試述信息網絡環境下的檔案管理

楊崢嶸

摘 要：檔案管理人員要從自身做起，并要不斷地對檔案管理工作進行完善，只有這樣才能使檔案工作服務于社會。基于此，本文結合自身經驗，對信息網絡環境下的檔案管理工作展開了論述。

關鍵詞：信息網絡環境；檔案管理

在信息網絡新環境下，決策人需要進行相應的投資，推進檔案的信息化管理，只有這樣才能提高檔案管理水平，使之為組織的發展服務。

1 信息網絡環境下檔案管理的存在問題

1.1 信息網絡組織不完善

信息網絡環境下，數字化的檔案在網絡上可以相互聯系，交流，應用。這些電子檔案主要包括：文字、表格、圖片、數據庫等多種類型。將傳統檔案轉化為電子檔案是一件十分重要的步驟。這不僅僅是將原有的檔案信息錄入計算機中，同時還要依據檔案內容，組合關鍵字，方便使用者對檔案信息進行檢索、調出、更改、分析等?，F如今，我國的先關技術依舊不夠成熟，存在很多現實漏洞，相關操作人員也應對檔案信息進行認真準確的管理，不斷更新完善現有檔案錄入技術，完善檔案錄入系統。

1.2 信息的安全與保密技術不夠完善

電子檔案上網后需要采取一定的安全措施保護檔案信息，從進口、傳輸途徑、使用方法三個方面對信息進行進一步的安全處理。為了防止外來系統對檔案系統攻擊，可以采用，防火墻，安全代理等技術實現。在防止內部人員對檔案信息泄露方面，需要加強在管理以及技術上做到技術上安全存放。

1.3 新的信息檢索工具研發

伴隨著檔案館藏文獻的數字化過程嗎，產生一個檔案館藏虛擬卡片目錄。使用者可以使用目錄上的超文本鏈接，在網絡平臺上進行瀏覽。同時，檔案的日期、檔案姓名等其他關鍵詞同樣可以查到相關檔案。在這其中，依舊存在許多問題尚未完善，需要不斷創新。比如：制定適合的聯機檢索的研究工具和檢索工具。

1.4 檔案管理意識淡薄

我國的各種組織以及相關的檔案管理人員習慣了傳統的檔案管理模式，認為檔案管理就是保存一些組織發展的相關數據，因此，他們的檔案管理意識比較淡薄。首先，個別單位的領導部門檔案管理意識比較淡薄。領導部門涉及到檔案管理人員的選調、檔案管理設施、設備的投資等方面。他們的檔案管理意識淡薄往往導致檔案管理人員人事安排的不合理，如他們認為檔案管理工作不是很復雜、技術含量不是很高，不需要專業人才管理，所以較少進行檔案管理人才的招聘。如果檔案管理部門缺人，他們一般在本單位其他崗位進行調整。另外，單位領導涉及到檔案管理設備的投資決策。由于他們的管理意識淡薄，會影響到檔案管理設備的購置，使得檔案管理與整體的組織發展相脫節。然后是檔案管理人員意識淡薄。他們認為檔案管理就是保存數據文件，沒有挑戰性，個人職業發展空間小，所以在工作時也不能盡心盡力，這直接導致組織檔案管理水平低下。

1.5 缺乏專業、穩定的檔案管理人才隊伍

新時期，新的網絡信息檔案管理環境對檔案管理人員提出了新的素質要求。然而，由于電子檔案的發展歷史比較短，當前，很多單位還沒有建立專業、穩定的檔案管理人才隊伍。首先，缺乏專業型檔案管理人才。當前我國的檔案管理人才在年齡上出現脫節。對于年齡比較大的管理人員，他們習慣了傳統的檔案管理，雖然有很多的經驗，但是不滿足當前網絡信息環境下檔案管理的需求。對于較為年輕的檔案管理人員而言，他們雖然了解先進的信息管理技術，但是缺乏檔案管理的經驗。然后，新的檔案管理環境對于檔案管理人員的素質要求更為嚴格。檔案管理人員需要有一定的信息技術知識，如網絡技術。需要熟悉基礎的編程，如能夠使用基礎的數據庫管理軟件SQLserver等等。而目前，我國的檔案管理人才培養體制還存在一些缺陷，導致社會及其缺乏合格的檔案管理人員。

