高校物資采購招標效果的探索與實踐

柴曉玲

(西安交通大學 采購與招標管理辦公室, 陜西 西安 710049)

資產管理

高校物資采購招標效果的探索與實踐

柴曉玲

(西安交通大學 采購與招標管理辦公室, 陜西 西安 710049)

高校物資采購實行政府采購制度以來,通過結合5種采購方式取得了良好的招標效果,保證設備使用效益的同時有效節省了財政資金。結合西安交通大學物資招標采購業務流程,分析影響招標采購效果的因素,并指出目前評標方式中存在的問題,通過比較幾種常見的評標方法,提出了適合高校公開招標的新的評標方式。

高校物資采購； 招標效果； 評標方式

我國高等學校從2003年開始全面實行政府采購制度至今已有12個年頭。近年來,對于目標為建設世界一流大學的高校,科研能力和水平進一步提升,相應的物資設備采購數量增多,其質量、到貨時間及質保期等也日漸成為評標專家和項目單位關注的綜合因素,而不是單純地以物資設備的價格作為評標依據。政府采購應采用法定的5種方式進行。其中,公開招標應作為政府采購的主要方式[1]。但是,由于高校物資采購具有資金渠道來源廣泛、技術指標復雜、時間緊、任務重等特點[2],如何利用好5種采購方式,采用科學合理的評標方式,最大限度提高財政資金使用效益,是擺在高校采購人員面前的一項重大課題。

1 招標采購基本業務流程

西安交通大學采購管理信息系統招標流程如下[3]：在系統流程中,參與招標的各方(含供應商)均需在采購管理信息系統中實名注冊；所有招標項目一律在網上進行公示,并按程序接受公司報名及安排招標會議；在學校貨物采購項目實踐中,專用設備或服務預算金額大于120萬元和通用設備預算金額大于20萬元的,均需在學校官網和部門網頁上發布招標公告,并標明資質預審要求,在公示期內接受不特定的供應商報名,如符合報名條件的公司在3家及以上,按程序進行公開招標；若公示期滿報名公司不足3家的,則由采購部門組織相關領域專家從設備性價比、是否只有唯一供應商或是否屬于原先購買設備后續配件等方面進行論證,論證通過的項目,最后經政府采購領導小組批準,進行競爭性談判、議標或直接采購；未通過的項目,則需由項目單位重新調研論證,經重新公告后再行招標。具體招標流程見圖1。

圖1 西安交通大學招標流程圖

2 招標采購效果分析

2.1 采購方式對資金節約率的影響

在政府采購所適用的5種采購方式中,高校物資采購最常采用的是公開招標、邀請招標、競爭性談判和單一來源采購4種方式。表1中統計了西安交通大學近5年來4種不同采購方式的資金節約率情況。

表1 不同采購方式的資金節約率 %

表1中的數據統計顯示,公開招標資金節約率最為明顯,5年來的資金節約率平均達到12.47%。表明公開招標競爭充分,招標效果良好。此外,由于公開招標采用多渠道發布招標公告的方式,對招標過程中的不正當交易行為可起到較強的抵制作用[4]。邀請招標針對技術指標復雜,專業性強,需要在較短時間內完成采購任務的項目,一般要求項目單位推薦3家及以上的供應商,邀請其參與投標。公開招標的貨物、服務采購項目,當符合招標文件要求的供應商只有2家時,采購人經同級財政部門同意后可與該2家供應商進行競爭性談判[5]。這2種招標方式都是針對一定范圍內的供應商進行的,項目通常具有專業性強、招標時間緊迫、潛在供應商有限等特點,因此雖然也在一定程度上節省了資金,但競爭效果不如公開招標明顯。單一來源采購是指采購人從某一特定供應商處采購貨物、工程或服務的采購方式[6]。正因為采購來源單一,只能從唯一供應商處采購,所以招標效果最差,5年資金節約率平均僅有2.85%。盡管目前采取多輪談判的方式,其過程仍相當艱難,降價幅度也十分有限,且耗費了大量的時間和人力物力。因此就提高資金使用效益而言,應嚴格控制單一來源采購的數量和范圍。

