如何有效爭取單位領導對檔案工作的重視和支持

王梅林

一些基層單位，在檔案工作中，呈現出一種令人擔憂的現象，單位領導對檔案工作不重視，檔案發揮作用少，檔案工作被邊緣化。那么，如何有效地爭取單位領導對檔案工作的重視和支持，如何有效地發揮檔案工作者的主觀能動性和工作積極性，使檔案工作者和檔案自身的作用得到充分發揮呢，筆者從事基層檔案工作多年，就這些年來的工作體會，談幾點自己淺顯的認識。

1 單位領導不重視的具體表現

1.單位領導檔案意識不強。 單位檔案作為本單位歷史、發展最原始最真實的記錄，對現實工作的指導價值是不言而喻的，但是在一些基層單位，特別是一些專業性較強的技術單位領導的心目中，檔案工作只是單位一般的事務性工作，屬行政后勤工作的一部分，很少將檔案工作作為一種具有一定技術含量和專業知識的專業技術工作來看待，認為只要單位有個人管理一下，收集和保管好檔案，不丟失不泄密，需要的時候能查一下就行了。沒有認識到檔案工作的重要性，也沒把單位檔案列入單位工作的議事日程，沒有與其它業務工作同布置同落實同考核。

2.檔案崗位人員安排比較隨意。很多基層單位都是專業性比較強的技術單位，單位領導對從事單位業務工作的專業技術人員要求比較高，嚴把進口關，注重教育培訓，但對于檔案崗位的人員來講，要求就降低了很多，很少有單位領導專門招錄一些專業對口、受過檔案專業培訓的檔案專業人員到單位從事檔案工作的，專門讓檔案員花線去培訓的機會也不少之又少。有時，基層單位領導，還會因為本單位業務工作的需要，隨意更換檔案員，使基層單位檔案工作缺乏銜接性和連續性。大部分基層單位檔案員兼職情況比較多，一般都是文秘人員兼任檔案員，文秘人員本身事情就比較繁雜，根本不可能把過多的精力和時間放在檔案工作上來。由于以上原因存在，造成很多基層單位，檔案工作停滯不前，檔案管理混亂，利用效果差，發揮作用少。部分基層單位的領導，就感覺檔案可有可無，檔案工作也無足輕重。

3.檔案和檔案工作被邊緣化。基層單位領導對檔案重要性認識不到位，必然導致單位檔案和檔案人員被邊緣化。單位在檔案方面的資金投入和軟硬件配置上都不到位。就拿我們庫爾勒市住建系統來講，全系統十七八個單位，能做庫房、閱覽室、辦公室三分開的不足三分之一，“八防”措施更無從談起。檔案人員爭取到外地培訓的機會微乎其微，提拔重用的機會幾乎沒有，造成有些基層單位檔案員工作積極性不高，責任心不強，檔案管理混亂。

2 爭取單位領導重視檔案工作之對策

1.提高單位領導的檔案意識。理論指導實踐，觀念決定行動。要想爭取領導的重視，改變目前單位檔案工作不被重視的現狀，就要增強單位領導的檔案意識，用實際行動向單位領導證明單位檔案工作對推動當前工作的重要性和不可或缺性。只有領導對檔案工作重要性有了充分的認識了，嘗到了檔案對自己謀劃推動工作帶來的甜頭了，意識到了檔案的無形價值了，單位領導才能對檔案工作在人、財、物上給予必要的支持，對檔案工作的開展予以關注和配合，才能保證單位檔案工作不斷上臺階，出成果。所以作為檔案工作者，在平時的工作中，要不失時機地向領導和職工宣傳檔案知識，經常地及時地向領導匯報檔案工作的計劃、開展情況，以及在檔案的收集、整理、利用過程中遇到的矛盾和問題，檔案利用的效果等等。只有這樣，才能使領導對檔案工作有了全面的了解，檔案意識不斷增強，在謀劃全局的過程中會把檔案工作列入單位工作議程，與業務工作同計劃同落實同考核。

2.要主動作為，為檔案工作者贏得地位。作為檔案工作者，一定要做一個有心人，要充分利用檔案為領導決策作參考，為推動工作助力的這個優勢，發揮檔案的作用，用自己高效的工作效率和出色的工作成績來證明檔案工作的重要性。現在，上級部門對基層單位的各種考核檢查比較多，系統內部、單位內部創建評比活動也非常之多，這種形勢，讓檔案真正有了用武之地，施展空間。檔案工作者可充分利用這些機會，主動作為，發揮檔案的憑證作用參考作用，為單位各項活動的開展起雪中送炭和錦上添花的作用，為單位爭光，為檔案和檔案工作者贏分。同時還要做好服務工作，服務好領導服務好單位服務好職工。當領導和單位職工需要檔案作參考的時候，一定要提供高效便捷的服務。另外做好檔案收集工作是服務好領導、單位和職工的前提，作為檔案工作者，不僅要注重收集那些對單位各項工作有推動和促進作用的文件材料，收集與單位業務工作相關的文件材料，還要注重收集與單位職工個人相關的材料。當職工個人急需之時，能出人意料地提供檔案方面的幫助，為單位各項工作助力加勁，也為單位職工個人在職稱評聘、職務晉升提拔任用等方面，提供檔案方面的服務。檔案工作者通過自身的努力，讓職工感受到檔案對單位工作和職工個人都具非常重要的意義，自然會對檔案工作和檔案工作者有一個好的口碑，群眾的好口碑自然會傳到領導的耳朵里，輿論的作用是巨大的，群眾滿意了領導自然會更重視。

3.檔案工作者要增強檔案工作的神圣感和責任感，做好本職工作，成為“多面手”和”全才”。應從以下幾個方面做起：一是要增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的功底，管理檔案的嫻熟技巧。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。 二是要掌握新技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的檔案工作

“多面手”。三是要熟悉“家底”，掌控“全局”，為單位和社會提供服務，為領導決策提供參謀。要充分發揮檔案資料為經濟建設和各項事業提供參考和服務的功能，力爭是自己成為全面掌握家底，了解單位歷史發展，組織沿革等方方面面情況的全才，讓檔案既要擺在柜子里，又要裝在腦子里，讓自己成為“活電腦”、“活詞典”，隨時隨地，高效便捷地為領導和單位職工提供有價值的檔案參考，讓檔案和檔案工作者真正成為領導的助手，職工群眾的幫手，單位各項工作的助推劑。以自己良好的素質和高效的服務，扭轉檔案工作在單位被邊緣化的局面，使檔案工作和檔案工作者，從原來的無足輕重，變成現在的舉足輕重，以檔案工作者自身的價值贏得領導和同事們的尊重。以推動和促進單位工作的實效，使單位領導真正從內心重視檔案工作，把檔案工作列入單位工作的議事日程，在人財物方面予以傾斜，在檔案人才引進、檔案人員培訓等方面予以支持和重視。領導重視了，單位檔案工作才能真正發揮出它應有的作用，并不斷上新臺階。

一個單位要做到全面可持續發展，要求單位領導必須熟悉檔案，熟悉本單位發展的歷史和脈絡，以史為鑒，把握未來，在前人經驗和成果的基礎上，避免失誤和失敗，實現單位各項工作又快又好地發展，達到事半功倍的效果。 而領導的重視與否，與檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果有很大關系，與檔案工作者自身的宣傳工作和對機會的把握有很大關系，也與檔案工作者工作是否用心盡心敬業有很大關系。檔案工作者把自身的工作做好了，一切問題也就會迎刃而解了。