編研工作與設備檔案開發利用

摘 要：檔案信息資源的開發與利用是檔案工作的出發點和落腳點。檔案信息資源的深層次加工，不僅加快了檔案信息的傳遞，提高了檔案的利用率，而且較好地實現了死檔案變活檔案的靈活應用，更好地體現了檔案的價值，極大地發揮了開發利用檔案信息資源的優勢作用。

關鍵詞：設備檔案；編研；開發；利用

檔案管理是手段，利用檔案，大力開拓檔案利用途徑，發揮檔案資源優勢，是實現檔案資源價值、發揮檔案資源效益的根本需要，是檔案管理工作為生產經營服務的主要目的。山東石橫特鋼集團有限公司檔案室積極挖掘檔案信息資源，努力提高服務質量，在檔案編研與開發利用工作上收到很好的效果。

1 設備檔案在企業生產活動中的重要性

1.1 設備檔案是保證企業生產正常運行的前提

山東石橫特鋼集團有限公司是集鐵、鋼、材、焦為一體的大型民營鋼鐵聯合企業。公司擁有設備總數3000多臺（套），產品從單一的生產產品已拓展為熱軋、冷軋等高附加值的產品。企業的一個顯著的特點就是生產工藝十分復雜，生產設備十分巨大，企業產品對設備的依賴性特別高，設備運行狀況的好壞直接影響著企業的產品質量、產量，也關系到企業在生產過程中的經濟效益。設備的管理維護如同人們進行定期體格檢查，生病時醫生診治建立“病歷”一樣，這些檢查情況和“病歷”就形成了設備檔案內容的一部分；反過來，它又為設備的檢查和“診治”服務。設備不像人能主動的反映病情，它需要人的管理。管理得好，就可以提高設備的完好率和利用率；反之，就會使設備“帶病”工作，埋下事故的種子，造成設備過早的損壞或報廢，給公司造成經濟損失。多年來的實踐證明，有完整、齊全的設備檔案為依據，企業的設備就有可能發揮其應有的作用；離開了設備檔案，設備從設計到檢修都要受到影響，造成損失。因此，充分利用設備檔案加強設備管理，是保證企業生產正常運行的一個重要前提。

1.2 設備檔案為設備管理提供了信息保障，成為技術人員的“食梁”和“能源”

企業在生產過程中， 設備每年都有大中修、技術改造、小改小革，設備的技術狀況不斷發生變化，技術人員安排生產活動時，要綜合考慮設備的狀態；制訂計劃時，要根據設備的能力，這些都要借助于設備檔案來實現。所以說一項任務布置下來，技術人員首先要跑的單位就是檔案室，因為那里有大量的、有價值的設備科研材料、實驗記錄、觀察材料以及理論概括材料供他們借鑒，這些材料不僅能為技術人員提供前人或他人的設計思想，使技術人員得到啟發，減少不必要的重復勞動，而且提供的技術數據和圖形結構，成為技術人員制訂計劃、編寫實施方案的關鍵材料，為技術人員設備管理提供信息創造了必要的條件。

2 開發利用設備檔案的必要性

山東石橫特鋼集團有限公司經過40多年的新建、擴建和改建，企業發生了天翻地覆的變化，促使檔案的歸檔種類和數量成倍上升。公司檔案室作為企業的綜合檔案管理部門，室藏有10萬多卷基建檔案（包含部分與土建工程難于截然分開的設備檔案）、5萬多卷設備檔案、5千多卷產品檔案、2千多卷科研檔案和6萬多張底圖以及其它檔案等十大門類，內容龐雜、數量臃腫，其中設備檔案占室藏總量的47%，占有相當大的比例。面對公司眾多的設備，對于技術人員盡快掌握并熟悉設備的性能、工藝和技術指標，提高企業生產和提高經濟效益提出了更高的要求。技術人員利用檔案需要翻閱大量的資料，給設備及時、準確、合理的維護帶來一定的困難，這些問題的存在，嚴重地制約著檔案工作效益的產出，給檔案提供利用工作帶來很大的工作量和某種程度上的被動，足以影響到檔案信息資源的合理利用。能夠將全廠重點設備裝置的型號、性能、參數等進行資源整合，已成為技術人員夢寐以求的現實需要，同時也是檔案管理人員創新服務模式亟待解決的課題。

