中學教職工人事檔案管理現代化分析

曾凌

摘 要：當前，我國社會信息化程度逐漸提高，中學教職工的人事檔案管理也應逐步實現現代化。中學教職工的人數逐漸增加，人事檔案管理的數量和資料也逐漸增多，如果僅通過人工操作進行人事檔案管理，不利于工作效率的提升，還可能由于人為因素造成人事檔案管理缺失和破損的問題。在此基礎上，中學應積極實現人事檔案的現代化管理，提高檔案管理工作的效率和質量。本文就中學教職工人事檔案管理現代化進行分析和研究。

關鍵詞：中學教職工；人事檔案管理；現代化

中學教職工的人事檔案管理主要對教職工的個人信息，例如姓名、性別、籍貫、學歷、職務、職稱等，教職工的入黨、聘用、晉升情況，教職工的獲獎以及科研證明情況等。隨著人數的增加，類似信息的數量也逐漸增多，對人事檔案管理進行紙質管理，在更新、補充以及查詢使用教職工信息時將面臨很大的困難，還容易造成人事檔案的丟失、破損，因此應加強人事檔案的現代化管理，實現良好的管理效果。

1 當前中學教職工人事檔案管理中存在的問題

1.1 對人事檔案的管理認識不足

以往，中學人事檔案信息的收集主要涉及教職工的出身、社會關系以及政治材料等，隨著社會的不斷發展，人事的政審工作比較簡單，很多中學還存在著沒有沒人事檔案無所謂的錯誤態度，中學在進行教職工招聘時，關注的是筆試以及面試成績，而不是人事檔案，對教職工的約束一般是通過合同實現的。[1]而且中學的主要工作就是開展教學，對教職工的人事檔案管理認識不足，人事檔案管理的人員不足，素質能力不高，面對日益增多的人事檔案，應付了事的現象比較嚴重。

1.2 教職工的認識檔案管理方式比較落后

目前中學教職工的人事檔案管理中，依舊進行紙質檔案管理，工作的效率不高，質量無法保證。人事檔案管理部門的計算機只局限于打印檔案的目錄，檔案的查詢、檢索依靠手工進行，對教職工人事檔案的分類、整理水平比較低，嚴重制約著人事檔案管理效果的實現。[2]

1.3 人事檔案管理人員素質能力不高

人事檔案管理是中學了解教職工信息，進行人才選擇的重要依據，但是目前很多中學人事檔案管理人員大多是快退休或已經退休的老教師，他們不了解計算機以及網絡信息技術，信息水平低，無法使用現代化的管理方式進行人事檔案管理。還有些學校的人事檔案管理是由教職工兼職的，但是面對日益繁重的教學任務，很多教職工都會忽視人事檔案的管理，將主要的精力投入到自己的本職工作中，即使人事檔案管理有新技術、新手段，管理人員也沒有時間和精力去研究。

1.4 人事檔案的更新補充不及時

中學的人事檔案是對教職工的本人的信息進行反映，是教職工個人利益實現的重要依據，但是在目前的人事檔案管理中，教職工的人事信息不能得到及時的補充和更新，人事檔案不完整的現象比較多，嚴重影響教職工的利益，也給中學人才選拔、職位晉升造成一定的影響。

2 中學教職工人事檔案管理現代化

2.1 建立完善的人事檔案管理制度

在中學教職工人事檔案管理中，要實現現代化的管理效果，首先需要建立完善的人事檔案管理制度，實現中學人事檔案管理的科學化。根據中學教職工人事檔案管理工作的實際，建立與之相適應的管理制度，從人事檔案的收集階段開始加強人事檔案的規范化管理，保證中學教職工人事檔案管理工作有據可循。在教職工人事檔案信息收集中，由于各種原因無法完整、準確收集信息的，應做好記錄和說明，便于日后的使用。中學的人事檔案管理人員需要嚴格把控檔案信息收集、管理、查閱等環節規定的執行，并保證規定落到實處，為中學的人事變動、晉升等提供準確、可靠地信息，實現中學教職工人事檔案的高效管理。[3]

