關(guān)于事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用分析

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與文明的快速發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展越來(lái)越多地接受社會(huì)大眾的監(jiān)督。做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，對(duì)于事業(yè)單位的辦公活動(dòng)的有效開(kāi)展來(lái)講是一種保障。目前，事業(yè)單位工作人員的檔案管理意識(shí)還需要進(jìn)行提高，管理的模式與方法也需要進(jìn)行優(yōu)化。只有加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，才能促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部資源的有效利用，從而加強(qiáng)單位的工作質(zhì)量提高。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室；檔案管理；內(nèi)容；策略

近些年來(lái)，在社會(huì)不斷進(jìn)步的過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案管理工作也得到了優(yōu)化。無(wú)論是檔案管理的內(nèi)容，還是檔案管理的方法，都在一定程度上得到提升。要保證辦公室日常管理工作的有效進(jìn)行，就必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化升級(jí)。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，讓現(xiàn)代化的辦公檔案管理模式成為其發(fā)展的必然。關(guān)注辦公室檔案管理工作，就是在關(guān)注事業(yè)單位的發(fā)展。

1 事業(yè)單位辦公室檔案日常管理內(nèi)容

在檔案管理工作的大體系中，檔案實(shí)體的管理是最平常的管理工作。只有檔案管理工作做好了，才能促進(jìn)信息的開(kāi)發(fā)與利用，也只有檔案管理工作做好了，才能提高檔案的安全度與統(tǒng)一度，促進(jìn)檔案管理的收集、整理與利用。

1.1 檔案收集工作

檔案收集工作，是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理與使用的重要前提。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案的載體也越發(fā)豐富起來(lái)，不再是單一的紙張承載方式。計(jì)算機(jī)設(shè)備的出現(xiàn)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)成，讓許多音頻、視頻與圖片檔案出現(xiàn)在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中。資源載體的豐富無(wú)疑給檔案管理工作提高了維度，將檔案以不同的形式存入到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，建立有效的數(shù)據(jù)庫(kù)，是現(xiàn)代化檔案收集工作的主要形式，也只有這樣，才能確定檔案資料的完整性。

1.2 檔案整理工作

所謂的檔案整理工作，就是將許多零散的檔案文件以一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，進(jìn)行系統(tǒng)化的整理。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是促進(jìn)零散檔案資料系統(tǒng)化的工作。管理者需要對(duì)檔案的原始件進(jìn)行有效分類與管理，利用計(jì)算機(jī)中的辦公軟件進(jìn)行編目。在計(jì)算機(jī)的幫助下，檔案中的許多單份文件可以被快速查找到，并通過(guò)許多角度進(jìn)行分類匯總，更可以在第一時(shí)間了解檔案資料的來(lái)源、內(nèi)容與以及時(shí)間。在檔案整理過(guò)程中，檔案管理者要根據(jù)檔案的特點(diǎn)與計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)做好整理。

1.3 檔案鑒定工作

檔案的鑒定工作，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。在這一環(huán)節(jié)中，檔案管理者需要對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行分析，從而確定檔案的最佳管理時(shí)間，做出檔案保存時(shí)長(zhǎng)與銷毀時(shí)間的決策。在檔案鑒定過(guò)程中，檔案管理者會(huì)發(fā)現(xiàn)一些價(jià)值較大的檔案，這些檔案則需要被轉(zhuǎn)為優(yōu)質(zhì)檔案，進(jìn)行長(zhǎng)久有效的保存。

1.4 檔案保存工作

檔案的保存工作，對(duì)于檔案的安全以及檔案的使用價(jià)值有著重要的影響。做好檔案的保存工作，可以延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。做好檔案的完整與安全保護(hù)工作，是促進(jìn)檔案有效存儲(chǔ)與利用的重要前提。在現(xiàn)代化的辦公室檔案管理工作中，新的管理手段不斷出現(xiàn)。傳統(tǒng)的服務(wù)方式不再適用于當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展需求，關(guān)注檔案管理工作的實(shí)際效果，利用計(jì)算機(jī)去擴(kuò)大檔案管理的應(yīng)用范圍，會(huì)推動(dòng)檔案保存與管理工作的信息化。利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)做好檔案的保存與管理工作，有利于檔案管理人員進(jìn)行有效的信息采集與核對(duì)工作，保證檔案工作的有效性。

