淺談家庭電子郵件檔案管理的意義

摘 要：電子郵件作為一種取代傳統信函實體遞送的現代化通信交流方式正不斷被人們所利用，其價值也漸漸為人們所重視，電子郵件作為家庭檔案中極為重要的一類組成部分，是構建社會記憶的堅實基礎，國家應該出臺相應的管理辦法來引導大眾保存家庭電子郵件。本文從家庭檔案及電子郵件的概念入手分析家庭電子郵件管理的意義。

關鍵詞：電子郵件，家庭檔案，社會記憶

Abstract：E-mail — a modern means of communication，as an alternative to the traditional physical delivery letters，is using constantly by people， people is gradually paid more attention to the value of e-mail， e-mail as an very important part of family archives， is a solid foundation to constructing social memory . Our country should promulgate some regulations to guide the public keep the family e-mail. This Thesis is start from the concept of family archives and e-mail to analyze the meaning of managing e-mail.

Keywords： E-mail， Family archives， Social Memory

近年，共建和諧社會的口號不斷被提起，社會的和諧旨在消除社會排斥及不公平現象，首先要消除的就是記憶上的壁壘，我們需要保存的是真實完整的社會記憶，那就涉及到百姓生活中的家庭檔案。近些年來，一些地區的檔案部門積極推動家庭檔案的建設，成效可觀。但是對于家庭檔案中日漸龐大的電子郵件卻沒有提出切實可行的管理辦法，以下筆者將從三個方面分析家庭電子郵件管理的意義。

1 家庭檔案及電子郵件

1.1 家庭檔案

家庭檔案就是家庭各個成員在學習、生活、工作、社交活動中所形成的具有保存價值的各種原始記錄。如日記、信件、證書、照片、憑證、錄像帶、錄音帶、光盤等。家庭檔案涉及到我們生活的方方面面，給予人們參考引導、維護自身權利的作用。日記能更清晰的呈現過往；求學、求職路途中，學歷證書、獎狀作品能讓我們證明自己；與商家發生糾紛時，發票憑證能維護我們的權利。所以積極推動家庭檔案的建設是構建和諧社會的重要因素。

1.2 電子郵件

簡稱E-mail，顧名思義它是一種取代了傳統信函的實體遞送，將郵政與電信相結合后通過計算機網絡實現的讓用戶與用戶通信交流的現代化手段。電子郵件具有使用簡易，投遞迅速，收費低廉，全球暢通無阻，全天24小時服務的特點。到2006年，全球每天發送的電子郵件數量平均將達到362億封。據咨詢機構IDC的研究報告，2004年全球電子郵件檔案市場收入達到了1.8億美元，而兩年前僅為3300萬美元，增長6倍，而且這一市場將繼續以超過50%的復合年增長率擴張。來自IDC的高級分析家Julie Rahal Marobella指出，現在企業組織比以往更加有義務來確保其電子郵件不會被非授權許可的人士改動、瀏覽或者刪除。因此電子郵件檔案應用已經成為企業組織、政府機構發展策略中的至關重要的一部分。在電子化的家庭檔案中電子郵件是極為重要的一類組成部分，作為傳統書信的替代品，它涉及到書信來往的雙方甚至多方，電子郵件的參與者既可以只是家庭成員，也可能是家庭外的人，這種對外性使得電子郵件作為新興家庭檔案更具有潛在的社會價值。

2 家庭電子郵件管理的意義

2.1 構建社會記憶

（1）社會記憶

2004年，在奧地利維也納召開的第十五屆國際檔案大會上，圍繞“檔案、記憶與知識”的主題，討論了檔案作為人類記憶與知識庫的重要社會功能，提出了“檔案作為文件庫的傳統看法正在被記憶庫的認識所取代。”社會記憶這個概念就此慢慢引起人們的注意。社會記憶是指人們在生產實踐和社會生活中所創造的一切物質財富和精神財富以信息的方式加以編碼、儲存和重新提取的過程的總稱⑴

中國古代保存下來的檔案大多是帝王將相的記錄，而將記錄普通百姓的日常生活中產生的歷史檔案排除在外，古時的檔案是權力的體現，權力機構藉由檔案來鞏固其統治政權。這樣的背景下保存下來的檔案勢必與當時真實的歷史原貌產生差距。長期以來，檔案體現的并不是一種社會記憶而是一種集團記憶。縱觀現今的各級檔案館仍存在如此的弊病，多數保存的檔案以官方組織為主，私人檔案，民間檔案比例過少。《國際檔案理事會章程》對檔案有一個界定：“檔案構成國家和社會的記憶，形成國家和社會的認同，是信息社會的基礎。作為人類活動和交往的證據，檔案能夠輔助政府的管理并維護公民、組織以及國家的權力。” ⑷隨著檔案與檔案工作為社會所了解、熟知，突破固有檔案保存的權力劃分而真正使檔案成為社會記憶，豐富館藏，是檔案機構迫切需要做到的。