2.2 物資類別對資金節約率的影響

在政府采購過程中,還可按照品目對采購類別進行劃分,即可分為通用設備和專用設備兩大類。通用設備又可細分為計算機、服務器、網絡設備、家具等,專用設備則更加復雜,從大類上可分為醫學生物類、化學類、物理類、材料分析類和機械加工類等。

表2是一般通用設備近5年來細化分類下的資金節約率情況。可以看出,在計算機招標采購中,要考慮的評標因素很多,包括計算機性能指標、價格、品牌、代理商信譽、保修期、售后服務等[7],許多知名廠商授權唯一代理商參與投標,導致參與投標的供應商較少,有時甚至公示期滿只有3家公司前來應標。由于市場價格公開,投標現場報價往往與采購預算相近,使公開招標的效果差強人意。

表2 一般通用設備的資金節約率 %

服務器及網絡設備采購的數量、質量和規模體現了一所高校的網絡化、信息化和現代化服務水平,在每年的招標采購規模中均占有一定比例。這類設備的特點是集成化程度高,功能模塊之間協調性強,軟硬件部分有時需分標段采購,交貨期短,售后服務要求高。雖然如此,由于各模塊之間涉及外購件及人員開發費用,利潤較高,投標供應商較多,競爭比較充分,往往能達到較好的招標效果。

家具通用性強,高校政府采購以辦公家具為主。其特點為潛在供應商多,產品質量參差不齊,售后服務差別較大,競爭非常激烈。近5年的公開招標情況顯示,家具采購已從單純追求低價中標轉變為選擇價格合理、環保性能高、五金件質優、售后服務及時到位的供應商中標,近3年來的資金節約率平均為4.48%。

圖書是高校政府采購中較為特殊的一類品目,在整個評標過程中,圖書折扣是一個硬性的指標[8],供應商的編目數據、到書率、貨期、服務等則是更為重要的評標依據。近幾年來,圖書招標均抽取校內外圖書館、出版行業的專家進行評審,以確保圖書采購質量。

3 物資采購評標中存在的問題

要取得良好的招標效果,招標程序和評標方式起到非常關鍵的作用,也是最受招標各方關注的部分。目前,我校貨物類的評標方式為二次報價綜合評標法。即學校的評標由專家組負責,按照綜合評標法評審,投票決定中標商,當場宣布中標結果。綜合評標法即綜合商務、技術、價格等因素,商務、技術均滿足標書要求時,以“儀器設備的性價比加綜合因素”作為綜合評估的依據,綜合評估最優者中標[9]。經過多年實踐,證明二次報價綜合評標法適合我校物資采購實際,特別是對于技術指標復雜的專業設備和集成系統,經前期調研可以充分了解各供應商提供產品的性能,開標現場的2次秘密報價又可在逐一詢標的基礎上形成進一步競爭,爭取到更優惠的價格、更多的配件和更好的服務。但是對于一些公開招標的采購項目,由于技術指標相對固定、通用性強,二次報價綜合評標法作為一種定性評價方法,評標結果不夠客觀,開標現場部分供應商的一次報價水分較大,簡單地投票表決也容易受到各種非正常因素的影響,引起供應商的質疑和投訴。

4 高校政府采購評標方法探究

《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》規定,貨物、服務招標采購的評標方法分為最低評標價法、綜合評分法和性價比法。在此基礎上,又衍生出一些新的評標方法。具體如下:

(1) 最低評標價法。是指以價格為主要因素確定中標候選供應商的評標方法,價格以外的因素折算成貨幣或給予相應的加權計算,以確定最低評標價。該方法只適用于預算較低,通用標準、質量、性能等各方面都容易進行比較的招標項目,評價指標單一,不能達到較好的經濟效益。

(2) 綜合評分法。是指在最大限度滿足招標文件實質性要求的前提下,對各項因素進行綜合評審后,以評標總得分最高的作為中標供應商的評標方法。綜合評分的主要因素包括價格、對招標文件的響應程度、技術、信譽、業績、售后服務,以及相應的權重等。

(3) 性價比法。是指按照要求對投標文件進行評審后,計算出每個投標供應商除價格以外的各項評分因素的匯總得分,除以投標總報價,以商數最高的為中標供應商的評標方法。實際操作中,按商數得分由高到低順序排列。商數得分相同的,按投標報價由低到高順序排列。商數得分與投標報價均相同的,按技術指標優劣順序排列。

