淺談檔案資料信息的管理

劉樺

摘 要：檔案管理工作，作為現代化管理工作中的一個重要構成部分，將直接影響到工程、企業，乃至國家的正常運行。正所謂“無規矩不成方圓”，要想真正發揮出檔案信息資源的優勢與作用，逐步強化檔案信息的規范化、現代化與標準化管理，就顯得很有必要了。為此，文章就新時期檔案信息資源的規范化、標準化管理提出幾點有效對策。

關鍵詞：檔案資料；信息管理；規劃化

伴隨信息化時代的來臨，我國檔案資源數量也在不斷增加，且檔案資源的種類與載體也日漸復雜，為檔案資料管理工作的順利開展帶來了一定困難。基于此，各級部門必須結合自身檔案管理工作實際，采取一系列規范化的管理措施，以此來確保檔案資源開發利用工作的順利開展。下面，筆者對現階段檔案資源的管理工作的順利開展提出幾點建議。

1 重視檔案資源的收集管理

從本質上說，檔案資源的收集，是做好檔案管理工作的基礎所在，為此，在日常檔案資源收集工作中，可從以下三方面入手，確保檔案資源收集的有效性與完整性。其一，提升人員素質，樹立檔案資源收集管理意識，充分意識到檔案收集管理工作的潛在價值，認識到檔案資源收集工作的好壞將直接影響到單位的管理水平，進而加大對資源收集工作的重視，并將其落實到工作中；其二，完善檔案信息收集管理機制，實施一體化管理模式。如建立收集機制、保管利用機制與歸檔機制等，同時將其劃入到檔案管理員的崗位職責與績效考核中，用以提升所有人員的檔案管理意識，使之能夠積極配合檔案部分的資源收集工作；制定檔案傳遞與登記機制，對檔案資源實施動態管理，隨時跟蹤檔案，以此確保檔案資源的完整性；其三，拓展檔案資源收集渠道。對于檔案資源收集管理工作，其最終目的就是為了發揮出其利用價值，最終獲得社會效益與經濟效益的雙贏。為此，企業或單位需多角度、多渠道入手開展檔案資源收集工作，從而為檔案資源的開發利用工作提供依據。同時，為確保館藏資源的完整性，還必須明確檔案資源收集的范圍與保管期限，實施多樣化檔案資源載體，不僅僅是紙質資料，其它諸如錄像、照片等資源同樣也是檔案資源收集工作的重點。

2 強化檔案的安全保密工作

為了確保檔案資源的更好利用，企業或單位的檔案管理部門需積極采取措施，逐步完善日常檔案管理工作流程，特別是對檔案信息的安全保密工作需要引起足夠的重視。首先，強化檔案管理員的安全保密意識。如強化檔案管理員的安全保密意識與責任心，定期開展關于檔案信息保密情況的講座，使之充分認識到檔案資源保密的重要性與必要性，引起其足夠的重視，進而將其落實到日常工作中；或是將企業檔案管理的質量同檔案管理員個人的績效相掛鉤，制定相應獎懲制度，若檔案資源得到有效管理，相應的檔案管理員也能得到相應的獎勵，反之亦然，從而引起檔案管理員高度重視，全面提高檔案管理質量[1]；其次，制定健全的檔案信息安全保密機制。因當前各級檔案管理工作正逐步走向信息化，故在檔案信息安全保密機制構建中，需更多傾向于基于網絡與計算機的檔案管理，通過具有一定權威性與強制性的法律法規規范人員行為，并通過采取相應的嚴懲措施，端正社會風氣，并以此來確保檔案工作的順利實施；最后，提升檔案資源的安全保密技術的應用水平。總的來說，檔案信息安全保密工作的開展，并不僅僅只需做好上述兩個兩個措施，逐步提升其安全保密技術的等級才是工作的重點所在，而強化機密檔案信息系統與機密電子文檔的保密安全工作，又是重點中的重點。如在企業或單位網上發布檔案信息之前，就需對其相關信息實施嚴格審查，切斷那些涉及到企業機密或是知識產權的重要檔案信息發布，并選擇安全可靠的網站與傳輸載體，最大限度避免檔案資源的泄漏。而在日常檔案管理工作中，檔案管理員就需具體結合檔案信息情況，選擇適宜的檔案信息數據機密技術，如單密鑰加密技術與雙密鑰加密技術等，以此為檔案信息的安全與保密提供有力的技術支持[2]。