2.2 做好檔案信息的收集、整理工作

中學教職工人事檔案管理是一項比較細致、涉及內容比較多的工作，需要檔案管理人員嚴格按照相關規定和程序開展工作，對各學科、各部門教職工的人事檔案進行細致的分類、整理，并定期進行清點，保證人事檔案信息的完整。對于借出的檔案，標明借閱人以及時間，及時催還。由各學科上交的材料要及時整理、歸類，不隨意堆放，避免檔案信息丟失。人事檔案移交前，要認真清點檔案數量，明確檔案移交的時間、人員、地點等。同時，對檔案室做好日常管理工作，保證人事檔案的規范化。[4]

2.3 強化硬件設施投入，實現檔案管理現代化

要實現中學教職工人事檔案管理的現代化，需要加檔案管理技術以及設備的投入力度，為檔案管理的現代化打下堅實的基礎。當前中學教職工的數量不斷增加，出現了多樣化的檔案管理介質，例如電子、聲像檔案等，為了更好地保管新介質人事檔案，應加強檔案管理設備等硬件設施的投入，為新介質檔案建立專門的檔案室，滿足檔案的實際需要，建立電子檔案室，實現教職工人事檔案信息數據庫，將學校中教職工的人事檔案信息、資料全部錄入到計算機中，形成數字化的儲存模式。充分利用人事檔案管理軟件，提高中學教職工人事檔案管理的效率，為中學人才建設提供科學的依據。建立完善的人事檔案信息數據庫管理的子系統，通過校園內的局域網連接到各個學科辦公室中，及時進行人事信息的錄用和更新，實現人事檔案管理的現代化建設。[5]

2.4 提高人事檔案管理人員的素質能力

要實現中學教職工人事檔案管理的現代化，需要有一支高素質的檔案管理隊伍，中學應設立專門的人事檔案管理部門，配備專業化的檔案管理人員，保證檔案管理工作的順利開展，同時，加強人事檔案管理人員的教學培訓力度，提高他們檔案管理方面的知識和技能，強化計算機網絡技術的學習與應用，提高人事檔案管理人員的信息技術和水平，實現中學教職工人事檔案的高效管理。此外，還需要對檔案管理人員進行職業道德以及思想教育，強化他們的責任意識、安全意識以及現代化的管理理念，對教職工的人事檔案進行高效管理，為中學的人事變動提供科學的依據。

2.5 加強人事檔案的安全管理

在中學教職工的人事檔案管理中，還應加強人事檔案的安全管理，保證人事檔案信息的真實、可靠。學校人事檔案管理應嚴格按照國家相關法律法規進行，提高中學的人事檔案管理法律意識，避免教職工個人信息的泄露，對教職工個人以及學校造成不利影響。對中學的人事檔案管理設備進行安全管理，做好危險防范措施，儲存人事檔案信息的計算機要做好防火墻以及殺毒工作，避免病毒以及不法人員的入侵，對人事檔案信息數據庫中的信息嚴格管理，對于嚴格保密的人事檔案信息要單獨儲存，加強檔案管理工作的基礎設施建設，做好防護措施。同時，定期對檔案室進行防火、防盜、防蟲以及防霉管理，保證檔案室的溫度、濕度，強化人事檔案的安全管理。

3 結束語

中學教職工人事檔案的現代化管理符合時代發展以及學校發展的實際需要，中學應加強對教職工人事檔案管理的重視程度，建立完善的管理制度，加強現代化檔案管理硬件的投入力度，提高人事檔案管理人員的信息化水平，樹立現代化的管理理念，保證中學教職工人事檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

[1]舒曉梅.淺析高校教職工人事檔案現代化管理[J].江蘇科技信息.2010.4（12）：42-43.

[2]范雪梅.深化改革實現人事檔案管理現代化途徑分析[J].科技創業家.2014.26（8）：264-265.

[3]李桂英.高校人事檔案管理現代化之我見[J].湖南環境生物職業技術學院學報.2011.8（1）：81-82.

[4]李繼紅，于魯霞.加強高校人事檔案管理實現檔案管理現代化[J].蘭臺世界.2011.11（2）：111-112.

[5]張記銘.淺析檔案管理現代化[J].黑龍江對外經貿.2010.10（5）：105-106.