實施文檔一體化管理 推進高校檔案信息化建設

楊培決

摘 要：信息技術的發展為高校檔案信息化建設提供了技術保障。高校推行文檔一體化管理與檔案信息化建設是社會發展的客觀需求，能夠提升檔案管理成效，可以實現信息資源的共享。我們要采取科學的管理措施，通過提升檔案管理工作人員素質、提高檔案管理工作自動化程度等，促進高校檔案信息化建設。

關鍵詞：文檔一體化 高校 檔案信息化

在信息技術水平高速發展的時代中，信息技術成為影響人們生活與生產的重要手段，隨著網絡的日益普及，利用信息技術進行管理工作，更為有效地推動了我國檔案工作的發展。從高校的角度來看，檔案管理工作直接影響著高校文化水平的建設，網絡技術的發展為檔案信息化的實施奠定了堅實的基礎。實施文檔一體化管理，不僅是促進高校檔案信息化建設的重要手段，也是提升檔案管理成效的渠道之一。

一、高校檔案信息化建設工作的含義

所謂高校檔案信息化建設，就是應用相關的信息技術管理檔案、開發資源的措施，將檔案管理工作與現代信息技術有機結合起來，不僅成為一種提升高校檔案管理工作有效性的重要途徑，還能夠促進文檔管理工作的信息化發展，在提升信息利用的公平性方面也有著積極影響。就目前來看，檔案信息化建設分為計算機管理階段與電子檔案管理階段，對于以前的資料，可以統一采用計算機錄入、儲存，讓檔案管理水平邁入新的臺階。

二、推行文檔一體化管理與檔案信息化建設的意義

檔案一體化與信息化建設，對于高校開展檔案管理工作極為重要，兩者之間具有相輔相成的關系，可以在相互促進中不斷融合與發展。具體地講，檔案管理信息化和一體化的意義主要表現為以下幾個方面。

1.推行文檔一體化管理是社會發展的客觀需求

高校擴招，畢業生就業形勢越來越嚴峻，實施文檔一體化管理能夠將學生的相關信息統一放置在管理平臺上，用人單位可以隨時隨地地查詢到學生的成績、獲獎紀錄、特長等等，這能夠讓用人單位對學生有更加全面的了解，為學生提供了更多的就業機會。同時，在實施檔案一體化之后，各項信息都實現了共享，學生可以通過網絡獲取自己需要的學習資源，為學生的學習提供了極大的便利。

2.能夠提升檔案管理成效

高校的檔案是多種多樣的，對該種檔案采用傳統管理模式是難以達到理想的效果的，與現代化社會也并不適應，而實施文檔一體化管理模式能夠讓檔案工作者利用信息技術管理文件與檔案，可以有效提升檔案管理工作的成效。

3.可以實現信息資源的共享

在歷史遺留因素的影響下，很多高校都采取封閉的管理模式管理檔案，這顯然與現代化社會不符。將信息化技術應用在高校檔案信息化建設工作中，能夠科學分配資源，為不同類型的受眾提供信息支持，有效實現信息資源的共享。

三、實施文檔一體化管理，提升高校檔案信息化建設的措施

1.促進文檔管理的規范化發展

實施文檔一體化管理可以加強檔案與文件之間的聯系，將其綜合起來，設置在一個系統之中，這兩類檔案是可以相互影響的，也是文件誕生的過程。文件管理工作直接影響著檔案管理工作的成效，考慮到這一因素，必須要采取科學的措施促進文檔管理工作的規范化發展，揭示出文檔的內涵，推進檔案信息化建設工作的發展。

2.制定完善的管理規范

要利用文檔一體化管理工作提升高校檔案信息化建設效果，必須要投入一定的人力、物力和財力，系統的建設工作非常復雜，檔案管理部門需要加強管理，制定出完善的管理規范，保障各項數據的規范化。同時，在采購相關的辦公用品時，必須要嚴格遵循國家的規定，對文件進行科學的分類。

此外，高校管理人員也要定期組織培訓，讓檔案工作者能夠對檔案管理工作產生更加深刻的認知，提升他們工作的自覺性，全面掌握檔案管理的相關技術，而高校管理人員需要對此進行全面的管控，把握好檔案管理工作的發展方向。

3.建立起統一的管理機構

文檔與檔案息息相關，兩者之間有著密切的聯系，從本質上而言，文檔與檔案的內容、主題并無顯著差異，區別僅僅是范圍與時間。為了實現文檔一體化管理，高校內部需要建立起統一的管理機構，發揮出組織管理的優勢，對各項檔案進行全面的監督和考察，并明確不同職能部門的職責，各司其職地提升高校檔案信息化建設工作的成效。

4.對管理軟件進行系統規劃

很多高校檔案部門的軟件與其他部門的軟件不能兼容，嚴重影響了檔案作用的發揮，鑒于此，需要對管理軟件進行統籌規劃，樹立起全盤管理理念，考慮到文檔一體化的各項問題。智能性高、應用性強的軟件系統，讓文件與檔案可以在內部便捷傳輸和調用，這也是實施檔案一體化發展的前提條件之一。此外，還需要根據高校內部不同部門的職責制定檔案保管方式與期限，統一標引與著錄。

5.提升辦公自動化程度

在各個高校中，網絡已經在財務、人事、科研、教學等各個工作中得到了廣泛的應用，有效提升了工作質量與工作效率，文件與檔案也不再是過去單一的文字形式了，檔案的數量、種類變得越來越豐富，利用范圍也得到了極大的擴展，可以滿足不同類型用戶的需求。利用辦公自動化系統能夠有效避免重復工作，只要利用網絡，就能夠調用檔案，這可以滿足各個職能部門的需求，節約了大量的辦公時間。未來，需要進一步提升辦公自動化程度，讓檔案信息化建設工作可以邁上新的臺階。

6.增加設備與技術的投入

高校檔案信息的建設工作離不開設備和技術的支持，為此，高校需要為檔案管理部門配備好專業的管理人員與技術，同時，高校還需要引入先進的管理設備，邀請專業人士來校培訓，讓各個部門的工作人員都可以明白實施文檔一體化管理工作的意義，為高校檔案信息化建設工作提供堅實的保障。在條件許可的情況下，可以引入一些高素質的管理人才，提升整個檔案管理部門的工作成效。

7.檔案工作者要具有安全意識

文檔在使用的過程中常常會出現黑客攻擊、病毒攻擊、丟失以及泄密的問題，作為檔案工作者，必須要具有安全意識，對文件進行分級，合理應用加密技術。對于重要的文檔，需要儲存在專門的儲存器中。對于歸檔的載體需要進行安全處理，避免出現劃傷、擦傷的問題。此外，為了保障檔案的完整，在儲存初期，需要采用電子文檔與紙質文件相結合的儲存方式，在電子文檔確認無誤并處于安全階段后，再銷毀紙質文件。

四、小結

總而言之，檔案信息是高校的重要資源，在信息社會下，如果再采用傳統的檔案管理模式，無法適應社會發展，也難以滿足人們對于檔案的需求，實施檔案一體化管理模式勢在必行。采用該種模式既能夠最大限度地提升檔案利用度，讓檔案發揮出應有的作用，還可以間接推動高校文化建設工作的開展，節約管理成本，提升檔案管理工作的規范化。目前，我國高校文檔一體化工作的開展還存在一些問題，為了解決這一問題，必須轉變檔案管理者的思想觀念，加強設備與技術的投入，從各個角度促進檔案信息化建設工作。

參考文獻：

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（作者單位：山東理工職業學院航空航海學院）