積極性，提高評價效果是推動高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

32檔案管理部門加強服務(wù)能力和水平

高校檔案管理部門，需要在加強檔案信息資源科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理的服務(wù)能力。首先，要加強和外部檔案管理和使用部門以及單位的及時溝通協(xié)調(diào)，提升高校檔案使用部門對其的認(rèn)同度。其次，要加大檔案信息資源開發(fā)力度，采用多種形式來拓展檔案服務(wù)的形式和內(nèi)容，采用遠程查詢系統(tǒng)以及協(xié)同案例系統(tǒng)，來提高高校檔案信息化的使用效果，提供檔案使用的共享程度。要逐步打破各個高校之間檔案信息化管理相互分割的局面，建立起共同管理的平臺，提高館際之間的相互利用程度，拓展檔案服務(wù)途徑與范圍。最后，要對檔案用戶進行具體的分析，并對不同大檔案用戶的需求進行了解，進而可以為評價機制的建立提供翔實的信息來源，同時要建立起相應(yīng)的利用程序，提高檔案利用的效果和效率。

33建立合理的動態(tài)協(xié)調(diào)機制

首先，檔案信息化建設(shè)需要建立起和諧動態(tài)的協(xié)調(diào)機制，確保各項投入的科學(xué)性和有效性。在進行高校檔案信息化建設(shè)中，需要進行必要的資源投入，因此檔案部門“重投入”本無可厚非，但在進行投入的過程中，不僅僅需要考慮到量的問題，更需要考慮到質(zhì)的問題，即優(yōu)化投入的效率和可協(xié)調(diào)性。其次，要重視檔案信息化建設(shè)的專項資金的使用效率，確保其使用的合理性。最后，需要加強檔案信息化管理的隊伍建設(shè)，建立起一支既熟悉檔案管理與信息技術(shù)，又務(wù)實勤于學(xué)習(xí)與鉆研的團隊。同時，提高合作力，不斷強化檔案信息化建設(shè)專職隊伍的水平。

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