淺談檔案管理存在的問(wèn)題、應(yīng)對(duì)措施及信息化對(duì)檔案管理的積極影響

魏致南

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，隨著各項(xiàng)制度的改革檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新檔案管理的內(nèi)容、范圍、檔案收集的方式、方法以及檔案服務(wù)的對(duì)象等，是各級(jí)管理部門(mén)需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題，要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，現(xiàn)就檔案管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和解決辦法進(jìn)行分析。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)，保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，在檔案方面不做預(yù)算，財(cái)政投入幾乎為零。輕視檔案工作的思想表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不甚了解，檔案收集意識(shí)淡薄，而且大多數(shù)檔案員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，僅在年底時(shí)集中幾天進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔，一些材料還不盡真實(shí)和準(zhǔn)確。

3.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室；有的單位檔案室不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，狹窄、潮濕，“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

2 應(yīng)對(duì)方法

1.深化認(rèn)識(shí)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度。一方面，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，檔案工作人員要增強(qiáng)責(zé)任感，檔案部門(mén)要積極主動(dòng)地向單位匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹(shù)立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。

另一方面，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平，根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制度一套完整的檔案管理制度。

2.積極采用新方法和新手段。信息技術(shù)迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一，實(shí)現(xiàn)檔案思想和技術(shù)的現(xiàn)代化、數(shù)字化是我們檔案管理工作的唯一出路，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果，利用計(jì)算機(jī)要工作的性人工立卷，然后按類別歸屬于條目的內(nèi)容和打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

3.加強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料的收集。做好歸檔文件材料的收集工作是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)，工作人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督和檢查，同時(shí)要不斷提高全員檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項(xiàng)有力措施，做好檔案材料的收集工作。

4.強(qiáng)化檔案室設(shè)施配備。加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護(hù)。對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫(kù)房“八防”建設(shè)，使檔案室做到防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防蟲(chóng)、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；對(duì)電子檔案，一方面要采取必要措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案載體的保護(hù)，另一方面，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息安全的保護(hù)。

3 現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用對(duì)檔案的影響

1.信息化使檔案資源共享的幾率擴(kuò)大。過(guò)去檔案都是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)。按照檔案歸檔文件的要求，文件歸檔后只保存一份，如果想利用檔案材料必須找檔案部門(mén)。在信息化的今天，電子政務(wù)的飛速發(fā)展，使得電子文檔的存儲(chǔ)更加方便，存儲(chǔ)空間極大縮小，使用者使用起來(lái)更加方便。

2.電子檔案的使用使得檔案資料檢索更為高效化。電子計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的檢索功能，不僅速度快，而且查準(zhǔn)率也十分高。計(jì)算機(jī)的檢索功能為檔案資料管理查找提供了許多便利條件。過(guò)去通過(guò)手工錄入建立各種檢索目錄的工作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力?，F(xiàn)在有了計(jì)算機(jī)，特別是網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)通更方便使用者參詢，減少了過(guò)去人工檢索時(shí)間的浪費(fèi)。特別是建立檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)后，使用者可以不看檔案原件就能解決諸如時(shí)間、地點(diǎn)、文號(hào)、標(biāo)題等的查詢需求。對(duì)于研究、出版需求的使用者來(lái)說(shuō)，可以非常方便地復(fù)制，然后在計(jì)算機(jī)上編輯，極大地提高了工作效率。

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