大數據時代醫院檔案管理的思考與建議

賈文倩

近年來，許多單位部門的檔案管理都采用了計算機信息化管理，并且逐漸趨于無紙化、辦公自動化的管理模式，計算機信息化在檔案管理中的應用在很大程度上提高了檔案管理工作的效率，減少了管理中的失誤概率等，具有重大意義[1]。在醫療檔案管理中，計算機信息化的應用也起到了很大的作用，信息資源的數字化以及計算機網絡技術的發展，加快了醫療檔案信息化建設的步伐，愈來愈多的醫院認識到將信息化技術融入醫院各項發展中的重要性。醫院檔案的信息化管理，早已經成為一個被醫院管理層共同認可并重視的課題。從某種意義上來說，一家醫院檔案管理信息化程度的高低，已經成為評價其綜合能力的一種標識。而隨著新信息化技術的全面推進和深入，我們正快速的進入一個全新的大數據時代。

那么究竟什么是“大數據”？所謂大數據，首先它具備4V特點：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值），是基于云計算的數據處理與應用模式，對數量巨大、結構復雜、類型眾多的數據，通過數據整合共享、交叉復用的方式，形成的智力資源和知識服務能力，對涉及的海量、巨量資料在合理時間內擷取、管理、處理、并整理成為嚴謹有效的信息，為用戶提供經營決策依據或更為積極效能的數據應用方式[2]。面對這個全新的數據信息時代，如何順應時代步伐，更合理、有效的提高檔案信息管理的規范率；增加檔案信息的利用率；擴展對檔案信息的深度挖掘率；從而通過對大量檔案的信息化管理，為患者提供更優質的服務，為醫生提供更準確的數據，為醫院決策層提供更全面的決策依據。這是如今醫院檔案信息化管理面臨的新課題和挑戰。

我國的檔案信息化建設已經持續進行了二十年，無論是傳統載體的檔案數字化，還是電子政務系統的建設，都產生了大量的數字信息，而面對不斷進步的社會和不斷積累的數據信息，傳統的檔案IT服務模式已經完全無法滿足我們的需要。面對這種現實情況，對于檔案管理工作進行一場技術革新也是在所難免的。而大數據時代的來臨相比其他信息技術則更加契合檔案管理工作的需要。尤其是在知識經濟時代，將檔案資源轉化為知識資源，將成為今后檔案管理工作一個必然的發展方向，大數據將起到舉足輕重的作用。

1 為什么要轉變傳統思維，從大數據角度去提升醫院檔案信息化工作的內涵

傳統的醫院檔案信息化管理，從概念上說，是處于封閉模式的工作狀態。通過掃描儀、計算機和網絡把數據資料信息化，并以統一規范的數據格式對檔案實現分類、編目、排序和存檔。這種模式下的檔案管理其實質是被動的，不僅缺乏應變力和競爭力，更不能對檔案數據信息進行深層次的挖掘、歸納和分析。我國社會生產已從粗放型向集約型轉變，其管理方式也從經驗型向科學管理方式轉變，對于醫院檔案管理也不例外。在科學管理方式下，需要建立一套完整的數據庫管理程序及工作流程。這樣一來，傳統的紙質管理方式并不能夠適應這一轉變，尤其是面對紙張堆疊、信息流通不暢及查詢瑣碎等，使得科研檔案信息處理的時間更長，耗費精力更大，浪費資源更多[3]。因此，對醫院檔案實現信息化迫在眉睫。

技術的進步可以推動時代，時代的進步又進一步為技術的進步打下了基礎。正是這樣的一步一步摸索創新，才有了如今社會的發展和變化。因此，就要求我們必須主動去接受和掌握新技術，去適應時代和技術的發展，否則必然被時代所淘汰。隨著網絡技術的全面深入，在如今這個公開、透明、全方位的網絡信息時代，如何通過遠程手段把這一份份數量龐大的檔案信息，歸納整理成一個巨大的資源寶庫，使這些海量數據更好的發揮出其功能，為醫生提供更準確的數據；為醫院決策層提供更好的決策依據；為病人提供更全面更貼心的優質服務，這才是大數據時代，醫院檔案信息化管理的全新內涵，從單純的被動思維，轉變為主動思維，使檔案信息化管理部門從一個單純的數據保管者，轉變為一個集數據整合化、格式規范化、分析高效化、查詢便捷化為一體的數據信息提供者，并成為一個能對手中數據進行深度管理、深度挖掘，深度分析，以數據為依據，為決策層提供決策參考的綜合型管理部門。而大數據的意義就在于通過對巨量數據的整合、規劃，以達到在合理時間內，擷取、管理、分析、處理、并整理成為能幫助經營決策或達到更積極目的資料依據。

所以，無論是為了適應時代，還是為了提升醫院的綜合競爭力，更是為了在以人為本的社會思想下更好的為患者提供醫療服務，醫院的檔案信息化管理部門都必須轉變思維，進一步提升部門的職能重要性，統籌整合醫療信息資源，更加合理的歸納分析醫療信息數據，從而將有限的醫療資源更高效的分配，提升醫療水平與質量，從大數據的角度去提升醫院檔案信息化管理工作的內涵。而從中得益的，同樣是醫療機構內部的各個部門。

2 如何去實現醫院檔案信息化管理的大數據化

對于一個大的綜合性醫院來說，其每天所收集到的數據資料量是相當多的，這種積累每天都在增加，所以對于醫院的檔案管理部門來說，實現檔案管理的大數據化是完全有其現實基礎的。從另一個層面來說，海量數據的積累，也是醫院檔案信息化管理部門向醫院決策者提出大數據化的先天優勢和支撐點。

