機關檔案室電子文件管理問題初探

摘 要：隨著辦公自動化系統在機關檔案管理工作中被廣泛應用，產生了越來越多的電子文件，與此同時，政府正向職能型政府轉型為服務型政府，政務公開也進一步深入。在這樣的特殊時期，作為政府部門有機組成部分的機關檔案室及其電子文件管理就承擔著更為重要的責任，自然地，機關檔案室電子文件的管理問題也就顯得尤為突出。然而，提出機關檔案室電子文件管理中存在的諸多問題，找出問題長期存在的原因，并提出一些較實際、有針對性的措施來解決這些問題，這正是筆者寫此文的目的和宗旨。

關鍵詞：機關檔案；電子文件管理；應對措施

1 機關檔案室電子文件管理現狀

凡事的功過都有個因果，那么導致上述電子文件管理的諸多問題的原因到底在哪里？也只有先通過找出導致機關檔案室電子文件管理問題的根本原因，才能在此基礎上，不斷尋求其具有針對性的解決方法和措施。筆者從“機關檔案室”這個特定的環境、“電子文件”這個特殊的檔案形式出發，試圖找到導致管理問題存在的些許脈絡。

1.1 機關檔案室以外存在的“客觀問題”

1.電子文件自身屬性上的缺陷。這使得電子文件的接收保管工作產生了困難，同時，也使得機關檔案室的檔案工作人員在意識上對于電子文件的接收產生顧慮，甚至回避。

（1）電子文件對軟硬件系統的依賴性。一方面，不同機關檔案室的電子文件格式遵循不同的標準，甚至是一個機關不同部門的電子文件格式也不同， 各機關部門電子文件格式的不統一，使得電子文件無法讀取，一些電子文件不可讀也自然就無法保存。另一方面，因其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉計算機操作技術的立卷人來說，不再像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒，比如筆者實習的機關檔案室的兩位老師已經年過中旬，對于計算機的使用尚不熟練，對于電腦方面的操作存在困難，這樣對于電子文件的管理無疑是個巨大的障礙。

（2）電子文件易更改、易增刪性。盡管電子文件終將取代紙質檔案成為檔案管理的主要對象是時代發展的必然結果，但是，電子文件本身的易更改性，電子文件的原始性和安全性較之紙質檔案較難得到保障，這也是目前，電子文件管理實行“雙套制”、“雙軌制”的主要原因。比如在機關中，各部門平日的日常工作中越來越多的電子文件通過機關內部的局域網流轉，難以確保其真實性、原始性。

2.部分市、區檔案館對機關檔案室電子文件的移交沒有作硬性規定，機關檔案室的上級機關領導的不重視。

正如張寧博士的調查報告所顯示的，37.9%的檔案館迄今仍未開始接收工作，即使開始接收工作的大部分檔案館也沒有對電子文件的移交向各機關檔案室作硬性的規定，各檔案館仍然只要求各機關檔案室移交具有永久保存價值的紙質檔案或將具有永久保存價值的電子文件紙質化后移交歸檔，甚至只要求移交具有永久保存價值的紙質檔案，對于機關檔案室電子文件以何種形式、方式進行移交沒有進行規定。正如筆者所實習的機關檔案室，因為每年上級檔案館不要求移交電子檔案，因此也就對平日里產生的電子檔案隨便保存，甚至經常存放在移動硬盤、各類光盤之中，也就不更談不上將之系統分類、集中統一管理了。

1.2 機關檔案室本身存在的“主觀問題”

1.長期閱讀紙質檔案的傳統習慣以及機關檔案室人員對于電子文件的管理方式不熟悉。

紙質檔案的優越性被管理人員，乃至利用者普遍接受，而對于電子文件的優越性人們的認識還不夠，甚至認為電子文件很不安全、不可靠。另一方面，電子文件的大量涌現，給傳統檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，熟悉的工作方式、工作內容和工作職能將讓位于全新的管理概念和工作性質，檔案室人員熟悉了對傳統紙質檔案的管理，對電子文件的管理不熟悉，要么不敢接收電子文件，要么仍然以紙質檔案的管理方式來管理電子文件，導致大量電子文件的流失和損毀。此外，機關檔案室屬于國家事業編制，相對缺乏競爭意識，缺乏運用現代化手段管理檔案和進行辦公的緊迫感，只滿足于幾十年“一貫制”的狀態，在思想觀念上對這個新時期電子文件及其管理沒有新的認識。

2.缺少適用于各機關檔案室的電子文件歸檔規則和科學的方法、流程。

機關領導沒有根據本機關的實際情況制定適用于本機關的電子文件管理細則，這使得機關檔案室工作人員無法根據相關細則來確定機關內什么性質、什么內容的電子文件需要歸檔，何時歸檔，何處歸檔。同時，也很難在集中歸檔的狀態下保證歸檔電子文件材料的完整，所以，各機構電子文件歸檔的有效性很難認定。

2 機關檔案室電子文件管理問題的應對措施

通過上述對導致機關檔案室諸多問題存在原因的探究，結合其實際操作的可行性，筆者提出以下幾點改進措施。

2.1 制定適用本機關的電子文件管理實施細則

1.在收集方面，首先，明確收集范圍。電子文件的收集范圍，應以國家發布的紙質文件歸檔與不歸檔范圍為依據，結合各單位對電子文件信息的現實需要，確定本單位的電子文件的收集范圍。在各機關檔案室電子信息相對匱乏的現階段，我們制定的電子文件收集范圍應比紙質文件稍微大一些，以便為單位的辦公自動化系統多積累些電子信息。但這部分電子文件可以不歸檔，可以作為辦公自動化系統上公開的信息資料，滿足各方面查詢利用需要。

