關于人事代理和人才流動中檔案管理的思考

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展與進步，人才的發(fā)展形勢也在不斷發(fā)生著變化，人才流動現(xiàn)象也更加普遍。人事檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此對于人事檔案管理也提出了新的要求。本文針對人事代理和人才流動中檔案管理出現(xiàn)的相關問題，提出一些具體的切實可行的改革建議。

關鍵詞：人事代理；人才流動；檔案管理

人事代理做為政府人事部門所屬的人才交流服務中心的主要業(yè)務，按照國家相關法規(guī)接受單位或個人委托，為公有制經濟單位、多種所有制經濟單位、各類人才提供人事檔案管理、職稱評估等全方面的服務。由于社會各行業(yè)和崗位的不同需求，導致人才流動現(xiàn)象嚴重，也產生了一系列對于人才流動的爭議。所以人事代理對于人才流動也產生了專門的委托代理，形成以人事檔案管理為依托的基礎性代理。

1 人事代理和人才流動中的檔案管理

人才流動檔案主要是指人們在人事活動中形成記錄個人資料和反映個人經歷、品行、不同階段的工作能力和水平、所受獎勵或處罰等歸檔保存的個人原始信息。其中流動人員的人事檔案只負責記錄部分人的信息，如：辭職或被單位辭退的政府機關人員，與用人單位解除勞動合同的企、事業(yè)員工，自費出國的留學人員、高校專畢業(yè)生，企業(yè)中辭職或被辭退的員工，外商投資、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、各類民營企業(yè)等，駐華外國企業(yè)機構中中方雇員等。

只有縣級及縣級以上的政府人事行政部門和黨委組織部門下的人才流動服務管理部門，才具有流動人員人事檔案管理的職能。檔案管理的主要工作是收集整理、保管轉遞人員的檔案信息；流動人員的身份確認、出國出境的政審工作、檔案工資記載；還有一些社會化服務性質的工作，如：職稱資格考試、社會保險等 [1]。國家在1995年推行了人事代理的政策后，受到了廣大用人單位和個人的一致好評，這是社會制度改革的體現(xiàn)，同時也是社會市場經濟建立后發(fā)展的必然趨勢。

2 人事代理和人才流動檔案管理中存在的諸問題

人事代理對檔案的管理是人事代理服務中的一項重要工作，從本質上講就是用人單位以集體或個人代理的方式委托人事部門的人才交流機構根據(jù)國家相關法律法規(guī)，代管人員的人事檔案業(yè)務。以合同的形式明確用人單位、代理人、人才交流中心三方的權利與義務，實現(xiàn)人事關系管理與人才使用相分離的人才服務模式[3]。但是，這三方在實際運行中存在著很多問題，從而影響了人事代理檔案工作的運行。

2.1 檔案趨于商品化和利益化

“檔案商品化”和“檔案盈利化”的程度日益加深，導致檔案管理混亂。由于我國經濟發(fā)展，法律體系不健全等條件的制約，造成流動人員的人事檔案管理要實行收費，并沒有做到完全公益化。所以導致了某些部門利用這一便利條件謀取私利，私自提高檔案管理費用。導致檔案管理一片混亂，更有中介機構的參與，通過收取中介費來私自截留、騙取、扣壓、泄露檔案信息等非法手段來謀取利益。各中介之間也存在惡性競爭的情況，影響了人才市場的正常運行，嚴重的擾亂了人事檔案管理的工作秩序，同時也阻礙了人才交流活動的進行。

每年我國人員流動量都在不斷增加，也為人員流動的檔案管理帶來了較多問題，檔案管理的商品化、利益化和不合理的操縱，導致我國人事檔案管理部門辦事效率低下、公信力下降、信譽降低等問題，嚴重阻礙了人事檔案管理部門的發(fā)展和改革。

2.2 人事檔案多頭管理的混亂局面

人事檔案的管理應由政府人事部門所屬的人才流動服務機構進行管理，但現(xiàn)實情況是不僅有人才流動機構管理，還有很多管理流動人員人事檔案的機構，如：地區(qū)性勞動部門、勞動部門所屬的待業(yè)職工檔案管理部門、教育部門人事處、各企業(yè)中的人事管理部門、外企人才服務中心等機構也都根據(jù)相關文件或自行制定文件，私自保留流動人員的人事檔案。

在人事檔案多頭管理的同時，也存在著流動人員人事檔案無人管理的局面。各機構之間相互推諉，有的管理單位甚至只是簡單地收、發(fā)流動人員的檔案，甚至留封皮都不曾打開，走過場、重形式，使得原本規(guī)范、統(tǒng)一、科學的管理變得混亂。

2.3 檔案管理人員的管理模式存在弊端

我國從事人事檔案管理工作的人員專業(yè)素質不足是導致檔案管理混亂的重要原因之一。由于受教育水平不同，知識素養(yǎng)和專業(yè)素質也不盡相同，人員無法將人事檔案進行更科學、合理化的分類保管，并且一些人員的思想狹隘，個人主義嚴重，考慮事情不周全。這些都阻礙了人事檔案管理的發(fā)展，因此，要提高雇傭人員的素質，確保檔案管理的質量。

