事業單位檔案管理工作的新思考

摘 要：檔案管理作為事業單位活動的整理和記錄，對于事業單位工作的順利發展發揮著基礎性作用。在信息時代的發展潮流下，如何做好事業單位檔案管理工作，面臨著新的挑戰。本文基于事業單位檔案管理現狀，對檔案管理意義進行分析，提出合理化的措施和建議，以提高事業單位檔案管理的水平。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；對策

1 事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理工作重視程度不高。在實際工作中依舊存在著錯誤的檔案管理意識，認為事業單位檔案管理無關輕重，不受重視，導致事業單位檔案管理沒有被放到應有的位置，事業單位檔案管理力量薄弱且投入小，始終處于被動地位，影響到事業單位檔案管理的質量。

（二）檔案管理規范化程度不足。在事業單位檔案管理中，檔案管理制度化仍有待于提高，操作存在隨意性，尚未形成完整流程和規范要求，檔案管理缺乏統一化、標準化的規范。尤其是年代較為久遠的檔案，長時間無人問津，更沒有及時補充資料去更新。

（三）檔案管理專業化程度不夠。一是管理手段不專業，普遍存在著檔案材料收集匯總不全面、填寫方式不規范、格式要求不統一等問題，此外管理過程中也存在著檔案材料遺漏、丟失、保存不當等問題。二是管理人員專業化程度不夠。事業單位檔案管理人員大部分是非檔案專業人員，檔案管理人員數量少且存在兼職現象，崗位不穩定同時面臨檔案整理量大，直接造成事業單位檔案管理過程中出現收集不及時、分類有偏差、重復整理等問題。

（四）檔案管理信息化利用程度不充分。雖然檔案信息化管理手段目前已經比較豐富，但是仍然存在著管理軟件利用率低，操作不熟練等問題，傳統、手工式管理方式仍是主流，不僅影響了檔案管理的效率，也影響了檔案的利用效率。

2 事業單位檔案管理的意義

（一）對歷史資料的保存。事業單位檔案管理能夠還原事業單位的真實面貌，它既是事業單位查詢資料的依據也是職工與單位合法權益的憑證。因此，在事業單位的管理工作中，事業單位檔案管理是不可缺少的重要環節。它能夠記錄事業單位的發展和變化情況，發現事業單位在發展過程中存在的問題，提高事業單位管理的質量，對事業單位的發展起著重要的促進作用。

（二）推動當前工作的開展。事業單位檔案是否真實科學，關系著領導能否準確分析事業單位的業務情況、業績和事業單位在發展過程中存在的問題。真實有效的事業單位檔案管理完整地記錄著事業單位的發展歷史，它是事業單位留給社會各界的一本“史書”，為人們尋找適合自己事業發展的單位提供了重要信息。

（三）體現單位的整體管理水平。檔案管理工作水平從一定程度上體現了整個單位的管理水平，也在很大程度上能夠推動整體管理水平的提升，提高整個單位的科學化、規范化健康運轉，更好的履行自己的公共服務職能。

3 新時期事業單位檔案管理的新舉措

（一）提高檔案管理工作重視程度。首先要將檔案管理工作作為單位日常管理工作中的重要組成部分，努力樹立檔案管理工作的新面貌。為此，行政事業單位領導首先要支持和肯定檔案管理工作，加強檔案室的硬件管理，逐步提高管理人員工資待遇，對檔案管理工作給予考核評定，讓檔案管理人員感受到自身工作的重要性且能切實得到回報，只有這樣才能增強檔案管理人員的責任意識，促使其積極主動地開展檔案收集、整理、歸檔以及利用等一系列的工作。其次，在單位工作研討會上要將檔案管理工作存在的問題、完善檔案管理工作的方法加以討論，并且要形成有效的解決方案，將單位的檔案管理工作真正提到日程上來。此外，事業單位要加強對檔案管理工作做好督促與檢查，做到及時發現問題并能迅速解決問題。

（二）健全檔案管理工作制度。建立健全檔案管理制度是保證檔案管理工作高效協調運作的前提，同時也是提升檔案管理工作執行力的重要舉措，必須結合自身需要建立一套科學合理的檔案管理制度。首先，可以轉變行政事業單位檔案管理的思路和方向，精簡內部管理機構，促使當前分散的檔案管理走向集中化，以此來提升管理的成效。其次，行政事業單位也可以采用“聯合檔案室”的管理模式，即：單位領導和檔案管理人員合作開展檔案管理工作，這是當前較為有效的一種管理模式，領導的參與不僅能提升檔案管理人員的工作積極性，而且能夠對檔案管理工作進行促進和監督，從而促使檔案管理制度不斷走向完善。除此之外，行政事業單位還可以立足本單位的特點和實際需要，通過內部協商的形式制定單位內部檔案管理工作條例。一方面討論出來的條例更具說服力和執行力，另一方面條例的出臺在一定程度上也能對檔案管理人員起到引導和約束作用。

（三）提高檔案管理專業水平。首先要完善檔案管理基礎設施，改善檔案管理工作條件。對于規模較小或者資金匱乏的行政事業單位，可以向政府申請專項扶持資金，請求政府協助單位逐漸完善檔案管理基礎設施、改善檔案管理工作條件，從而確保本單位檔案管理工作高效運行和科學發展。對于具有規模且資金充裕的行政事業單位，則要及時轉變觀念、提高認識，肯定檔案管理工作的重要性，提升檔案管理工作人員的地位，積極注入專項資金升級檔案管理硬件設施，改善檔案管理工作環境，從而為完善檔案管理工作奠定基礎。其次，要做好檔案管理人員的教育和培訓工作，可以聘請檔案管理先進工作者到單位開展講座，也可以借助檔案管理研討會的形式讓富有檔案管理經驗的工作人員介紹經驗和方法，從而讓單位檔案管理人員從中學得有效的管理理念和管理方法，提升自身綜合水平，最終將檔案管理工作做實做好。

（四）加快檔案信息化建設。要下大氣力推動現代信息化管理，依托現代信息技術提高管理效率，不斷提高人員管理系統應用和操作水平，逐步實現無紙化、信息化辦公。要加快現代化管理進程，借助多功能的檔案管理設備，將檔案資料的保存形式轉化為檔案史、大事記匯編等多種形式。與此同時還可以利用現代檔案管理技術和方法，充分發掘有價值的檔案信息，為領導制定重大決策提供有價值的參考資料。同時，通過網絡技術實現檔案的資源共享，提升檔案利用的便利度和完整度。

總之，事業單位的檔案管理工作是日常工作中的重點，對于事業單位檔案管理的現狀，需要各級領導共同重視起來，同時更需要管理人員和工作人員的積極配合。只有在工作上不斷創新，不斷改進，這樣才能更好的促進檔案管理現代化的發展進程。

參考文獻

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作者簡介

于亞弘（1984—），女，山東煙臺人。