新時(shí)期如何做好人事代理檔案管理工作

高平善

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人們的工作生活已進(jìn)入了一個(gè)全新的信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，社會(huì)正在向信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化的時(shí)代邁進(jìn)，傳統(tǒng)的手工操作的人事代理檔案管理模式面臨著信息網(wǎng)絡(luò)化的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，作為濮陽市人事代理檔案管理的一名工作者，在新時(shí)代、新朝流下，該如何抓住機(jī)遇面對挑戰(zhàn)，戰(zhàn)勝自我，去做好人事代理檔案管理的工作呢？該如何讓人事代理檔案管理進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，為用戶提供更便捷服務(wù)的需求，我認(rèn)為該從以下幾方面做起。

1 首先要轉(zhuǎn)變思想

思想引領(lǐng)行為。人事代理檔案管理要改變以往的傳統(tǒng)操作模式，首先檔案管理工作人員思想要轉(zhuǎn)變，結(jié)合多年的人事代理檔案管理工作實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，放開視野，轉(zhuǎn)變思路，用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)化提供的平臺(tái)去思考人事代理檔案管理工作的新路徑，人事代理檔案管理工作人員必須強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)的學(xué)習(xí)與積累，時(shí)刻關(guān)注周邊地市檔案管理工作出現(xiàn)的新形勢、新變化，預(yù)測人事代理檔案管理工作將來的走向與趨勢，用信息網(wǎng)絡(luò)化的思維方式開始從事檔案管理工作的學(xué)習(xí)與研究，用電腦輸入替代手工紙寫記錄，用電子文件替代一本本手工書寫記錄，從點(diǎn)滴檔案管理工作做起，將人事代理檔案管理工作由原來的手工操作隨著思維轉(zhuǎn)變向現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

2 信息化服務(wù)的理念

在人事代理檔案管理工作中，信息化服務(wù)的理念，首先是要采集、存儲(chǔ)、上傳信息，把所有存檔人員的基本信息詳細(xì)地收集到位，建立一個(gè)人事代理檔案電子文檔數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，把這個(gè)電子文檔數(shù)據(jù)庫上傳到前后臺(tái)共享信息。二是利用這個(gè)電子文檔數(shù)據(jù)庫辦公，針對每天借取查閱檔案的用戶，利用電子文檔數(shù)據(jù)庫對用戶辦理借取查詢服務(wù)需求，并把借取查閱的信息能夠在前后臺(tái)的電子文檔數(shù)據(jù)庫中共享，對前后臺(tái)查詢提供信息服務(wù)。三是根據(jù)服務(wù)需求的不同對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行篩選、提取加工成不同的信息模塊，進(jìn)行存儲(chǔ)、上傳信息提供服務(wù)。四是對到齡退休的人員能夠利用電子文檔數(shù)據(jù)庫篩選加工成信息模塊，信息上傳為申報(bào)退休提供信息服務(wù)。五是為領(lǐng)導(dǎo)決策需求提供信息模塊數(shù)據(jù)，利用電子文檔數(shù)據(jù)庫篩選加工成信息模塊數(shù)據(jù)，上傳給領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)需求。

3 利用信息網(wǎng)絡(luò)，提供多種服務(wù)方式

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人事代理檔案電子數(shù)據(jù)文檔，需要改變以往的傳統(tǒng)服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)在服務(wù)上提供多種方式。例如一個(gè)網(wǎng)絡(luò)女式內(nèi)衣專賣店，為滿足女顧客的需求，店里提供了各式各樣款式，價(jià)位也各不相同，以滿足不同層次顧客的需求，顧客可以到實(shí)體店里直接選購，也可以在家上網(wǎng)直接購買。我們的人事代理檔案數(shù)據(jù)電子文檔，就要像內(nèi)衣專賣店一樣，能夠在信息網(wǎng)絡(luò)上提供不同電子文檔供服務(wù)對象查詢，提供多種服務(wù)方式，服務(wù)對象查詢?nèi)耸麓頇n案電子文檔不再受時(shí)間的約束、距離的限制，根據(jù)自己的需要上網(wǎng)直接查詢。這就需要我們?nèi)耸麓頇n案管理人員開發(fā)制作各種不同的電子數(shù)據(jù)文件，使檔案電子信息資源得到廣泛的應(yīng)用與發(fā)揮。這就要求人事代理檔案管理工作者要主動(dòng)學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)的技能，會(huì)制作開發(fā)各種電子文檔去滿足不同服務(wù)對象的需求，提供新式網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式。

4 利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變工作方式

一是建立人事代理檔案管理網(wǎng)站。絡(luò)網(wǎng)是時(shí)代的產(chǎn)物，要跟上時(shí)代的發(fā)展，人事代理檔案管理工作必須建立自己的網(wǎng)站，開展網(wǎng)上查詢?yōu)g覽服務(wù)的功能，要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為人事代理檔案電子文檔制作專用的檔案管理查詢網(wǎng)頁。開放人事代理檔案網(wǎng)頁，提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。人事代理代理檔案管理工作者建立自己的數(shù)據(jù)庫，能夠在網(wǎng)頁進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)人事代理檔案數(shù)字化信息資源的管理，通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對網(wǎng)頁進(jìn)行制作、修改、刪除。

