企業的檔案信息化建設

吳婷

摘 要：本文從企業檔案信息化管理的必要性，檔案信息化建設中存在的問題， 加強檔案信息化管理的措施，加快企業檔案管理信息化建設等幾個方面論述了企業的檔案檔案信息化建設。

關鍵詞：企業；檔案信息化；建設

在當前迅猛發展的信息社會，隨著企業OA（辦公自動化）、MIS（企業管理信息系統）的廣泛應用，檔案管理系統作為整個系統的子模塊，其管理現代化跨上了一個新臺階，數字化向傳統檔案管理模式和理論提出了挑戰，使得檔案的信息服務作用日益突出，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。加快企業檔案信息系統化建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案系統整體功能的基礎和手段。檔案信息系統是需要運用多學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的龐大系統工程，所以協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

1 檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。現在主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。可見，信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

2 檔案管理信息化建設工作中存在的問題

2.1 缺乏統一的標準體系

我國的檔案計算機管理技術于上世紀80年代初起步，而標準制定工作直至90年代末才剛開始，并且制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容缺乏系統性、配套性，導致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

2.2 重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，這種重設施建設輕信息資源建設的錯誤，導致信息化的應用成果不明顯。

2.3 人員知識結構“老化”，重視程度不夠

一些有豐富紙質檔案管理經驗的人員在管理理論基礎、館藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對以電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發布、利用等技術“一竅不通”，而年輕、掌握計算機知識的檔案管理人員確僅僅懂得信息化建設所需的技術，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。各別單位還存在對檔案工作人、財、物的投入不夠，檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障等問題。

3 加強檔案信息化管理的措施

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

4 加快企業檔案管理信息化建設

4.1 加快檔案信息標準規范化建設步伐

所謂檔案信息化的標準規范主要是指：管理標準規范、業務標準規范和技術標準規范。標準規范既是檔案信息化建設的“行業法規”，又是衡量檔案管理工作水平的一個重要標志。自上而下地組織制定標準規范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設涵蓋技術、法制、體制、機制問題，須從政府和國家層面入手，協調和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規范化，因此自上而下更加需要統籌規劃，以便最終達成高度的信息共享。

4.2 加強檔案部門基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

4.3 提高認識，加強檔案電子化信息資源建設

檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。從自身實際出發制定一套完整的檔案管理制度；引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。

4.4 加強檔案目錄數據庫建設

好多企業至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

4.5 提升檔案管理人員業務水平，加強檔案信息化人才隊伍建設

檔案工作的發展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建設高素質的專業人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。推進檔案信息自動化的關鍵是人才。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

結束語：檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與企業其他部門同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，使企業檔案信息化建設工作達到質的飛躍。

參考文獻

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