2 事業(yè)單位辦公室檔案日常管理策略

做好檔案管理的創(chuàng)新工作，是促進(jìn)事業(yè)單位管理手段的重中之重。事業(yè)單位辦公室檔案日常管理策略如下：

2.1 加強(qiáng)檔案管理服務(wù)領(lǐng)域與內(nèi)容的創(chuàng)新

在社會(huì)發(fā)展的新紀(jì)元，無(wú)論是生產(chǎn)還是生活活動(dòng)，其步伐都普遍加快。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理工作也需要進(jìn)行較大的改變。檔案管理工作者要做好管理思想的與時(shí)俱進(jìn)，能夠適應(yīng)新的社會(huì)形勢(shì)與工作環(huán)境，對(duì)檔案管理工作服務(wù)領(lǐng)域與內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。事業(yè)單位的檔案管理工作人員要提高自己的服務(wù)質(zhì)量，讓辦公室的檔案管理工作可以滿足社會(huì)發(fā)展的需求，并促進(jìn)事業(yè)單位工作水平的提高。擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域，為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)，擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，增加更多的服務(wù)業(yè)務(wù)，是促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新的舉措。事業(yè)單位的管理者要經(jīng)常與檔案管理工作人員進(jìn)行交流，了解檔案工作實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，給檔案管理工作者一些自由，實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)域與內(nèi)容創(chuàng)新的目標(biāo)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新

檔案管理工作的創(chuàng)新，是促進(jìn)檔案管理工作價(jià)值發(fā)展的重要手段。創(chuàng)新，對(duì)于一個(gè)民族來(lái)講是發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理工作也來(lái)講，也是提高其質(zhì)量的重要手段。當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，檔案管理不再是紙質(zhì)檔案管理那么單一，電子檔案的出現(xiàn)，讓檔案管理工作的信息化改革具有了更大的必要性。檔案信息資源的層次化越來(lái)越多，就對(duì)檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)水平與現(xiàn)代化技術(shù)水平提出了更高的要求。事業(yè)單位的檔案管理工作者要具有良好的檔案管理理論知識(shí)與豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，還要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作方法，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，于學(xué)習(xí)中提高，促進(jìn)服務(wù)意識(shí)的提升。檔案管理工作是一項(xiàng)管理工作，更是一項(xiàng)服務(wù)工作。認(rèn)清檔案管理工作形式，為事業(yè)單位的日常活動(dòng)貢獻(xiàn)力量，才能促進(jìn)檔案管理工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

2.3 加強(qiáng)檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新

要做好檔案管理工作服務(wù)水平的提高，就需要對(duì)服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高服務(wù)質(zhì)量。要促進(jìn)檔案管理水平的提升，在本質(zhì)上來(lái)講，就是要對(duì)檔案管理工作的多項(xiàng)服務(wù)功能進(jìn)行開(kāi)發(fā)，讓檔案管理工作與事業(yè)單位為人民服務(wù)的工作宗旨相協(xié)調(diào)。將人民群眾滿意度的提高作為檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，讓事業(yè)單位工作者與人民群眾真切地感受到檔案服務(wù)工作帶來(lái)的便捷，突出檔案管理工作的重要性。首先，要加強(qiáng)檔案管理工作作風(fēng)的改善，多深入到基層與一線，面對(duì)社會(huì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，明確檔案管理工作的重點(diǎn)。其次，要樹(shù)立全面發(fā)展的意識(shí)，將檔案管理工作的目標(biāo)與事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)結(jié)合起來(lái)，在檔案管理工作中多去發(fā)現(xiàn)新的情況與問(wèn)題，對(duì)這些新情況與新問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)地收集與整理，提升檔案管理工作的服務(wù)意義。最后，要科學(xué)地利用現(xiàn)代化檔案管理手段，建立檔案咨詢與調(diào)用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案是記錄事業(yè)單位發(fā)展歷程的重要資源，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講是重要的信息。做好事業(yè)單位的檔案管理工作，是促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)步的重要途徑。事業(yè)單位的管理者，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重視性，并通過(guò)優(yōu)秀人才的選拔與有效策略的應(yīng)用，營(yíng)造一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，從而促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

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作者簡(jiǎn)介

王文巖，女，檔案管理，館員，成人本科。