芻議人事代理中檔案管理存在的問題與解決途徑

高平善

摘 要：隨著市場經濟進一步的深化，國有企業(yè)的分流與改轉，部分國有企業(yè)破產，國有企業(yè)職工失業(yè)后走向自謀職業(yè)道路，這些破產企業(yè)職工的檔案、自謀職業(yè)士兵的檔案、自謀職業(yè)技校生的檔案、部分不具備管理檔案條件的外資企業(yè)與民營企業(yè)職工的檔案，部分職工與原單位解除勞動關系的檔案，以上這些檔案大部分都在公共就業(yè)服務機構進行人事代理。人事代理檔案來自不同的單位、不同部門以及曾隸屬不同人員管理，什么情況都有，檔案資料中出現的問題形形色色。為此，文章結合實際工作，進行了分析與調研，同時提出了相關的建議。

關鍵詞：人事代理 檔案管理 問題 解決途徑

中圖分類號：F240，G271 文獻標識碼：

文章編號：1004-4914（2015）05-230-02

企業(yè)職工檔案是職工一生從事職業(yè)生涯歷程真實記錄的憑證。它包括用人單位對員工的招用、定級、聘任、晉升、增資、提拔、調動、培訓、考核、獎懲等等材料，這些材料完整記錄了職工一生在職業(yè)生涯鏈條上真實的歷史狀況，記載了職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現以及工作變動等等情況。隨著市場經濟的縱深發(fā)展，企業(yè)破產后職工的檔案、少數與原單位解除勞動關系職工的檔案、退伍后自謀職業(yè)士兵的檔案、部分不具備管理檔案條件的外資企業(yè)與民營企業(yè)職工的檔案，等等，這些檔案大部分轉入了城市公共就業(yè)服務機構的人事代理部門。人事代理職工的檔案來自不同的單位、不同部門以及曾隸屬不同人員管理，什么情況都有，檔案資料中出現的問題形形色色。為了更好使人事代理檔案管理走上有序化、規(guī)范化管理軌道，筆者結合工作實際進行探討。

一、當前人事代理檔案管理中存在的問題

公共就業(yè)服務部門做好人事代理檔案管理工作，對記載職工職業(yè)生涯歷史的真實情況，維護職業(yè)生涯歷史的真實面目，保護職工的合法權益起著重要的作用，但是在人事代理檔案管理過程中，發(fā)現了以下問題特別突出。

1.檔案資料內容填寫的姓名有別。一是檔案資料中出現多個姓名，有的是名字音相同，字不同。二是檔案招錄用表等主要資料信息填寫的姓名與身份證、戶口簿姓名登記不一致。一類是有的姓相同而名字不相同；二類是有的資料填寫的姓不同而名字相同；三類是有的資料填寫的姓與名都不同，出現好幾個姓名；四類是有的填寫的是音同字不同。

2.檔案登記的年齡與身份證、戶口本年齡不一致。有一部分人事代理的檔案資料登記的出生年月有好幾個不同的年、月，檔案登記的年齡有的比身份證、戶口本大，有的比身份證、戶口本小，有的登記相差1～3歲，有的相差4～8歲，大多數檔案的登記年齡比身份證、戶口本大。

3.檔案工種欄記載不清晰。一是很多檔案工種欄沒有填寫記錄所從事的工種，直接填寫成工人，有的變換了工種，檔案上卻沒有登記；二是檔案工種填寫有誤，有的干的是鑄工，卻填寫是泥水土，有的是采煤工，卻填寫了防塵工。有的從事是電焊工，卻填寫成了焊接等；三是工種年限填寫登記的不足，有的從事了8年卻只填寫了5年。

4.檔案資料有涂改現象。一是發(fā)現個別檔案原始資料有隨意進行涂沫、修改現象；二是有的檔案涉及個人利益，隨意更改年齡，在檔案原始資料上把年齡改大，目的是早日辦理退休手續(xù)；三是隨意更改工種，在檔案原始資料上把普通工種改為特殊工種，以便達到提前退休的目的等。

5.檔案電子數據庫信息登記與檔案資料信息登記極個別存在誤差。在每月申報退休人員對電子數據庫到齡人員進行篩選時，發(fā)現極個別檔案電子版檔案數據庫登記的出生年月與實際檔案資料填寫的出生年月不相符。

