談房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理改革

李瑤

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)字化的推廣和運用，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)已迫在眉睫，這就需a要提高實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的思想認識，創(chuàng)造統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字化標準，制定長遠規(guī)劃和短期目標，擬定詳細的數(shù)字化管理細則，而最為關(guān)鍵的是建立一支既懂房產(chǎn)檔案又懂數(shù)字化管理的復(fù)合型人才隊伍。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；房產(chǎn)檔案；房地產(chǎn)管理處；房產(chǎn)管理

一、房產(chǎn)檔案的主要特征

房地產(chǎn)檔案管理與一般的檔案管理有很大的區(qū)別，房地產(chǎn)檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理是依法進行的，是其他任何部門都不能代替的工作。房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作面廣量大、政策性強，形成的檔案材料專業(yè)性強，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別。在內(nèi)容上，反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況、房地產(chǎn)位置和面積大小，文件名稱多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語；在形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式、填寫式。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)屬和房地產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞折舊、城市建設(shè)的發(fā)展、房地產(chǎn)市場的活躍，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈與等交易行為的發(fā)生使房地產(chǎn)所有權(quán)不斷發(fā)生變化，房屋的拆遷、翻建、擴建、滅失、土地分割與合并等變更不可避免。因而，房地產(chǎn)檔案處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強的動態(tài)性。房地產(chǎn)檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變化而變化，房地產(chǎn)檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。房地不可分，房屋總是建筑在地上的，因此，房地產(chǎn)檔案應(yīng)當遵循房屋所有權(quán)與房屋占用范圍內(nèi)土地使用權(quán)的權(quán)利主體一致的房屋權(quán)屬登記原則，登記管理房地產(chǎn)檔案，確保土地與房屋檔案的完整。不能破壞房地產(chǎn)檔案之間的有機聯(lián)系。房地產(chǎn)檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內(nèi)容。圖，是指房地產(chǎn)平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權(quán)屬范圍，形象直觀；檔，是指產(chǎn)權(quán)文字檔案，反映產(chǎn)權(quán)的來龍去脈，詳盡細致，真實可靠；卡，是指房地產(chǎn)卡片，包括錄入電腦的房地產(chǎn)情況表，它概括了檔案的內(nèi)容，彌補了圖的不足，反映產(chǎn)權(quán)簡潔明白；冊。即房地產(chǎn)登記簿冊。包括登記收件簿、發(fā)證記錄簿、房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)證審批總冊等，是根據(jù)房屋所有權(quán)登記成果和分類管理需要而填制的，是產(chǎn)權(quán)狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結(jié)合，才能真正把產(chǎn)權(quán)反映準確。

二、對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的未來猜想

應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的管理體系。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化應(yīng)建立完整的產(chǎn)權(quán)認證體系，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子檔案及GIs數(shù)據(jù)的一體化存儲管理和應(yīng)用集成，這是建立全方位房地產(chǎn)管理的難點和關(guān)鍵。在三者之間建立有效的數(shù)據(jù)連接和完整性、業(yè)務(wù)性規(guī)則的基礎(chǔ)之上，一方面可對權(quán)屬登記實施全程管理，充分保證產(chǎn)權(quán)認證的準確性、排他性、關(guān)聯(lián)性和制約性。另一方面，實現(xiàn)房地產(chǎn)管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關(guān)性，實現(xiàn)權(quán)屬界限精確管理。由此可以實現(xiàn)“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結(jié)合，以圖管房的管理層面。應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的動態(tài)更新機制。與其它靜態(tài)的檔案不同。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)隨時因房地產(chǎn)權(quán)屬的異動而發(fā)生變化，構(gòu)成一個動態(tài)、面向業(yè)務(wù)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中內(nèi)置基于業(yè)務(wù)規(guī)則的動態(tài)更新機制，并為房地產(chǎn)測繪應(yīng)用和房地產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口。

三、國內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形勢

通訊技術(shù)和計算機技術(shù)的有效融合，促使世界檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項基礎(chǔ)性文件綱要為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供了依據(jù)，并借助NAIL實現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術(shù)優(yōu)勢使房產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》、《元數(shù)據(jù)標準》、《鑒定和保護指南》等規(guī)定切實為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理提供了制定標準，并輔以合理規(guī)劃和技術(shù)支持，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。總之，國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢良好，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。相比之下，我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理由于缺乏先進的理論指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗，發(fā)展形勢不容樂觀，雖然部分地區(qū)取得了較大進展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理標準的構(gòu)建，此外還有不同程度的問題，如數(shù)字化管理意識不高、缺乏合理規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、房產(chǎn)檔案信息不完整、管理人員素質(zhì)不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴重制約著我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進程，因此我們必須吸收和借鑒先進理念和經(jīng)驗，立足國情，解決現(xiàn)實問題，促進房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理健康發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，房屋交易日益增多，房產(chǎn)檔案面更廣、量更大、變更也更加頻繁，必須深刻認識房產(chǎn)檔案管理的時代特征，加快推進房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，不斷運用信息技術(shù)改造檔案管理流程，實現(xiàn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。

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（作者單位：延吉市房地產(chǎn)交易中心）