目前我國對于人事檔案管理的相關法律法規(guī)還不太完善，甚至在管理上的諸多思想都是借鑒的一些發(fā)達國家的模式，但某些管理理念還是不太適合我國管理體制的發(fā)展，所以就造成了我國人事檔案管理制度的空缺。因此，一定要大力完善我國法律、管理制度。

2.4 檔案管理科學化程度不高，軟硬條件不足

現(xiàn)如今人事檔案的管理多利用計算機設備，計算機信息儲量達，時效性強的特點使得檔案更容易查找、分類。但我國檔案管理信息化的硬件設備與發(fā)達國家有較大差距，，一些系統(tǒng)軟件也比較落后，導致硬件與軟件的不相適應。軟件條件的落后還導致檔案管理信息交流和信息資源的共享的不及時，在檔案管理中仍然采用比較傳統(tǒng)的管理手法，使得檔案信息更新不及時。

3 人事代理和人才流動檔案管理的改革

我們所處的是一個信息化程度高、開放性強的時代，經濟實力的日益增強，人力資源的競爭力也越來越激烈，所以對人事管理部門的要求也越來越高。

3.1 利用網絡信息化處理

計算機網絡有信息儲量大，時效性強的特點。因此利用這一特點完善檔案信息管理。

首先要利用網絡計算機等設備加強對人事檔案管理信息化的處理，實現(xiàn)對于流動人員的全面了解。同時還需要對檔案信息管理人員的加強培訓，熟悉網絡技術者優(yōu)先錄用。

其次是利用計算機等網絡設備將傳統(tǒng)的人事檔案管理信息化，達到資源的共享性，更有利于查詢和使用。隨著經濟交流和人員流動越發(fā)普遍，信息化、服務化、開放化的人事管理模式必然會成為總的發(fā)展趨勢。所以我們要緊隨時代腳步，提供信息化、開放化的檔案管理優(yōu)質服務，為社會經濟進步與發(fā)展貢獻力量。

3.2 規(guī)范檔案管理制度

人事檔案管理應該隨著市場機制的改革而改革。人事檔案是社會發(fā)展不可或缺的資源，應該隨社會的需求不斷完善管理體制。只有制定切實可行的制度才能更好的管理流動人員檔案。首先要明確人事代理的職責范圍和義務，盡量避免各部門之間對流動人員檔案管理的相互推諉、多頭檔案的現(xiàn)象。人事檔案的管理應由政府人事部門所屬的人才流動服務機構進行管理，要認真監(jiān)管其他機構私自保留流動人員的人事檔案的現(xiàn)象。其次，在明確自身職責之后要嚴格遵循人事檔案工作的規(guī)章制度，管理人員不能利用這一便利條件謀取私利，私自提高檔案管理費用。最后要制定出一套有章可循的制度，建立健全對流動人員檔案的收集、審核、保存、轉遞等制度，使人事檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學化。最后，還要做好檔案管理的后期保障服務工作，可以實施一對一的服務，對流動人員的檔案做到實時跟蹤。

3.3 提升人事檔案管理隊伍素質

人事檔案管理工作是一份嚴謹性、專業(yè)性較強的工作，任職這一職業(yè)的人員一定要有較高的文化知識素養(yǎng)和專業(yè)技能，同時還要有較高的思想道德修養(yǎng)，能嚴格執(zhí)行黨和國家頒布的關于流動人員檔案管理的新政策，要熟悉人事代理制度，掌握相關專業(yè)知識。禁止相關工作人員思想狹隘，個人主義嚴重，工作不積極相互推諉的現(xiàn)象。擁有一批高素質、高技能的人事檔案管理隊伍是做好人事代理的關鍵所在，只有全體管理人員的素質提升，才能使管理工作更加高效率、服務更到位。還應加強對檔案管理人員的培訓，進行法律法規(guī)、專業(yè)技能的培訓工作做好保障工作，特別是進行網絡知識的培訓，使其能夠利用網絡管理流動人員檔案。不斷優(yōu)化檔案管理的隊伍，提高整體水平。

4 結語

實現(xiàn)流動人員人事檔案管理從控制型轉向服務型的管理，從封閉式管理轉向開放式管理，從利益化、商品化管理轉為無盈利性管理，從傳統(tǒng)式管理轉向科技型管理，做好人事代理人員、用人單位、人才流動中心三者的關系，不斷提高和完善人事檔案管理的服務，創(chuàng)新人事檔案管理的模式，更好地為流動人員提供優(yōu)質服務，發(fā)揮人事檔案管理的價值。

參考文獻

[1]宋熙東.流動人員人事檔案管理研究[D].成都：四川大學，2007：47

[2]劉有玉.流動人員人事檔案管理探究[J].中國科技博覽，2011（11）.

[3]劉琴.人事檔案管理的問題與對策[J].檔案學通訊，2007（03）.

作者簡介

盧顯陽，男，漢族，河南鄧州市人，濟南陸軍學院本科，助理館員，研究方向：檔案管理，河南機電高等專科學校。