3 逐步提升管理人員綜合素質

從某種意義上來說，檔案資源信息管理效率的高低，很大程度上取決于管理人員綜合素質的高低，因為不管人員本身對專業知識的掌握程度，及其管理水平的高低，都將作用于日常管理工作中，通過工作成效來反映，為此，切實提升檔案管理員的綜合素質就顯得很有必要了。首先，對檔案管理員實施必要的教育培訓，使之熟練掌握各種有關檔案管理的專業知識，學習各種現代化的管理辦法與檔案管理技能，用以不斷提升知識的檔案信息管理與開發能力，要善于學習與分析，迎合社會發展形勢，認真分析新事物的發展；其次，還需積極組織檔案管理員集中學習各種現代化、信息化技術與手段，因為伴隨信息化時代的來臨，辦公自動化與檔案信息的電子化，儼然已經成為了新時期檔案信息管理的一個重要發展趨勢，而在這樣一種形勢下，檔案管理員只有不斷提升自身專業知識與計算機應用管理水平，才能迎合時代的發展需求，成為社會所需的復合型人才，用以推動檔案事業的可持續發展[3]；最后，還需培養檔案管理員的責任心、愛崗敬業的精神與一切為客戶服務的工作態度，使之能夠為客戶提供更優質的檔案服務，并要求其掌握相關的法律法規，以做好檔案信息資源的保密維護工作，從而為檔案服務功能的全面發揮提供奠定堅實的基礎。

4 突出檔案資源的維護管理工作

對于檔案資源，不可避免的會出現借閱情況，而在資源借閱中就會出現資源丟失的輕，從而對單位、企業與國家造成相應影響。為此，檔案管理員需意識到自身工作的重要性，嚴格參照相關流程操作，如資源外借時，需獲得領導的簽字，歸還時需做好相應的檢查工作，確保資源的完整性，而后將歸還資料歸位，便于資源的再次借閱與科學管理。同時，在檔案資源存儲中，也需參照相關規則進行，確保存儲地的通風、干燥與整潔，定期或是不定期的打掃檔案室，及時清除室內的灰塵與蟲子，以免造成檔案資料的損壞，一旦出現資料損壞情況，必須及時處理[4]。

總而言之，檔案資料管理，不管是對國家、企業，還是單位、個人，均有著重要意義，是檔案管理工作的主要構成部分，是進一步提升企業與單位管理質量與效率的重要依據，真實反映了歷史、企業與個人的面貌。為此，在日常檔案資料管理工作中，必須逐步強化各級人員，特別是檔案管理員對檔案管理工作的重視，就檔案資料管理知識與相關技術對其展開相應的教育與培訓工作，使之逐步樹立檔案管理意識、檔案資料收集意識與檔案資源服務意識，從而為檔案資料的管理奠定人員基礎；重點突出檔案資料袋維護與安全保密工作，確保檔案資料的準確性與完整性，最終從整體提升檔案資料管理的水平，實現檔案資源利用價值的最大化發揮。

參考文獻

[1]牛妮.在網絡沖擊下圖書資料信息管理工作的實施[J].赤子（上中旬），2014，（15）：259.

[2]鄭偉華.淺談檔案資料管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2014，（19）：216.

[3]靖冬超.淺談檔案資料管理存在的問題及解決辦法[J].辦公室業務，2013，（14）：42-43.

[4]付航，孫遜.基于管理系統的檔案資料管理模式探討[J].科技檔案，2014，（01）：6-11.