現(xiàn)代人事檔案管理問題與對策探析

摘 要：隨著人事制度的改革和深入，市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，用工形式的多元化。人事檔案的現(xiàn)狀存在內(nèi)容失真、材料不全等問題。提出了要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，探索和研究社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

自古至今，人事檔案一直是關(guān)乎個(gè)人命運(yùn)前途的重要資料，長期以來倍受人們的重視，但在現(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的席卷，人員流動(dòng)的增加，各方面對人事檔案的重視不夠，因而在不同程度上存在許多問題。

1 檔案管理問題探析

1.1 人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

一些單位的人事部門忽視了廣大普通干部職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少，從而導(dǎo)致人事檔案收集范圍窄，不夠全面，不能充分體現(xiàn)員工的整體特點(diǎn)及面貌。人事檔案具有動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)，然而，一些單位的人事部門卻不注意及時(shí)補(bǔ)充新材料，缺乏反映最近的業(yè)務(wù)工作進(jìn)展及崗位責(zé)任制執(zhí)行情況。真實(shí)性是人事檔案的生命，一些單位的人事部門在審查材料時(shí)，把關(guān)不嚴(yán)，使一些虛假材料順利地進(jìn)入個(gè)人檔案，導(dǎo)致檔案內(nèi)容失真。由于這些原因?qū)е庐?dāng)今人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。

1.2 人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重，“無頭檔案”增多

人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動(dòng)長期不通知人事檔案管理部門，或工作機(jī)構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明等原因?qū)е聠T主管機(jī)關(guān)變動(dòng)與檔案的流動(dòng)未同步進(jìn)行。工作調(diào)動(dòng)的不合理行以及人事干部的疏忽，以及收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度的嚴(yán)格性不足。

1.3 人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢

管理體制上實(shí)行多頭管理，縣級(jí)以下機(jī)構(gòu)的人事檔案歸多頭管理，隸屬混亂，人事檔案管理與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)關(guān)系疏遠(yuǎn)，處于分離狀態(tài)。這些現(xiàn)狀與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制條件下人事政策制度不適應(yīng)。

1.4 人事檔案管理方式陳舊，手段落后

由于機(jī)構(gòu)改組，人事任免制度改革，人才流動(dòng)日益頻繁，人事管理日趨復(fù)雜，工作量也大為增加，但目前，許多單位的人事檔案管理仍停留在手工操作階段，工作效率十分低下，已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。一些單位雖然利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，但由于軟件開發(fā)跟不上，管理人員素質(zhì)低，難以正確使用計(jì)算機(jī)，甚至只能把計(jì)算機(jī)當(dāng)作高檔打字機(jī)使用，自然效果并不顯著。更多的小型基層單位，由于經(jīng)費(fèi)投入不夠，人事檔案的現(xiàn)代化管理基本沒有起步。

2 對策與建議

2.1 努力提高人事檔案材料的質(zhì)量

強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，沒有從思想上真正認(rèn)識(shí)人事檔案及其工作的重要性。因此，增強(qiáng)組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，是解決當(dāng)前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。

健全并貫徹各種規(guī)章制度，提高檔案工作質(zhì)量水平。建立和健全各種規(guī)章制度是人事檔案工作實(shí)行依法管理的基礎(chǔ)。人事檔案工作應(yīng)遵守《檔案法》，制定本單位的人事檔案收集歸檔補(bǔ)充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、整理規(guī)劃保管保密制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度

落實(shí)《干部檔案工作條例》，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明確檔案管理范圍。在工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)和大中專畢業(yè)生分配的檔案傳遞過程中，必須按照規(guī)定，有一定的時(shí)間觀念，做到及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞到所去單位所在的縣（市）組織人事檔案管理部門，嚴(yán)格禁止有章不循，有法不依，把檔案亂投亂放的不良現(xiàn)象。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，必須按照《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。檔案接收人員在驗(yàn)收時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清。檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，必須嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴(yán)禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。

2.3 建立符合時(shí)代要求的人事檔案管理體制

加強(qiáng)人事檔案的集中統(tǒng)一管理。為了節(jié)省人力物力，提高管理水平，防止部分單位之間相互推誘扯皮，而且便于社會(huì)利用，提高利用效率，就應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部轉(zhuǎn)崗分流的人事政策、全員聘任制的情況，打破原來各級(jí)各部門都管人事檔案的舊管理體制，實(shí)行相對集中統(tǒng)一管理的體制。

改管理分級(jí)過細(xì)為管理適度分級(jí)或不分級(jí)。根據(jù)人事檔案管理工作的具體情況具體問題具體分析。黨政機(jī)構(gòu)人事檔案管理應(yīng)適度分級(jí)，企事業(yè)單位人事檔案管理可以不分級(jí)，高等學(xué)校由于其人事檔案內(nèi)容大體都是相同的，職稱也不是終身制的，因此其人事檔案也可以不分行政管理人員、講師、副教授、教授、普通教師、科研人員等。也可以考慮建立一個(gè)高校系統(tǒng)的人事檔案管理中心。

2.4 加強(qiáng)人事檔案的 “三化” 進(jìn)程

人事檔案的 “三化” 是指人事檔案管理的現(xiàn)代化、 規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時(shí)代的必經(jīng)之路，是新形勢下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進(jìn)一步研究人事檔案的數(shù)字化、 數(shù)據(jù)庫建立、 管理系統(tǒng)研發(fā)、 信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等核心問題。規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統(tǒng)一、 裝訂不整齊、 書寫不規(guī)范、 管理不規(guī)范等現(xiàn)象還比較突出。因此，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，已成為迫切需要解決的重要問題。另外，標(biāo)準(zhǔn)化也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要基石。加強(qiáng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究，特別是要加強(qiáng)人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、 格案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

2.5 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的對策

人事檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的手段，是一個(gè)極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有充分提高這個(gè)手段的科學(xué)性、高效性和超前性，才能穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。

加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化。按照《中組部全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)原則和規(guī)范》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，各部門要增加人事檔案信息化建設(shè)的投入，加快人事檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。同時(shí)，要各人事檔案管理部門要統(tǒng)一開發(fā)一套功能強(qiáng)大，格式統(tǒng)一的信息系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本要求。建立完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)必須規(guī)范，國家人事主管部門應(yīng)會(huì)同檔案業(yè)務(wù)主管部門制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并組織實(shí)施。

2.6 培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才

人事檔案信息化建設(shè)水平的高低，一方面取決于其所應(yīng)用的信息技術(shù)水平的高低。另一方面又取決于開發(fā)利用信息技術(shù)的管理者水平的高低。加速人事檔案信息化管理，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，是信息時(shí)代發(fā)展的要求。因此，各檔案管理部門既要重視對原有管檔人員的培訓(xùn)和提高，又要大量吸收那些既懂檔案專業(yè)又懂計(jì)算機(jī)管理、熟知法律法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，為實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

3 結(jié)束語

通過國家人事檔案相應(yīng)政策的制定和人事檔案工作者！檔案研究人員的努力。一定能夠改變現(xiàn)階段人事檔案工作中存在的問題，建立適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的人事檔案管理模式、管理方法，更好地發(fā)揮人事檔案的作用，更好地服務(wù)于社會(huì)。

作者簡介

羅凱，男，濱州市沾化區(qū)，從事人事檔案管理工作。