新時期黨校檔案信息化管理策略探討

摘 要：檔案管理是黨校建設與發展的重要內容之一，決定著黨校的管理水平。黨校的檔案記載著黨校的發展史、教學成果和教育工作者對黨校的付出，是黨校具備的寶貴財富，具有神圣不可逾越的地位。在新時代背景下，黨校檔案的管理應積極響應時代的要求，轉變傳統的檔案管理理念和管理模式，實現檔案管理的現代化建設，提升檔案管理質量。本文就新時期黨校檔案信息化管理策略進行了分析與探究。

關鍵詞：黨校；檔案管理；信息化管理

信息技術已經成為現代社會的代名詞，是現代化社會發展的重要支撐，經濟、文化、政治、娛樂等都要以信息技術為載體，進行信息的交流與傳播，將龐大的世界聯系在一起。新時期，應利用好信息技術這把利劍，將其應用到黨校的檔案管理中，實現檔案管理的信息化，可大大提高檔案管理的質量和效率。通過對檔案管理工作現狀的分析，加強黨校的信息化管理迫在眉睫。

1 黨校檔案管理工作的現狀分析

1.1 檔案管理人員專業水平偏低

對于檔案管理工作而言，管理人員在其中扮演著至關重要的角色，是檔案管理工作開展的重要基礎[1]。但是，就當前黨校檔案管理的現狀而言，檔案管理人員普遍存在著素質偏低的現象，在專業性方面有所欠缺。黨校的檔案管理人員一般以教職工人員為主，屬于非專業類的檔案管理人員，影響著檔案管理的質量和效率。由于檔案管理涉及到歸檔、整理、登記、檔案清點、查詢等工作，若不了解檔案管理的有效方法，會導致檔案管理質量下降，提高檔案管理人員的專業性具有必要性。

1.2 檔案管理模式相對傳統

黨校檔案管理工作依舊保持著傳統的人工管理模式，所有的檔案編號、規整、清點工作等都需要人工來完成，需要耗費大量的時間和人力，且工作的效率不高，檔案管理質量不夠理想。由于人工的能力有限，檔案的管理工作相對復雜、繁瑣，面對繁多的檔案資料，檔案管理工作中的失誤率較高。新時代背景下，傳統人工檔案管理模式已經不適應現代社會的發展要求，管理模式相對落后，實現檔案管理的信息化迫在眉睫。

1.3 檔案查詢效率相對較低

檔案查詢是檔案管理中的重要任務之一，利用人為手工式的檔案查詢相對繁瑣，對檔案內容的檢索效率不高，從諸多的黨校檔案中查找出目標性檔案具有一定的難度，在信息檢索方面存在滯后性。同時，在檔案查找的過程中，極易出現檔案查找資料不全、信息精確度不高的現象。由于紙質檔案經過時間的推移，會出現不同程度遺失的現象，致使檔案資料不全，影響黨校教學工作的開展[2]。

2 新時期黨校檔案信息化管理策略

2.1 轉變傳統管理方法，了解信息化管理的重要性

檔案管理是黨校管理工作中的關鍵內容，影響著黨校的管理水平。加強對黨校檔案的管理是尊重黨校發展歷史的重要舉措，注重對黨校發展歷史資料的保護，是尊重黨校的關鍵行為[3]。為了提高黨校檔案管理水平，應順應時代的發展要求，實現檔案管理的現代化和信息化，轉變傳統的檔案管理理念，明確了解檔案信息化管理的重要性和必要性，以提高檔案管理水平。黨校應意識到傳統的檔案管理模式已經不適應現代社會的發展要求，全面推行檔案的信息化管理，意識到信息技術的優勢，實現檔案的信息化管理更方便、更快捷，檔案管理工作更為高效。黨校的領導應認識到檔案信息化管理的重要性，積極開展黨校管理工作，為構建新型的檔案管理模式而不斷努力。

2.2 豐富信息設備資源，為信息化管理提供基礎

實現黨校檔案管理的信息化，是以信息技術為基礎而開展的，注重對檔案信息化基礎設施的完善具有必要性。黨校的檔案是以紙質的形式存在的，應將現存的紙質檔案中的信息錄入到計算機或電子設備中，對現存的信息進行數字化的處理，通過錄入、掃描和攝影等方式對檔案信息進行采集，并將其全部錄入到計算機系統中，并利用計算機系統進行檔案信息的分類處理，構建完善的檔案網絡系統，實現對檔案信息的全面管理。由于傳統紙質檔案只是通過人工管理的形式進行管理，不需要其他設備予以輔助，存在著計算機設備短缺的現象，應購入檔案管理設備，照相機、掃描儀、計算機等都是檔案信息化管理中必不可少的基礎設施，豐富信息設備資源，可為信息化管理提供基礎。

