淺談民營企業(yè)檔案信息化過程中的問題與對策

武澤淼　張馨元

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，是企業(yè)信息化工程的一部分，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。加強民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)是提高民營企業(yè)檔案工作效率，實現(xiàn)民營企業(yè)檔案科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的重要手段。本文以內(nèi)蒙古龍旺地質(zhì)勘探（集團）有限責任公司為例，對我國民營企業(yè)檔案信息化過程中存在的一系列問題進行分析，并對加強民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的問題提出相應(yīng)對策

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；檔案信息化；對策

我國民營企業(yè)檔案工作起步于20世紀50年代。在半個多世紀的發(fā)展歷程中，逐步積累起企業(yè)檔案工作的管理經(jīng)驗，形成了一些規(guī)范，并在企業(yè)檔案管理各方面取得了顯著成效。但是，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的引進，市場經(jīng)濟的發(fā)展，加之現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，我國民營企業(yè)檔案工作所面臨的環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展對檔案管理的需要。因此，為適應(yīng)信息化的時代背景，實現(xiàn)民營企業(yè)檔案科學有效的現(xiàn)代化管理，必須做好民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)，保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1 民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性：

“在信息時代，民營企業(yè)面臨著經(jīng)營管理知識化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的變革。實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代民營企業(yè)檔案工作生存和發(fā)展的必由之路。”

然而我國民營企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理只是將文件材料進行收集、整理、記錄、保存、供人們查閱，對檔案管理的重視程度不夠，只是將其看成是簡單的保存工作。結(jié)果造成信息資源不能順暢流通，不能更好地為民營企業(yè)經(jīng)濟效益的提高提供服務(wù)。因此，信息化背景下，民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該受到人們的足夠重視。

2 以龍旺集團為例看民營企業(yè)檔案信息化過程中存在的問題

內(nèi)蒙古龍旺地質(zhì)勘探（集團）有限責任公司（以下簡稱龍旺集團）是國內(nèi)首批榮獲固體礦產(chǎn)勘查甲級資質(zhì)的民營地勘企業(yè)。也是目前國內(nèi)具有行業(yè)資質(zhì)最多、級別最高的民營地勘企業(yè)。近四年，龍旺集團完成勘探進尺100余萬米，提交大型煤田地質(zhì)報告40多個，完成其他各類地質(zhì)報告、匯編213份，各類化驗樣品4.8萬件。這些成果的背后生成了大量檔案資源，如果不能得到很好處理，對企業(yè)和社會都會造成巨大的損失。

通過在該企業(yè)檔案部門的調(diào)研，我發(fā)現(xiàn)該企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在一系列問題，主要表現(xiàn)以下幾個方面：

1.龍旺集團在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中認識不清，缺乏重視。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏重視，認為檔案信息化對企業(yè)發(fā)展作用不大。該企業(yè)分管領(lǐng)導認為檔案信息化管理不能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，是一項可有可無的工作；另外，檔案工作人員認為把檔案信息錄入電腦中，就等同于檔案信息化管理；由于認識不到位，不能盡快接受新技術(shù)、新方法的推廣與使用。因而，在龍旺集團檔案信息化建設(shè)實踐過程中，人為的抗拒和不規(guī)范操作影響了正常的進程。

2.缺乏檔案管理信息化相關(guān)基礎(chǔ)

雖然集團規(guī)模較大，資本雄厚，但是對于檔案部門的投入?yún)s較少，導致缺乏實現(xiàn)檔案信息化的人才，資金，基礎(chǔ)設(shè)施。例如：該企業(yè)檔案部門僅配有兩臺計算機，一臺普通掃描儀，基礎(chǔ)設(shè)施配置較低，嚴重影響檔案信息化進程。雖然在09年購入一套檔案管理系統(tǒng)，但是由于檔案管理人員缺乏相應(yīng)的的培訓，其功能不能得到有效的發(fā)揮。檔案部門內(nèi)部人員來源大部分是兼職或借調(diào)，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理相關(guān)訓練，致使已錄入計算機的檔案也不符合信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)范，不能有效利用。

3.檔案信息管理與其它方面的信息管理不能有效銜接。

龍旺集團內(nèi)部各個部門，分別設(shè)計了辦公自動化系統(tǒng)，生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)等多個信息系統(tǒng)，然而，由于多個部門自行設(shè)計，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間并未形成很好的銜接，導致各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)不能互相提取利用，從而導致整個信息系統(tǒng)低效運轉(zhuǎn)，故難以整理利用。