其次，明確收集要求。收集總的目標是既要保證電子文件的完整，又要保證其原始性。具體要求體現在三個方面：時間要求，電子文件的收集要及時，始終貫徹前端控制的思想，應在文件定稿以后馬上進行收集；完整性要求，將分散的電子文件集中，將電子文件的軟硬件環境、元數據一同收集；準確性要求，準確區分稿本，與其相應的紙質文件保持一致。

在歸檔方面，結合電子文件的特點，將反映機構主要活動、具有查考利用價值的電

子文件，納入歸檔范圍，制定適用本機關的電子文件歸檔實施細則，對電子文件的歸檔范圍、歸檔方法和要求做具體的規定。 從歸檔方法上，機關檔案室可從數據庫中調出具有永久保存價值的電子文件，實行雙套制歸檔，電子文件儲存于光盤，隨同裝盒后的相應的紙質檔案一起移交給檔案館。而保管期限為長期和短期的電子文件由檔案室在電子文件管理系統中歸檔，沒有必要對所有的檔案都實行雙套制，否則反而會造成人力、物力的浪費。從歸檔要求上，最重要的是必須明文規定統一的電子文件格式，避免因為文件不可讀取而產生機關業務部門的“信息孤島”現象。

3.在鑒定方面，鑒定時間上，第一次是應該是機關各部門自行鑒定，將認為有保存價值、利用價值的電子文件在形成之后，直接通過機關內部辦公系統，傳送到機關檔案室的收集系統中。第二次鑒定是由機關檔案室管理人員完成的，對各部門投遞的電子文件進行再鑒定，這次鑒定不僅僅是對電子文件內容價值的鑒定，同時也應是對其記錄的載體進行檢測，對所需的軟硬件環境作出說明，并根據電子文件的內容價值劃分保管期限。第三次鑒定是進館電子文件由檔案館接收時進行的，將確有永久保存價值的接收進館，并對這些永久文件進行維護，加強保管。

4.在提供利用方面，長期以來，我們機關檔案室的確主要承擔對內服務，并沒有向社會開放檔案的責任，但在政務公開和政務信息公開的大背景下，機關檔案室非涉密檔案應向社會開放。機關檔案室應根據文件的內容以及密級，將沒有密級同時與民生相關的電子文件提供網上的全文檢索，向公眾開放。這部分提供公眾利用的電子文件，要實行雙套制歸檔，紙質檔案不提供公眾直接利用，以保證電子文件的法律效力，同時也保證了檔案的原始性。

5.在銷毀方面，由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數量劇增，盡管這些文件的儲存空間遠遠小于紙質文件，但是，數量龐大的電子文件會增加電子信息系統的負擔，既降低系統響應檢索訪問的速度，也增加維護保管的費用。況且，有些電子文件的確沒有長久保存的價值，對這部分電子文件進行銷毀是必要的。

2.2 加強檔案管理人員與技術部門的合作

信息部門技術人員、檔案部門的管理人員和文件形成部門人員共同研究，結合本機構的工作需要，從便于收集、保管、利用等方面加以改進和完善電子文件管理系統，將電子文件從形成、收集、鑒定、歸檔甚至銷毀整個生命周期各個階段的管理要求體現在電子文件管理系統中。檔案部門經與信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出明確的格式要求，以保證歸檔電子文件的可讀性與不可更改性。此外，還可以通過與信息部門技術人員交流，逐步實現電子文件文檔一經形成就能夠保存于機關統一的、強大的數據庫中，然后檔案室人員在數據庫中對電子文件進行鑒定歸檔、劃分保管期限；利用系統對利用者的權限進行設定；對于保管期限已滿的檔案，計算機系統能夠進行自動銷毀等等多功能、高效的電子文件管理系統和數據庫。

這都需要檔案室工作者要主動介入電子文件管理系統的設計，全面、詳盡地告訴軟件開發技術人員在電子文件管理的實際需要。信息部門既是電子文件形成單位之一，又是設計、維護和管理信息技術網絡的專業技術部門，檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用，兩個部門的共同合作這樣才能設計出統一、標準化的電子文件管理系統和數據庫。

3 結語

在這樣一個新時期，機關檔案室針對紙質檔案的傳統管理方法顯然已經不能滿足這個紙質與電子文件并重、提倡政務公開的新時期的需要，因此，機關檔案室人員要克服機關檔案室電子文件管理中存在的諸多問題，即時轉變傳統觀念，重視對電子文件的收集管理工作，認識到檔案管理手段、方式必須變革，特別是上級領導機關，以適應現代化管理的需要，充分發揮電子文件的優越性，切實做好電子信息時代的電子文件管理工作。

參考文獻

[1]張寧.我國電子文件管理現狀調查與思考[J] .檔案學通訊.2008（6）：p15-18.

[2]李少真.辦公自動化環境電子文件的接收與利用[J].蘭臺世界2006（11）：P22-23.

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作者簡介

夏菲（1987-）女，南京，上海城投（集團）有限公司，檔案管理員。