2.3 完善檔案信息化管理體系，提高檔案管理質量

在黨校檔案信息化管理過程中，應構建完善的檔案信息化管理體系，嚴格控制檔案管理的規范性，嚴格約束管理人員的行為，為提高檔案管理質量提供保障。黨校檔案是黨校歷年來發展的重要見證，承載著大量的歷史信息和科研成果，可為黨校的建設與發展提供依據和借鑒，對黨校來說是一筆寶貴的財富[4]。檔案領導隊伍應由各部門領導層組成，不同部門應設定不同的檔案管理人員，檔案館的管理人員應嚴格控制每份檔案的入館時間、領導借閱詳情、檔案的屬性等，對該檔案的具體情況進行嚴格控制。在黨校檔案管理工作中，應建立完善的檔案管理機制，嚴格規范檔案管理人員的行為和工作態度，對檔案管理工作中出現重大失誤者，應加大懲處力度，以給予管理人員以警示。檔案管理機制應強化責任意識，實現權責的明細化，一旦出現檔案遺失、檔案登記錯誤、整理有誤現象的出現，應追究檔案管理人員的責任，將責任落實到個人，以提高檔案管理質量。建立健全檔案信息化管理制度，會使整個檔案管理工作有章可循，加強檔案管理的規范性，進而提高檔案管理質量。

2.4 以網絡平臺為載體，實現檔案信息的共享

實現檔案管理的信息化，可以利用信息網絡平臺實現檔案信息的共享，建立黨校檔案管理的專屬網站，使得黨校的各個部門可以將各自的科研成果、新鮮的教學觀點上傳至網絡平臺。黨校全體教師都可以實現對所有信息的共享，建立檔案管理的局域網，能夠及時分享網站信息，以豐富檔案網站資源[5]。構建黨校檔案管理網站，只有黨校領導、教職工、檔案管理人員可以進行網站，檔案管理人員應做好網站的日常維護和管理，對新的檔案資料進行及時的分類和整理，并制定不同的關鍵詞，做好目錄、入檔時間等信息的登記工作。另外，應對網站設置數字加密技術，對該網站信息進行實施的保護，采用身份驗證技術來進行網站的登錄，只要鍵入想要查找的關鍵詞，可立即查找到相關的檔案信息，檔案管理效率得到提高。為了更好的開展黨校檔案的信息化管理，應加強管理隊伍建設，提高管理人員素質，注重對管人員計算機操作能力、網絡管理與維護能力、檔案管理能力等的培養。與此同時，應構建完善的激勵機制，對表現好的管理人員進行激勵，應管理人員的要求選擇相應的激勵模式，以激發管理人員的工作積極性，提高對檔案管理人員專業性的要求，為檔案的信息化管理提供基礎。

2.5 加強學習（西方先進技術）可以省略，借鑒發達國家成功經驗

信息技術起源于發達國家，在信息化管理方面具有豐富的經驗，并普遍應用到各行各業之中，實現了管理的數字化水平。為了更大程度上的提高我國檔案管理的質量和效率，應借鑒西方發達國家的成功經驗，并到國外（可以不要）進行信息化管理技術的進修，并引進國外先進的信息化管理設備，（）將其應用到黨校檔案的信息化管理之中，定會取得理想的效果。注重檔案管理的聯機服務終端，能讓檔案管理人員更高效的開展檔案管理工作，在檔案查詢上更具效率性。引進先進的信息化管理設備，應提升管理人員的操作水平，將先進的管理模式應用到檔案管理中，將網絡信號覆蓋在黨校內部，（已經全覆蓋了）并在網絡安全技術方面設置更加完善，有利于提高黨校檔案的信息化管理水平。

3 結束語

檔案管理是黨校管理工作中的重要一環，是對黨校重要信息的管理，具有高度的管理價值。新時期背景下，對傳統的檔案管理工作進行創新，實現檔案管理現代化與信息化，轉變傳統觀念，了解檔案管理信息化管理的重要性；完善黨校信息化資源，購入足夠的信息設備；完善檔案信息化管理體系，提高檔案管理質量；利用網絡平臺，實現檔案信息的共享；加強檔案管理隊伍建設，提高管理人員的計算機操作能力，實現黨校檔案管理的高效性和高質性。

參考文獻

[1]陳文玲.改進黨校檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案，2014，07：63.

[2]姚莉.淺談新時期黨校檔案管理工作的創新[J].商品與質量，2012，S7：278.

[3]李鳴宇.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究[J].才智，2015，05：365.

[4]陳文玲.改進黨校檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案，2014，07：63.

[5]姚莉.淺談新時期黨校檔案管理工作的創新[J].商品與質量，2012，S7：278.

作者簡介

于寧寧（1976-），女，江蘇鹽城人，中共鹽城市委黨校，檔案管理方向，本科。