(4) 層次分析法。是指將復雜的多目標決策問題作為一個系統,將目標分為多個目標或準則,進而分解為多指標的若干層次,通過定性指標模糊量化方法算出層次單排序和總排序。具體應用到評標中,可使評價指標的權重客觀化、合理化,但需合理選擇評價指標,若指標過多,則權重難以確定。

(5) 灰色關聯度法。可將評標看作一個灰色系統,將評價指標原始數據進行標準化處理后,每個評價指標的最優值組成參考數列,投標人各評價指標的實際得分值作為比較數列,計算出各指標,得到比較數列對參考數列的關聯系數,最后求出關聯度,根據關聯度的大小對投標供應商進行排序[10]。

5 具體評標思路與方法

高校貨物類公開招標規模大,項目復雜,各評標因素之間容易相互影響,界限往往比較模糊,在這種情況下,上述的幾種常用的評標方式就可能出現誤差大、評標的信度和效度不可靠等問題,難以系統評判投標方案的優劣[11]。此時,運用模糊數學綜合評判理論構建的模糊評標法,以采購項目的綜合效益最大化為目標,可解決受綜合因素影響的采購項目的評標問題。具體思路如下:

假定共有m個投標方案,每個方案有n個評標因素,則評標的決策矩陣可表示如下:

(1)

Xij表示第i個方案第j個屬性的打分值。對每位參與評標的專家確定權重系數,專家打分采用十分制,根據每位專家針對各項指標的打分值及專家所占權重,計算決策矩陣的值。

各評標因素之間確定權重關系W=[W1W2…Wn],并對決策矩陣進行無量綱化處理,得到矩陣Yij。之后,選出正理想解Y+和負理想解Y-,根據式(2)、式(3)確定各投標方案的最優距離D+和最劣距離D-。

(2)

(3)

式(4)計算相對接近程度Ci,其值在0與1之間,越接近1,則表示投標方案越接近最優水平[12],可照此方法依次確定中標候選供應商。

(4)

采用模糊評標法,需根據項目類別在招標文件中明確各評標因素和權重。同時,抽取的評委應兼顧技術、經濟等各方面,并合理分配打分權重,確保打分科學公正。

6 結束語

高校物資采購需要兼顧經濟效益、使用效益、環境效益等各方面因素,采購招標效果并不僅僅表現在資金節約率上,而是需要平衡項目單位、采購單位、供應商等各方面利益,從而真正做到政府采購的公平、公正、公開。這其中科學、合理的評標辦法是產生合理評標結果的前提,也是減少評標爭議的保證。基于數學模型提出的模糊評標法可有效解決公開招標項目中主觀性強、評標結果不夠客觀的缺陷,應用于評標過程中,可取得良好可信的招標效果。

References)

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[8] 馬啟花. 圖書招標方式下高校圖書館圖書采訪質量保障策略[J]. 圖書館,2009(5):103-105.

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[11] 潘斌,張得讓. 政府采購招標項目評標方法：基于模糊數學綜合評判分析法[J]. 系統工程,2007,25(2):97-100.

[12] 李俏. 基于TOPSIS的政府采購招標項目評標方法[J]. 工業技術經濟,2008,27(7):143-144.

Exploration and practice of material procurement and tender effect in colleges and universities

Chai Xiaoling

(Bidding and Purchasing Management Office,Xi’an Jiaotong University,Xi’an 710049,China)

Since the college material purchase follows the government procurement system,it improves the efficiency in the use rate of equipment and saves the financial capital,which uses five procurement methods to get a good bidding result. Compared with the materials for bidding flow chart,this paper presents a new evaluation of bid way fitting for the college open tender through comparison of some common evaluation of bid ways,which analyzes the influencing factor of purchasing result and proposes some existent problems in the evaluation of bid way.

college material purchase; bidding effect; evaluation of bid way

2015- 02- 27

柴曉玲(1988—)，女，江蘇徐州，碩士，職員，主要研究方向為實驗室儀器設備招標、管理與項目研究.

E-mail：xlchai@mail.xjtu.edu.cn

F252.2

A

1002-4956(2015)10- 0254- 03