3 改善當前民營企業(yè)在檔案管理信息化過程中存在問題的對策

民營企業(yè)實施檔案信息化是不斷優(yōu)化、逐步完善的過程，并沒有固定的模式，需要我們在實踐工作積極探尋。結(jié)合龍旺集團產(chǎn)生的問題，我認為其在信息化實施過程中可采取以下措施。

1.努力提升檔案部門在企業(yè)內(nèi)部的關(guān)注度

在類似龍旺集團這樣的民營企業(yè)，檔案管理一般不會成為管理者優(yōu)先實施的項目。而檔案管理部門應(yīng)通過自身努力工作來吸引企業(yè)管理者對檔案管理的關(guān)注，然后適時提交檔案信息化規(guī)劃，跟進企業(yè)信息化步伐。具體可以采取以下步驟：

一是主動在工作中幫助各部門建立其文件與檔案的聯(lián)系，從企業(yè)效益的角度提出信息化議程。二是向管理者闡釋檔案部門的作用，是管理者明白檔案管理是幫助其工作而非對其進行審查。三是摒棄檔案管理獨立運轉(zhuǎn)的現(xiàn)狀，努力使其成為組織工作，并盡可能的使其納入優(yōu)先項目。

2.在全面統(tǒng)籌的基礎(chǔ)上，有意識的重點突破。

民營企業(yè)檔案信息化無論采取何種模式進行，不能放棄全面規(guī)劃，但這不意味著“眉毛胡子一把抓”，要從實際出發(fā)，找準突破口，發(fā)揮已有資源的最大效益。結(jié)合龍旺集團實際情況，我認為可以分幾步逐步實現(xiàn)檔案信息化：

首先針對集團的發(fā)展有較大作用的業(yè)務(wù)，例如固體氣體礦產(chǎn)勘查，地球物理勘查所產(chǎn)生的相關(guān)科技檔案的信息化作為“突破口”，因為關(guān)鍵業(yè)務(wù)上的實施效果明顯，示范作用大。

接著可以選擇一些方案成熟、實施風險小的項目繼續(xù)跟進。龍旺集團在環(huán)境地質(zhì)調(diào)查，勘查工程施工，工程勘察等項目相對較為成熟，同時產(chǎn)生檔案數(shù)量和質(zhì)量都符合實施檔案信息化的條件。

最后在條件成熟，資源條件允許時，選擇對原有體系沖擊不大的業(yè)務(wù)范圍進行檔案信息化，以免在企業(yè)內(nèi)部造成負面影響。龍旺集團在發(fā)展地質(zhì)勘探等優(yōu)勢項目的同時，也在積極拓展房地產(chǎn)，環(huán)境保護工程等領(lǐng)域。因此，可以考慮對這一類的基建檔案進行信息化，從而避免沖擊原有的業(yè)務(wù)范圍。

3.努力同各部門合作，步步為營，避免急功近利

民營企業(yè)檔案信息化是伴隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的。龍旺集團企業(yè)檔案信息化的發(fā)展趨勢應(yīng)當是一個從低級到高級，從簡單到復雜，從局部到整體的逐步完善的過程。在檔案信息化過程中，要注意同企業(yè)其他部門的合作，爭取在構(gòu)建檔案管理平臺時，與其它部門信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采取一體化采集接口，全面完整、及時高效的采集檔案相關(guān)信息。但要注意在其過程中要保障檔案安全。

總之民營企業(yè)不應(yīng)該以“條件不成熟”、“為時過早”等理由為借口，錯過檔案信息化發(fā)展的有利時機，也不要急于求成，“畢其功于一役”。應(yīng)該從企業(yè)發(fā)展的實際出發(fā)，扎扎實實地打好企業(yè)檔案信息化發(fā)展的應(yīng)用基礎(chǔ)，一步一步地探索企業(yè)信息化的發(fā)展道路，實實在在地獲得企業(yè)檔案信息化產(chǎn)生的綜合效益。真正的實現(xiàn)信息資源共享，為企業(yè)科學和諧發(fā)展提供服務(wù)。

參考文獻

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作者簡介

武澤淼（1990-），男，內(nèi)蒙古呼和浩特，漢，在讀碩士研究生。研究方向：檔案信息開發(fā)利用 民族檔案學。

張馨元（1992-），女，黑龍江大慶，漢，在讀碩士研究生。