從辦公室主任的視角看后勤管理工作

阮濤 紀良

摘 要：隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和完善，我國經濟、政治、文化等各方面改革不斷推向深入，機關后勤部門的職能、服務機制、管理手段、工作環境和運行方式都出現了不小的變化，這也就要求我們對后勤管理重新審視，提出新的要求，探索更適合當今時代的后勤管理模式，辦公室職能在后勤管理工作中也有相當重的分量，本文結合當今時代后勤管理現狀結合辦公室職能做了一次淺的探究。

關鍵詞：后勤管理；辦公室職能；當代現狀；管理理念

辦公室是一個綜合的部門，協調機構、承上啟下、溝通內外的樞紐，工作千頭萬緒。辦公室的主要職責是“搞好服務、參與政務、管理事務”。作為公室主任應當充分發揮辦公室的職能作用，讓辦公室職能在后勤管理工作中發揮巨大作用。要樹立“一種理念”，增強做好辦公室工作的責任感和使命感，近年國內物價呈上漲趨勢，物價管理部門的工作任務更加繁重。新的形勢，對辦公室工作提出了更高的要求。為適應新的形勢和任務，必須樹立的新理念：辦公室就是服務部、辦公室主任就是服務員，辦公室工作就是為領導服務、為基層服務、為群眾服務。要想做好服務工作必須要具有責任意識。要有高度的責任心才能做好辦公室工作，樹立“零差錯，零距離服務”的理念。后勤工作無小事，如果哪一個環節出現差錯，就會影響全局的工作。高度的責任心是做好辦公室工作及后勤工作的前提。做后勤工作，必須保持負責的精神、一絲不茍的態度、兩袖清風的作風，認真負責的抓好每一項工作，以確保全部工作的正常運轉。要有真誠情感。要牢固樹立真誠服務的理念，對內對外態度始終如一，熱情，真誠。首先要在辦公室里營造一種融洽溫馨的氣氛，只有大家在一起其樂融融才能更好地去做后勤工作，大家帶著一顆開心的心去工作，效率也一定有所提高。做事大家要多商量，多提意見，凝聚成一個堅不可摧的集體，讓集體效益最大化。所以我們要有真誠的情感。要有效率觀念。無論做什么工作效率都應放在第一位，只有效率高了，事情才能快，準，好。所以這就要求我們今日事今日畢，不推脫，不敷衍，做事要雷厲風行。結合實際情況，理論聯系實際。

作為辦公室主任首先要客觀給自己一個定位。必須做到以下幾點：注重事實，分析事件。要協調各方，把握分寸，對分內事兢兢業業，事事務實不懈怠，不越權。結合實際情況，制定合適方法，解決關鍵問題，為企業掃除后顧之憂，為領導減少不必要的麻煩。當然，要結合當下，遵守客觀事實規律，把握動態變化，結合時代變化，時時關注可能要發生的事情，把問題扼殺在搖籃之中。提前部署，做到想領導之所想，幫領導之所需，急領導之所急，把后勤工作提升到更高層次的服務上。要善管會管，發揮作用。在面對繁瑣的后勤工作要善于管理并且要會管。一是管理，服務不添亂。要把日常繁瑣小事迅速解決。處理大事要不慌不亂，不越權不搗亂。二是解決難題不添亂。這需要我們的預判力，在難題出現預判并準確解決，不讓企業受任何影響。三是成事不誤事。面對后勤工作要胸懷大局，統籌兼顧，科學安排，繁而有序，大事不誤、小事不漏，各項工作井井有條，環環相扣。敢于監管，用于推進實施。監管是一個大事，只有監管落到實處發揮最大的作用，才能讓各項工作有條不絮運行，如何抓好督查工作，主要應做到以下幾點：一是要突出重點。明白監督的事物，清楚可能出現問題的環節，分清主次抓住關鍵。二是要完善機制。俗話說沒有規矩不能成方圓，要想讓權力關進制度的籠子，必須要有可行的制度。在推進制度實施的同時加大監督力度。三是要有嚴格的考核標準。按照已有制度，應該實行考核制度，做到人盡其智，盡其職。

要強化一種素質，充分發揮辦公室對后勤工作的綜合效能做一名合格的辦公室主任關鍵在于自身的綜合素質，這也是充分發揮辦公室綜合效能的基礎和前提。一要努力提高自身素質，多學勤看，用科學武裝頭腦，學習市場經濟知識，學習現代科技知識。通過學習，拓展視野，更新知識，不斷提升參謀服務水平。其次要會學，活學活用方位上策，要學會舉一反三。千里之行始于足下，學無止境，只有不斷的汲取先進的管理經驗，科學的管理方法才能讓自身效率最大化。二要強化奉獻意識，搞好后勤服務。在面對繁瑣的后勤工作自然不免碰灰，眾口難調，不可能讓每一個人滿意，可能上有領導批評下有員工埋怨。但我們一定要明白我們職務的關鍵，要勇于奉獻。三要加強廉潔自律教育，樹立良好形象。要把“公正辦事、干凈干事”作為自己的基本行為準則。作為后勤工作中的所有人員必須要時刻保持清醒的頭腦，注重自我教育，加強黨性和品行修養，嚴于律己，不貪不占，兩袖清風，以身作則，不斷弱化在別人眼中因“崗位”帶來的光環，強化“崗位”賦予的責任，抵制各種誘惑，遠離不良風氣，自我不斷提醒，自我約束，敢于接受他人監督，樹立良好形象。在工作中，人無完人，難免犯錯，但我們自身要重視，一是要敢吾日三省吾身，虛心接受他人批評并改正。只有敢于接受批評的人，才能更深刻認清自己，有自知之明，才能正確估計自己的能力，在日后工作中也有助于我們開展工作。二是在工作中要保持銳意創新的高昂斗志。要不斷解放思想實事求是，努力開拓創新、攻堅克難。始終保持積極向上的精神狀態。在面對各方面繁重工作壓力及困難和挫折的時候，我們要不后退，不畏縮，勇往直前，充滿自信樂觀的心態。三是要淡泊名利。后勤工作任務重、要求高、責任大，辛苦忙碌，忙于后勤工作的員工要有甘于清貧、甘于吃苦的精神，把“無私奉獻，淡泊名利”作為座右銘

在公司管理和發展中，公司后勤管理工作起到基礎性、保障性的重要作用。所謂基礎性是講后勤管理的對象以不動產為主，是對企業生存基本條件的管理，沒有這些基本的物質條件和基礎，企業就無法正常生產。所謂保障性，就是說只有公司后勤工作做好了，正常生產生活必要的物質基礎才能得以保障；公司的后勤工作只有做好了，公司的設備，物資，設施等，才能有效地被利用，從而企業效益逐步提高；公司只有把后勤工作做好了，全體員工才可以有一個良好的學習、工作、生活條件，他們將沒有后顧之憂，全心全意地搞好本職工作；公司只有把后勤工作做好了，公司內的各項事務才能整潔、、有序美觀，可以使全體員工工作學習時心情舒暢，休息時愉快安逸。因此，公司后勤工作是辦好公司非常重要的基礎工作和保障工作。

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（作者單位：1.溧陽市供電公司 2.常州供電公司）