1、明確醫院檔案信息管理大數據化建設的重要性。

大數據建設是一個系統化的工程，其前期投入和后續維護均需要建設資源予以支撐，所以就需要醫院決策層的支持與管理。只有這樣，才能整合醫院各部門資源及數據，把醫院檔案信息管理的大數據化建設落在實處，使之建立一套完善的數據采集、分析、應用的大數據化模式。

2、需要醫院各部門群策群力，共同參與，共同承擔。

目前在國內的醫院中，計算機應用已經成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統（MIS）和財務系統到完善的醫院信息系統（HIS）、影像存檔和通訊系統（PACS）、放射科信息系統（RIS）、實驗室信息系統（LIS）以及局域網管理、辦公自動化等，都已開始在醫院實施和運行。但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施[4]。大數據化的成功實現，不是一個部門或者一個科室可以單獨承擔的工作，其核心的數據采集與輸入是離不開醫院各個部門配合的。只有把這些原本分散的資料數據完全整合，才能說是真正意義上的實現大數據化。這需要醫院各個部門中每個人的參與及配合，這是大數據化成功的基礎。只有在完成這種系統化的基礎采集之后，大家才能通過整合的大數據化系統，享受到大數據化后的便利與先進。

3、建立規范化的培訓和維護機制。

大數據化后的平臺，需要有規范化的培訓和維護，只能這樣才能真正發揮大數據平臺的功能，才能保證大數據平臺的正常運行。因此需要醫院建立規范化的培訓和維護機制，讓大家懂的如何輸入數據，如何使用數據，如何維護數據。這樣才能真正發揮大數據化后的平臺功能，將大數據化的便捷與實用帶給每個使用者。同時，這也是使大數據化后平臺應用穩定、安全的基礎。

3 加強醫院檔案管理的對策和措施

1、科學合理分類。

根據醫院檔案的性質、內容、特點和相互之間的聯系，進行分類，可根據實際情況，在大類的基礎上進行小分類。利用大數據平臺、大數據化系統對檔案的查找、存取和利用，以及每一保管單元編制總目錄，登記號、檔案號、移交單位及時間、案卷標題、負責人、備注等逐一錄入和整理[5]。

2、增強檔案意識。

醫院要加大《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律法規的宣傳力度，將檔案工作納入管理體制，與行政管理、業務管理、科研管理、財務管理掛鉤，強化檔案意識，把收集、整理、保護、保管檔案列人管理崗位的職責范圍。

3、提高人員素質。

醫院科研檔案資源是信息管理的一部分，作為醫院的檔案人員不僅要具備科研檔案管理專業知識，而且還應具有一定的醫療和科研專業知識，檔案人員在新時期、新形勢下，要與時俱進，不斷更新知識、努力鉆研業務，同時還要掌握醫院人文知識、信息網絡、外語等多方面的知識。只有全面掌握科學管理檔案的綜合技能，才能適應現代化檔案管理工作的需要，從而推動檔案管理水平的提高[5]。

4 結語

對于醫療機構來講，資源永遠都是有限的，如何用有限的資源實現最大的醫療效率，是每個醫院管理者及醫生永遠的課題。大數據平臺的應用，就是解決這個課題的一種實踐。通過高速發展的信息化技術，做好醫院檔案信息化管理，利用利用計算機的優越性能和數據整合后的高效運算來處理各類繁多的醫療檔案及大量累積的病人數據，再通過大數據整合計算的方式，實現數據的智能化、精確化，用最少的資源解決最大的問題，不僅能大大提升醫生的工作效率，同事也為醫院節約了大量成本，使得醫院能夠跟上時代的步伐，健康長遠的發展，更好的為患者服務，為社會服務。

另一方面，醫療檔案管理的最終目的是開發利用，再有價值的檔案，如果不用也就變得沒有任何價值。只有不斷對這些寶貴的醫療檔案信息進行研究與開發，才能讓檔案管理成為醫療部門的強力信息后盾，為醫院醫療水平的向前發展提供動力。

科研檔案管理是一項技術性極強的管理工作，尤其在信息網絡背景下，檔案管理人員不僅具備檔案管理的基本素養， 同時還應掌握最新的科研動態，靈活運用最新的網絡技術應用到檔案管理工作中，提高檔案管理效率，最大限度發揮檔案的價值，這才是新時代下檔案管理人員所應具備的素質。

而大數據平臺的建設無疑給了檔案管理人員一個盡情發揮特長的優秀平臺，歸納，整理手段的便利，會讓檔案管理人員更高效理清檔案的脈絡和之間的關系，為分析、挖掘提供更好的信息基礎。從而真正體現出檔案管理的意義所在。

參考文獻

[1]宋鐵石.計算機信息化在醫療檔案中的應用[J].網絡安全技術與應用.2014，4：64-66.

[2]于艷華，宋美娜.大數據[J].中興通訊技術.2013，1：57-62.

[3]高琳琳.基于網絡背景下談科研檔案的管理[J].管理觀察.2014，2：152.

[4]王藝凱.淺談加強醫療檔案信息管理保證信息合理化應用[J].管理學家.2014，4：406.

[5]游昌財.做好醫院科研檔案工作的幾點思考[J].海峽科學.2014，86：50-51.

[6]李麗，陳明.加強醫學科研檔案管理的幾點建議[J].中國醫藥指南，2010，10（30）：170.