二是利用人事代理檔案人員的基本數(shù)據(jù)信息，建立“人事代理檔案數(shù)據(jù)庫管理中心”，人事代理檔案管理要采用信息化的技能，在人事代理前臺(tái)窗口登記收集信息的基礎(chǔ)上，建立人事代理檔案數(shù)據(jù)庫管理中心，使人事代理檔案數(shù)據(jù)、登記信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，對一些需要保存的信息登記，可采用移動(dòng)硬盤、U盤等形式進(jìn)行儲(chǔ)存，人事代理檔案管理也在頁網(wǎng)上編制一些限制性的電子信息文檔的查詢、瀏覽服務(wù)，在網(wǎng)頁上提供電子文檔信息化資源共享，提升電子文檔資源的使用范圍。

三是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。前臺(tái)接收登記檔案的窗口與后臺(tái)保險(xiǎn)扣劃部門以及人事代理檔案室，信息傳遞可以利用電子文檔在網(wǎng)上進(jìn)行，單條信息的變更也可以利用電子文檔在網(wǎng)上進(jìn)行交流與修改，信息傳遞實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，工作人員省時(shí)又省力。

四是搭建網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)。在當(dāng)今的信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，就象網(wǎng)店一樣，要開通網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)平臺(tái)，利用QQ、微信等等功能，搭建起工作人員與服務(wù)對象交流的平臺(tái)，服務(wù)對象在登記人事代理檔案管理網(wǎng)站時(shí)，遇到問題時(shí)，可以隨時(shí)與工作人員進(jìn)行交流。工作人員通過在線服務(wù)為服務(wù)對象答疑解難，工作人員與服務(wù)對象不用再見面，二者交流實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公。

五是拓寬網(wǎng)絡(luò)服務(wù)范圍，增設(shè)弱勢群體優(yōu)惠政策網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)項(xiàng)目。濮陽市進(jìn)行人事代理的服務(wù)對象大多來自于破產(chǎn)的企業(yè)、重組合并的企業(yè)，被單位解除勞動(dòng)關(guān)系的人員，退伍后沒有安置的自謀職業(yè)的軍人等等，這些人員大多是社會(huì)弱勢群體，國家針對這些人員出臺(tái)了很多相關(guān)的優(yōu)惠政策，為了這個(gè)群體的合法權(quán)益得到保障，作為政府部門的人事代理檔案管理部門，我們有責(zé)任讓他們了解這方面的政策信息，因此，我們很有必要在網(wǎng)上專門開設(shè)一個(gè)弱勢群體政策咨詢欄目，方便這些人員了解查詢國家的優(yōu)惠政策，使他們的合法的權(quán)益得到保障，國家的優(yōu)惠政策也落實(shí)到位。

六是強(qiáng)化學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。對采集到的檔案信息會(huì)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，使人事代理檔案數(shù)據(jù)資源能夠得到廣泛的利用。這就需要人事代理檔案管理工作者要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，鉆研計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠利用信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息登記、編號(hào)、分類、分節(jié)、檢索、編目、查詢、篩選，并能利用數(shù)據(jù)資源按類別索引出不同的數(shù)據(jù)庫，以滿足前后臺(tái)工作人員、領(lǐng)導(dǎo)及服務(wù)對象不同的需求，真正達(dá)到檔案數(shù)據(jù)庫共享信息資源。

七是電子文件自動(dòng)上傳，人事代理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上受理。人事代理檔案信息網(wǎng)絡(luò)化使檔案信息收集更方便。檔案管理工作者在網(wǎng)頁利用自己的電子文檔窗口建立自動(dòng)上傳功能。在網(wǎng)絡(luò)里建立檔案數(shù)據(jù)庫，把新的人事代理檔案信息存檔到數(shù)據(jù)庫里，這就需要建立一個(gè)新的信息化人事代理檔案管理系統(tǒng)，其它檔案管理部門就有很多大同小異的檔案管理信息系統(tǒng)。它們的工作原量基礎(chǔ)上沒有什么區(qū)別，服務(wù)對象利用網(wǎng)站傳遞自己的檔案信息電子文檔到人事代理檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，人事代理檔案管理工作者利用信息系統(tǒng)進(jìn)行分類歸檔，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上受理。

八是人事代理檔案信息開發(fā)創(chuàng)新利用。人事代理檔案信息的使用與開發(fā)是人事代理檔案管理工作者的一項(xiàng)重要的職能，提供最佳的檔案管理服務(wù)水平，是對人事代理工作的支持，人事代理檔案管理工作者能為人事代理服務(wù)對象本人、前臺(tái)窗口工作人員、后臺(tái)扣款人員、申報(bào)休退的工作人員等提供不同的服務(wù)信息，所以說，人事代理檔案管理工作做好信息的開發(fā)與利用對人事代理整體工作來說非常關(guān)鍵。新時(shí)期，人事代理檔案信息的開發(fā)和利用經(jīng)常使用的是電子信息文檔的方式，利用電子信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行的高層次的技術(shù)管理和開發(fā)，擴(kuò)大電子文檔的信息，能夠使每一位人事代理人員和部門的工作人員都能達(dá)到信息共享，這對人事代理檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化非常重要。

總之，隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，給我們?nèi)耸麓聿块T的檔案管理工作帶來了很多機(jī)遇與挑戰(zhàn)，作為一位人事代理檔案管理工作者，應(yīng)該腳踏實(shí)地，積極學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與服務(wù)能力，讓自己能成為一名優(yōu)秀的檔案管理工作者。