淺談民辦高校報銷現狀及網絡報銷的必要性

裴茂偉

隨著民辦高校辦學規模的不斷擴大，傳統的以紙化報銷單為介質的費用報銷模式暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大的問題日趨嚴重。此外，在財務精細化管理的要求，財務管理也發生了重大革新，一個網絡財務時代已經到來。網絡化財務管理把財務管理從財務部門內部擴展到全校園，在預算、成本、報銷等諸多方面掀起了一次財務革命。

民辦高校自籌經費、自主辦學、受市場調節明顯的特性日益凸現，部分民辦高校出現多校區管理模式。教育教學科研、實驗室建設、基礎設施建設等資金來源渠道也向多元化發展，致使財務管理工作量成倍增加，高校財務管理工作日益復雜化、多元化。而民辦高校巨大工作量與有限的財務人員形成了尖銳的矛盾。從而出現“報賬難”現象，并日趨凸顯，業已成為民辦高校普遍存在的問題。

通過多年的高校財務工作經驗和對多所高校財務報賬實地考察和研究，發現當前民辦高校產生“報賬難”問題的原因主要由以下幾點：

1、財務人員配備不足情況下的業務量增加。民辦高校辦學規模的擴大使得財務新業務不斷增加，財務人員日常核算量越來越多，難度和復雜度也越來越大，相反在民辦高校注重成本核算的辦學歷程中財務人員并沒有隨著服務對象和服務業務的增加而成比例增加，財務人員和服務人數的嚴重不匹配，勢必會造成一人多崗或一人多任務的狀況，這些因素使民辦高校在報銷過程中出現“報賬難”。

2、財務信息管理和宣傳有限，學校報銷人員缺乏財務專業知識和報銷常識。雖然大多數民辦高校財務處利用數字化校園網絡等信息平臺將一些政策和相應報賬流程公布在學校的網站上，但高校教職員工平時忙于教研，很少去了解與財務有關的詳細信息，加之與報銷相關的業務均具有較強的財務專業性，有些老師鑒于此更沒有興趣去學習和了解，這些原因在一定程度上就會造成報銷不順暢。

3、報賬簽字審批環節繁瑣。民辦高校實行的是校長“一支筆”審批制度，每筆報銷業務無論金額大小都需要經過主管領導簽字后報校長簽字后方可完成報銷流程，教職工到財務處報賬前，要先找相關部門領導簽字，再由校長審批會簽。但高校領導和校長一般事務繁忙，經常出現出差不在單位的現象，這就造成了報銷單據的積壓而不能及時完成會簽，往往在一筆報銷簽字過程中耗費了教職工太多時間，使民辦高校在報銷過程中出現“報賬難”。

4、報賬季節性強，年底集中性現象嚴重。高校報賬具有特殊性，除了日常職能部門和教職工的報賬業務外，科研項目結題、購置辦公用品清帳、質保金退費、學生實習等導致年底報賬業務特別集中。大量的報銷業務無疑會出現擁擠排隊等候的現象。這種現象也表現出了“報賬難”。

高校財務的會計監督與核算作為高校財務的基礎性工作，其承擔著越來越重的任務。面臨著許多新的挑戰，高校財務報銷作為財務管理最前端的工作之一，在報銷工作政策性強、工作量大、業務復雜和手續繁瑣等實際情況下，如何始終保持經濟核算的客觀性、準確性和及時性，并積極突破傳統財務報賬工作的弊端和不足，有效提升財務管理工作的效率和效果，是當前需要積極探索和實踐的重要工作之一。為解決“報賬難”問題部分民辦高校先后嘗試實行了排隊叫號系統、無現金報賬制、建立綠色通道報賬、網上預約報賬。這些措施的實行雖然在一定程度上提高了報銷效率，減少了報銷簽字時間，但并未從根本上解決當今民辦高校報銷難的問題。

鑒于以上問題及分析我認為進行網上報銷的推廣與實施迫在眉睫，是解決“報賬難”問題最有效的辦法。

網上報賬是指高校依托發達的網絡技術，借助數字化校園和一卡通網絡平臺，在財務報銷過程中通過互聯網、財務軟件、網上銀行支付系統的無縫隙對接，報賬人通過財務報銷系統輸入報銷基礎信息，然后通過網絡實現各級各類審批的目的。網上報銷真正突破時間和空間限制，高校推行網上報賬系統的必要性主要體現在：

1、規范報銷業務流程。通過在網上報銷系統中設置審批流程、審批權限等控制點，規范單據的審批流程和領導的審批權限，使不符合流程和審批權限的業務不能提交，每一個數據流在流轉至下一個節點時必須是規定的人員電子簽字之后才能流轉，這樣就使原本用規章制度約束報銷流程直接轉化為固定的格式，使報銷流程更加規范化，從而在一定意義上也簡化財務人員的審核工作量，同時加強單位的內部控制。

2、報銷突破地域和時間的限制，有利于提高企業的財務服務質量，有效解決了財務處的排隊狀況，節省教職工時間。傳統的報銷模式由于同一時間到財務處辦理報銷業務的師生過多，時常導致排隊等待狀況。實行網上報銷后，在網絡允許的情況下隨時隨地進行網上報銷，領導也可以在具備網路的情況下隨時會簽，會簽結束后報銷人員根據自己的實際工作情況更有利于合理安排時間進行原始發票的交送。財務部門通過網絡集中審核報銷業務后，原本多校區安排財務人員辦公帶來的如財務人員數量緊張、業務量分配等問題可以得到緩解，同時電子數據比紙質數據更準確，更好管理。

3、財務人員從繁瑣的錄入工作中解放出來，提高工作效率。報銷人員根據授權進入預約系統后，報銷人員按提示準確錄入相關信息，如：報銷內容、金額及單據張數等，系統根據初始化信息自動一一對應財務管理軟件中的科目類別，待票據審核無誤后付款或網銀后，報銷業務也隨之結束，相關數據直接傳入財務管理軟件并自動生成記賬憑證。從而使財務人員從低效、繁瑣的重復勞動中解放出來，有效地實現財務工作由核算型向管理型的轉變。整個過程科學合理，很多程度上緩解了高校“報賬難”的矛盾。

網上報銷系統以學院的成本控制作為工作目的，從費用申請、報銷單的填寫、報銷單審批、項目管理、預算管理等部分，實現報銷管理過程的信息化，最終實現依托互聯網在線完成對報銷單的審批，以及對部分預算的管理和控制，實現與財務系統以及網上銀行的銜接。基于民辦高校迅速發展給財務處管理和規范帶來的壓力和挑戰，民辦高校財務報銷工作只有依托目前建設的財務管理系統及校園化校園網絡平臺，實施網上報銷系統來進一步提高工作效率，改善服務質量。真正意義上使網上報銷突破時間和空間限制，提高報銷工作效率。