3 開發利用設備檔案的對策

利用多種手段提供利用，滿足利用者需求，為企業提供優質服務是檔案工作的最終目的。檔案室的同志們牢記服務宗旨，在深入了解技術人員的困惑后，急生產一線之所急，經過認真的分析研究，認為室藏檔案信息本身具有的潛在價值不能自發的實現，只有對這些技術信息進行開發利用，才能給利用者提供更加系統、完善、精煉的檔案資料。認真開展檔案編研工作，才是開發利用信息資源的重要途徑。

為充分發揮檔案的服務作用，凸顯檔案的價值，檔案人員積極探索，勇于創新，敢于實踐，決定創新服務的模式，拓寬服務的內容，利用室藏大量豐富、翔實的第一手檔案材料，將全廠重點設備裝置的型號、性能、參數等匯編成冊，將編輯《設備手冊》為生產一線提供更加優質服務的重要意義形成完整的基本思路和工作計劃安排方案，呈報公司領導審閱。經公司研究決定，成立了以檔案室主任為組長，全體成員為專職編輯，各車間專兼職檔案員為成員的信息編研網絡體系，實行主編負責制與編輯成員內部分工制度，充分調動各車間、科（處）室密切聯系的單位，全面搜集公司設備在運行、維修、技術改造等方面需要的技術數據，確定設備編錄范圍及編入設備的名稱、型號及相關技術數據。

檔案室根據搜集到的設備技術狀況信息以及用戶多年來查、借閱設備檔案資料的情況，著重對41263卷設備檔案、 4225卷產品檔案、1564卷科研檔案進行徹底地查閱，在浩繁的資料堆中甄選取舍出了1300余臺重點設備，按照編錄范圍對各類重點設備使用說明書、設備圖冊、圖紙等進行反復查閱、搜集、篩選，從原始檔案中提取數據上萬條，其中文字材料取材于3043卷設備檔案，圖樣材料取材于1170冊使用說明書和1482冊設備圖冊，直接利用隨機圖紙887張，按照煉鐵、煉鋼、軋鋼、焦化、機械加工等進行分門別類地加工整理，合成《設備手冊》初稿基本思路和框架，由辦公室牽頭，聯合各車間、處室有關技術人員對《設備手冊》初稿進行審閱指導，提出修改意見。為使編研出版的《設備手冊》檔案數據豐富，檔案信息具備較強的實用性，檔案室充分聽取專業技術人員的意見，對編研成果進行反復調整、修改、補充完善，然后經各車間、處室有關技術人員對編寫內容共同討論、磋商、審定后，成熟文稿提交總工審閱。最后由總工對文稿進行審核后批準簽發，合訂本發放至車間副科級以上領導干部（包含助理級以上專業技術人員），單行本發放至車間班組長、設備人員、工藝操作人員（包含部分調度、安全員等）。整個編輯工作全部完成。

4 開發利用設備檔案的效果

編輯出版的《設備手冊》下發到有關部門和技術人員手中，得到了廣泛的贊譽和好評，大家普遍反映《設備手冊》編排科學規范，使用省時、省力、方便、快捷，就其容量來說，基本囊括了每個車間重點設備裝置的全部內容，是對設備檔案資料的輯錄和濃縮；就其形式而言，小巧便攜，可放置案頭，既節省了查閱原始檔案的大量時間和精力，又避免了原始檔案在借閱過程中的損壞和丟失。解決了技術人員面對公司眾多的設備，基本上做到了利用者足不出戶就能用最短的時間查閱到多種設備的檔案信息，為技術人員提高了工作質量和速度，為設備管理、日常維護、設備改造中資料的利用提供了方便，為工藝操作人員和設備人員盡快掌握設備的性能提供了一份實用的綜合性材料，不僅可以作為企業員工了解設備生產裝置的基礎材料，同時，又可作為新進員工的培訓教材，是一本利用率較高，具有明顯指導作用的技術參考書。因編輯出版的《設備手冊》形成其特有的固定性、常規性，能夠長期發揮服務的效果，多次獲公司管理創新進步獎和山東省開發利用檔案信息資源成果獎。

作者簡介

尹娟（1972-），女，山東肥城人，本科，現任職山東石橫特鋼集團有限公司館員，研究方向：檔案管理。