6.檔案資料有裝錯現象。在檔案借閱登記時發(fā)現極個別人員的檔案資料有裝錯的現象，張三的檔案資料裝進李四的檔案袋里了。

7.少數檔案資料不夠完善。一是可能是個別企業(yè)在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故沒有招工表等資料；二是可能個別企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級表、工資調整表等裝入檔案，以至有關資料缺失；三是可能個別企業(yè)改制后，沒有與職工簽勞動合同，對辭退的職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有《勞動合同》或《解除勞動合同》資料，造成職工檔案資料欠缺；四是由于企業(yè)勞資人員不夠負責、不夠專業(yè)，造成檔案資料丟失。

8.檔案內裝資料雜亂無章沒有順序、檔案外包裝袋不統(tǒng)一。人事代理檔案，由于來自不同的單位、不同的部門，曾隸屬于不同的勞資人員管理，袋內資料裝訂不規(guī)范、零亂、甚至沒有裝訂，資料直接零亂的堆放在檔案袋內，排列沒有順序，沒有依據資料內容進行分類，并按時間順序的前后進行裝訂成冊，檔案外包裝袋大小不一、樣式不一、薄厚不一。

9.庫內檔案存放沒有完全統(tǒng)一的模式，檔案編碼沒有統(tǒng)一，類別較多。一類是整體移交的檔案按單位不同進行編碼與存放，故而庫內整體接收了多少家單位，就有多少種檔案編碼，就分了多少家地方進行存放；一類是日常接收的檔案按是否代交保險而分別對檔案進行編碼并分開存放；還有一類是按是否已辦理了退休手續(xù)進行了分別編碼并分開進行存放；由于檔案管理崗位對檔案管理沒有統(tǒng)一的標準化、規(guī)范化來要求，崗位上因人員不同，操作的方法不同，致使庫內檔案存放沒有達到統(tǒng)一化、標準化，在不小心情況下，提錯放錯檔案的情況很有可能發(fā)生，這給檔案管理者帶來了很大的麻煩，庫內需要有嚴格的統(tǒng)一標尺來進行管理。

二、解決人事代理檔案管理存在問題的途徑

人事代理檔案中出現的這些問題，我認為應根據不同情況、不同的問題有針對性地加以解決，解決問題時應遵循實事求是，有的放矢，只有這樣才能維護職工的合法權益。

1.對檔案登記的姓名與身份證、戶口本登記的姓名不相符的，要求本人到戶籍地派出所開具證明，證明必須裁清多個姓名隸屬同一身份證號碼系一人多名甚至多姓，以避免檔案的盜取或轉嫁第三人使用情況的發(fā)生。

2.對檔案記載的年齡與戶口簿、身份證年齡有差異的，應遵照當時招工表填寫職工的出生年月為主，以維護當時的招工政策與制度的權威性，對于職工來說也是一個最合理的解決歷史遺留問題最好的方法。

3.對工種記載不清晰，又要求按特殊工種提前申報退休的，要求本人找原單位勞資人員出具原始工資表或其它能證實確實是特殊工種的人員，否則不予提前申報退休。

4.對于原始檔案年齡與工種有涂改的，針對實際情況，如果確實是故意涂改為了提前辦退的，要求原單位勞資人員提供原始工資表來證實是否特殊工種，年齡有涂改現象的要求戶口本、身份證、檔案年齡來綜合查看。情節(jié)嚴重意騙取社保金的，要追求其責任，移交有關部門追查。

5.對于發(fā)現的電子檔案數據庫年齡與檔案實際填寫不一致的，做到要發(fā)現一例，更改一例，使電子版信息與檔案主要資料登記信息相符。

6.對于偶而發(fā)現檔案資料有錯裝現象的，也要發(fā)現一份更正一份。

7.檔案內對于遺漏遺失的資料，要告知本人，建議本人追找以前的原始資料與憑證，對于已不存在的破產企業(yè)的職工，實在無果，建議本人寫出情況說明作為申報退休時的依據。

8.對針對檔案資料的零亂，沒有裝訂的，要按時間的順序分類別裝訂成冊，對于外包裝袋大小不一的情況，人事代理后要統(tǒng)一使用同一樣本檔案袋。

9.對庫內存放檔案要按統(tǒng)一模式，統(tǒng)一的編碼，進行標準化管理。

三、完善檔案管理的建議

人事代理檔案管理要走上規(guī)范化、有序化，無論是對于保障代理人員的合法權益，還是對檔案管理工作人員來說都是非常重要的。為了檔案管理能日趨走向規(guī)范化，根據多年的工作經驗，筆者提出幾點建議。

