商務英語信函中的禮貌原則初探

孫寧

摘 要：在商務英語信函中，為了實現達成商務合作的目的，需要遵循禮貌原則，使之語氣委婉，措辭得當，有助于雙方在平等互利的基礎上建立貿易關系。

關鍵詞：禮貌原則;商務英語信函;運用

禮貌是語言交際中的普遍現象，也是商務英語信函中最令人關注的語言特征，一封彬彬有禮的商務英語信函，能有效增強貿易雙方彼此間的信任感，提高商務成功的幾率，恰當運用禮貌原則有助于信函作者寫出得體、禮貌的商務英語信函，獲得期望的效果，從而實現商務活動中的雙贏。商務英語信函是以英語為媒介，以促進商務活動順利進行為目的信件，其涵蓋的內容涉及到與商務有關的諸多領域。它在交流思想，傳遞信息，交涉事務，增進了解及促進經貿往來等方面發揮著積極的作用。

一、運用禮貌語言

在商務英語信函的交際中，經常使用尊稱語、親昵語、祝頌語乃至含蓄委婉語都體現了禮貌原則，禮貌語言的使用，不僅能夠傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極情感，同時還可以委婉的提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的推動作用.（葛麗芳，2006）在商務信函中應當選擇一些含有積極情感的詞語如pleased，satisfy，obliged，welcome等.這樣能使對方身心愉悅，有利于雙方的合作.特別在有關催款、投訴、索賠等信函中，即便錯不在己，也要對對方所做的任何一點積極努力給予肯定與贊揚，做到禮貌得體.例如：（1）I would appreciate having your reply by July 1 st，so that we can finalize our program.（2）You kind invitation this time is most welcome.與此相反，在商務信函中要極力避免 no， cannot， claim， complaint等詞的使用.在商務英語信函中，否定意義的詞語容易給人不愉快的感覺，直截了當的加以否定，買賣雙方會失去合作的興趣，雙方貿易關系也會由此中斷。

二、正確使用情態動詞

由于商務信函來往多數是磋商、答詢、公務，往往涉及愿望、允諾、贊許、建議、催促、詢問、拒絕、辯解或申訴、質問、譴責等等，所以英文商務信函中形態動詞使用頻繁。情態動詞的恰當使用常常可以使句子更加緩和，使對方容易接受，實現理想。例如：We would like to suggest alternative where there are shipments available.在這一句中“would like”表示的是一種請求的語氣。如果去掉“would”就有了加強與別人的意味，對方從心理上會比較難以接受。需要說明的是，情態動詞多用于if條件句中，幫助寫信人表達各種語氣。而情態動詞的使用在語氣上就委婉的多，顯得禮貌得體。例如：I should be very much obliged if you would arrange a Seaton the same fight for the 18 th September. 情態動詞can，could，will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌。因為過去時態的情態動詞暗示一種假設行為而不是強制行為。

三、突出對方本位

在商務英語信函中，無論是給誰寫信，我們都應該從對方的角度來看問題，采用對方觀點寫信說明我們理解對方，體諒對方，因此，為了體現禮貌原則，在商務英語信函中寫作中，人稱盡量不使用I或we開頭而采用第二人稱you或其物主代詞或者your，以突出你方態度，多使用謙辭和敬詞，稱對方為“貴方”，而成自己為“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items， please do not hesitate to tell us.如果貴方對任何產品感興趣，請告知我方。（2）To meet your requirement， we are willing to make some concession to cut 5% of our price if the quantity your individual purchase is not less than 100 tons.為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于100噸，我方愿意做出一些讓步，降價5%。從以上我們可以看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增加友誼，最打動人的詞語就是“you”和“your”。

當我方不同意對方觀點或者不愿滿足對方，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的面子，我方要避免直接陳述不同的觀點We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day， and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.我們真誠的勸告貴方接受我們的建議，因為我們的庫存逐日減少，如果貴方不立即確定，我們將無法滿足貴方需求。在此句中，如果把 recommend改為advice的話，就會不妥，因為advice有一種居高臨下的含義，好像非接受我們的建議不可，其實對方接不接受得有自己決定，別人無權干涉。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對我方的指責不公平時，我方可以據理力爭，說明我方的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。（王元歌，2007）

四、結語

禮貌用語在國際商務中起著重要的作用，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，能使我方在對方的心目中樹立以一種正直、熱情、有良好文化修養和職業道德的形象，從而樂意與我方合作，帶來無限商機，在日常的商務活動中，我們應該注意商務英語信函中禮貌用語的使用，商務信函才會起到它應有的作用，禮貌有加、措辭得體的商務信函可以幫助公司建構起良好的商業形象，進而做成好生意，反之，禮貌欠佳、用語不當的信函則會給公司帶來負面的影響，弄砸了生意不說，還有可能毀了公司苦心經營的商業形象。因此，在商務英語信函寫作中要善于運用各種禮貌策略，積極實現貿易雙方有效溝通，從而建立和維持平等互利的貿易關系，最終促進貿易活動的順利進行。

參考文獻：

[1]程蘭芝.禮貌原則與商務英語信函[J].科教文匯（上旬刊）， 2007：10.

[2]葛麗芳.商務英語寫作中的禮貌研究[J].河南理工大學學報，2006：11.

[3]王元歌.商務英語信函寫作[M].北京大學出版社，2007：09.