1.6 信息安全保障措施不到位

檔案信息化之后，相應的數據需要輸入到信息共享平臺，實現信息共享。雖然當前信息技術在檔案管理領域已經得到廣泛應用、建立了相應的信息管理系統，然而，安全保障信息措施，相應的保護軟件等開發不到位。電腦黑客、計算機病毒對檔案信息的安全造成極大的威脅。安全保障不完善直接阻礙了檔案信息化管理水平的提高，使得相關的硬件設施的優勢不能得到充分發揮，造成嚴重的資源浪費。

2 信息網絡環境下檔案管理的方法措施

2.1 檔案信息資源分布采集規范化管理

由于檔案信息的復雜性和多變性，檔案在組織建設中存在資源管理的浪費現象。從國家的角度講，我國應首先加強宏觀調控，對我國民政婚姻相關部門的檔案管理進行統一規范，便于國家及時收集數據，協調規劃國家發展。同時，國家應制定相關法律政策，設立管理和規劃信息資源開發利用，并制定關于傳播、儲存的一致性協議和統一代碼標準、術語標準、安全標準，實現各個地區之間檔案資源的共享。

2.2 利用網絡信息安全技術確保檔案信息安全

我國信息網絡檔案信息依舊存在很多不安全因素。但是這些局部的不安全因素是可以通過一些技術方法進行處理。有關部門可以利用網絡信息安全技術，進一步確保檔案信息的安全。例如：病毒防范技術，數據加密技術、信息確認技術等方法提高信息技術的安全保障。同時，相關部門還應運用安全監測技術和監控監測技術對檔案系統進行入侵檢測，進一步確保檔案信息安全。同時，相關部門可以運用防火墻技術、交換機、網絡加密技術以及 P3P、Cookies 等潮流軟件，加強對網絡安全的保護力度，保護檔案的隱私權。由于大部分檔案信息中所包含個人信息是隱私的泄露可能對個人甚至社會造成不利影響。因此采取相應的網絡安全信息保障措施，是信息網絡環境下檔案信息安全保障的必要措施。

2.3 檔案信息系統化分層管理

現如今，婚姻登記處保存有數量相當龐大的檔案信息資源，這些檔案信息關系到相關檔案人員的隱私和切身利益，有關部門會對檔案進行批量調取和查看。檔案庫中的檔案信息依舊存在管理不善造成的檔案信息錯誤變更的因素。有關檔案負責人可以根據檔案的日期進行分批處理，將檔案管理變得有條理，方便檔案信息的調取、更改等。

2.4 提高檔案管理意識

為了提高檔案管理水平，最重要的是需要提高檔案管理意識。首先，單位的決策部門需要提高檔案管理意識，認識到檔案管理的戰略意義。合理地進行檔案管理的技術的投資，推動檔案信息化管理。另外，在日常的檔案管理中，特別是涉密信息的檔案管理中，單位的最高決策者需要直接參與。然后，檔案管理人員需要提高檔案管理意識，以主人翁的態度進行檔案管理，積極主動地完成任務，逐漸加強學習，提高自身的專業素質。

2.5 提高檔案管理人員素質

在新的信息網絡環境下，提高檔案管理人員的素質成為重中之重。各單位都應該重視檔案管理人員素質的提高。首先，相關單位應該定期組織專兼職檔案管理員業務培訓及外出學習，使檔案管理人員能夠不斷的學習新的知識和技術手段，提高自身的專業素養。另外，在檔案管理人員的選聘方面，單位要嚴格把關，選擇具有較高專業素質的人才參與檔案管理，這樣能夠有效地提高檔案管理水平。

2.6 加強檔案管理技術建設，加強安全保障

數字化設備是實現檔案信息化管理的基礎。然而，我國極其缺乏相應的數字化設備，針對這個問題，單位特別是類似中職衛校財政全額撥款單位，應爭取政府的政策及財力等支持，推進檔案管理技術的開發。另外，單位要重視網絡技術的開發，使檔案信息共享的安全得到保證。

3 總結

信息網絡環境下的檔案管理工作，不僅對檔案管理工作者來講是一個重要的變化，信息網絡化管理方便檔案管理者對檔案進行管理，同時方便了檔案使用者的隨時調用，提高了工作效率，為我國民事部門的協調統一發展帶來了深刻的影響。因此信息網絡環境下的婚姻登記檔案管理值得有關部門重視，并協調統一發展。

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