1.做好人事代理檔案管理工作，必須做好以下方面的工作：（1）建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)軟件，軟件的內容包涵檔案的編碼、姓名、性別、出生年月、參加工作時間、身份證號碼、來源單位、代理時間、聯(lián)系電話、借閱時間、借閱原因、歸還時間、轉走時間、轉走的原因、轉走去向、是否已退、是否屬特殊工種等等。（2）建立現代化的標準化的檔案庫，配備電腦、打印機、復印機等辦公必備的設施。（3）配備至少兩名已培訓的專業(yè)人員進行管理。（4）建立一套完整的檔案管理制度與借取查閱檔案流程。（5）對人事代理的檔案要使用統(tǒng)一的專用檔案袋進行包裝，檔案資料要按時間順序分類進行裝訂成冊規(guī)范裝袋。

2.要嚴防造假檔案、涂改檔案進入人事代理范籌。在接受整體移交檔案與日常代理檔案時，必須嚴格審核檔案資料的填寫、印章等是否有虛假、涂改現象，對于發(fā)現有虛假、涂改檔案的情況杜絕接收。

3.對于檔案管理信息的錄入要嚴格按照檔案資料填寫信息進行輸入電腦，個別情況在備注欄標注清楚。

4.為確保人事代理人員的合法權益，一是建議政府部門應從立法的角度，從源頭上規(guī)定企業(yè)在建立職工檔案時，有統(tǒng)一的標準，要求管理檔案的人事勞資人員都要經過專業(yè)的培訓后方能上崗，都必須事實求是記錄職工在工作、學習、生活中的真實情況，在填寫資料時要核準信息，免避檔案記裁與工作實事不相符，如果有弄虛作假現象必須追究當事人的責任。二是建議企業(yè)在建立職工檔案時，其內容必須包括：（1）履歷材料；（2）自傳材料；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）評定崗位技能和學歷資料；（5）政審材料；（6）參加中國共產黨、共青團、民主黨派的材料；（7）獎勵材料；（8）處分材料；（9）招用工、勞動合同、工種變換調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、農轉非、工資、保險福利待遇、出國、退休等材料；（10）失業(yè)情況記錄；（11）再就業(yè)情況記錄；（12）其他有關材料。三是建議在企業(yè)工作的人員，無論其原身份是干部、職工或是農民工，當解除或終止勞動關系后，其檔案資料都應該裝入檔案。

5.根據標準化檔案庫的設計，應按組按節(jié)規(guī)范有序化存放檔案。筆者認為所有進行人事代理的檔案，不分單位、不分服務項目、不分上繳或沒有上繳保險，不分退休不退休等等，統(tǒng)一按一個模式對檔案進行編碼，不管人員如何調換，編碼的模式就一個樣，這樣有利于檔案管理時，不提錯，不放錯。至于哪些是退休的、哪些是沒有退休的，檔案來源是哪個單位，哪些是交保險的，哪些是沒有交保險的，哪些是退伍軍人的，哪些是技校生的等等這些完全可以在人事代理檔案管理系統(tǒng)軟件項目上編輯清楚。

6.針對整體接收的破產企業(yè)的職工檔案，在檔案移交要要嚴格審核檢收，杜絕虛假、涂改、偽造的檔案進入人事代理檔案管理中心，提前預防，避免給人事代理的其它事宜帶來不必要的麻煩。

7.檔案管理崗位要建立標準化、規(guī)范化、有序化的模式，達到崗位工作細節(jié)不會因工作人員變動而變化。每個工作人員都能統(tǒng)一操作，不出錯。

總之，能否做好檔案管理工作，關系到代理人員的合法權益，關系到社會經濟建設的和諧穩(wěn)定發(fā)展。做好檔案管理工作不是簡單的事情，需要上層領導的支持，全體檔案工作人員的努力，團結一致，才能共同做好這項工作。

參考文獻：

[1] 黨群生，劉冰.淺談企業(yè)職工檔案管理存在的問題及解決對策.蘭臺內外，2006（12）

[2] 陳錦元.淺談流動人員檔案管理工作.云南檔案，2008（11）

（作者單位：濮陽市勞動就業(yè)處 河南濮陽 457000）

（責編：若佳）