（2）家庭電子郵件是社會記憶重要組成部分

從古至今人們都很注重書信的保存，書信不是政府公文，而是作者與家人，友人，私下溝通思想、交流感想的媒介，書信本身就間接或直接的傳承很多歷史文化資料，從內容上來說，書信不如公文正式，書寫的也有很多是人們生活中瑣碎的小事，以小見大，從一個側面記錄了當時的社會情況，民心動向。書信運用的是當時流行的俚語來記述，體現了當時的社會風俗。格式上來說，書信沒有固定格式，寥寥數語或者長篇大論皆可，很少人對于書信中的語句進行修飾，所以書信可以做到聞信見人的效果。

由中國國家博物館、中國民間文藝家協會遺產搶救工程辦公室等聯合發起的搶救民間家書項目，2005年4月在北京正式啟動。

主辦方將面向海內外公開征集散落在民間的中國家書，即用紙、筆寫成的家人之間文字性的通信，包括信封，不限字數、年代、地域。所有應征家書將捐贈正在實施的中國民間文化遺產搶救工程。⑵

由此可見家書對于構建社會記憶起到了舉足輕重的地位，家書承載著中華民族生生不息的血緣文化，維系著人間的親情，也真實地記錄了時代的變遷。在古時權力掌握檔案的情況下，家書在很大程度上彌補了我們對于歷史的了解。

如今我們進入了信息時代，電子郵件以其方便快捷，省時省力，收費低廉的特點迅速受到了人們的青睞，正在不斷取代傳統書信在人們生活中的地位。保存現今的電子郵件也正是為我們的后代留下過去社會記憶的一份剪影。

2.2 法律證據效力

電子郵件作為計算機網絡發展所帶來的新生事物當人們逐漸習慣于使用它來訂購貨物、申請職務、解除勞務等牽涉合同、效益等權益時，它的法律效力也受到越來越多的關注，但是基于電子郵件區別于紙質書面協議的直觀性，它的易更改，刪除，冒名頂替等特質使得人們潛意識認為電子郵不是正式簽定合同，不具有法律效力，造成違約等狀況發生。有關電子郵件的糾紛從未停止，成為投訴的焦點，困擾著網絡經濟的發展。

在2000年04月19日的北京青年報上曾經刊登了這么一則法律求助信息：“一女士與某公司通過電子郵件商定購買化妝品并付款，但公司又通知她補交錢否則就不發貨，并說雙方的電子郵件往來不是正式簽訂合同。”

律師分析化妝品公司發來的電子郵件廣告從法律意義上來說屬于要約邀請；此女士給化妝品公司發出的希望按廣告價格購買化妝品的電子郵件從法律意義上來說屬于要約；而化妝品公司表示同意的電子郵件從法律意義上來說則屬于承諾。至此，購買化妝品的合同經過要約邀請、要約、承諾這3個階段已依法成立，合同雙方均應遵守合同條款，任何一方未經對方當事人同意變更或者不履行合同都是違約行為。所以必要時她可以憑借其電子郵件來投訴或者起訴這家化妝品公司。

對于上訴現象，《中華人民共和國合同法》第十一條的規定：電子郵件可以作為訂立合同的書面形式。郵件內容即合同條款，當事人雙方應當遵守約定條款，任何一方未經對方當事人同意變更或者不履行合同均是違約行為，違約方應當采取補救措施，承擔相應的法律責任。此法律條款的出臺對于電子郵件類虛擬載體的合同、承諾作出了法律界定。假設出現糾紛，原告訴至法院，作為民事案件，依據我國民事訴訟法“誰主張誰舉證”的舉證責任原則，原告應當提供ISP服務器中的記載文件以支持其訴訟請求。所以私人保存各自的電子郵件是一件一勞永逸的事情。

2.3 教育價值

2004年9月23日，新中國成立55周年前夕，在沈陽的一系列活動中，最吸引人的是市檔案局舉辦的“沈陽市10萬家庭檔案珍藏展覽”包括發黃的照片，古老的書信以及褪色的老證件，其中和平區有戶人家通過希望工程捐助分布在祖國西部的維、藏、蒙族貧困地區的16名兒童上學，他這次展示的就是他與孩子們互通的書信，學生們郵寄的圖畫等。⑶這名普通的沈陽百姓，他并沒有萬貫家財卻為我國的希望工程、教育事業無私奉獻。這些來自我們身邊的真人真事，更加的具有說服力，更能教育群眾。取代了書信地位的電子郵件也同樣具有教育價值。

參考文獻

⑴⑷王輝 王磊.維系“檔案魂”——社會記憶·文化權力[J].山西檔案，2008（6）：10-12.

⑵中國國家博物館搶救民間家書項目正式啟動，

http：//news.xinhuanet.com/collection/2005 -04/11/content_2812283.htm.2010.03.23.

⑶饒邦安.10萬戶家庭檔案述說新中國55年輝煌[J].中國檔案報，2004（10）.

作者簡介

邵智愚（1987-），女，上海，上海達安企業股份有限公司，檔案管理員。