檔案信息資源開(kāi)發(fā)的影響因素及其對(duì)策

李美玲

摘要：文章從各個(gè)方面闡明了檔案信息資源的重要性及存在的一些問(wèn)題和解決的方法。對(duì)于檔案資源，要充分地整合資源，科學(xué)地開(kāi)發(fā)利用，盡可能地讓檔案的價(jià)值得到最大的利用；檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用作為檔案工作的一個(gè)環(huán)節(jié)起著舉足輕重的作用，直接影響著檔案工作的效益。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源開(kāi)發(fā)；檔案資源；檔案管理人員；電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù) 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G273 文章編號(hào)：1009-2374（2015）15-0185-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.15.096

在社會(huì)迅速發(fā)展的同時(shí)，人們正在走向科技創(chuàng)新化、知識(shí)經(jīng)濟(jì)化、信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化，由于傳統(tǒng)的檔案利用方式管理模式與現(xiàn)如今社會(huì)的管理模式不同，因此應(yīng)當(dāng)在原有管理模式上進(jìn)行改進(jìn)，從而檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用成為了迫需解決、影響重大的問(wèn)題。

1 檔案信息資源開(kāi)發(fā)的影響因素分析

在社會(huì)主義社會(huì)的制度下，檔案信息資源管理模式的發(fā)展受到一些不利的影響發(fā)展的制約條件，如市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式、政府的制約、管理模式等方面，檔案管理內(nèi)部也存在一些問(wèn)題，對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用來(lái)說(shuō)，它是管理模式信息化的核心，已在認(rèn)識(shí)上被廣為接受，但僅僅停留在理念層面，國(guó)家并未出臺(tái)針對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)利用的專項(xiàng)規(guī)劃。另外，檔案信息資源在內(nèi)部管理過(guò)程中并未形成一種系統(tǒng)化工程模式，信息化最難的不是規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)工程，而是規(guī)劃信息資源。在工作與生活中很多方面的因素都有可能導(dǎo)致檔案管理部門(mén)的管理方式落后，在操作使用中無(wú)法體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，造成信息資源的時(shí)效滯后及信息源匱乏、浪費(fèi)等現(xiàn)象。

2 針對(duì)檔案信息資源管理的前期對(duì)策

在檔案信息資源的儲(chǔ)存與發(fā)展過(guò)程中，科學(xué)合理的選擇是比較重要的，取消保存沒(méi)有或失去原有價(jià)值的一些檔案信息，針對(duì)重點(diǎn)檔案的保存和有效利用，從而來(lái)優(yōu)化館藏或者檔案的存儲(chǔ)，體現(xiàn)檔案人員的自身價(jià)值和拒絕無(wú)效勞動(dòng)，存在其中的主要問(wèn)題有：（1）在檔案價(jià)值的確定方面，是趨于保守或存在某些片面性，包括在指導(dǎo)思想上認(rèn)為目前檔案室的主要矛盾是有豐富檔案館室藏等的問(wèn)題；在豐富館藏與鑒定的關(guān)系上，重館藏而輕鑒定；有一些檔案工作人員怕錯(cuò)而產(chǎn)生畏懼情緒，銷(xiāo)而不毀，使緩期成為無(wú)期，現(xiàn)在的相關(guān)規(guī)定所產(chǎn)生的負(fù)面影響比較深遠(yuǎn)；（2）針對(duì)目前的檔案價(jià)值鑒定依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)有一定的局限性以及由于多種原因?qū)е碌臋n案價(jià)值鑒定范圍信息較窄，在鑒定過(guò)程中忽略檔案載體的壽命及其他方面的影響，決定了檔案中的檔案真?zhèn)舞b定問(wèn)題；（3）檔案信息資源具有很大的可開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，但需要科學(xué)的方法去管理，在檔案信息管理人員工作中，方方面面都要保持高度的正確性與合理性，在儲(chǔ)存上保持高調(diào)的一致性。同時(shí)，社會(huì)群眾的利用方法決定著檔案開(kāi)發(fā)利用的活動(dòng)規(guī)律和方式，用戶的使用體驗(yàn)也對(duì)檔案信息的發(fā)展有很大的促進(jìn)作用。

3 檔案信息資源中的重要工作及處理方法

現(xiàn)代化社會(huì)下，經(jīng)濟(jì)在推動(dòng)了各行各業(yè)的迅猛發(fā)展的同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)、活力、機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在新的形勢(shì)下，檔案工作對(duì)信息資源的重要性認(rèn)知已經(jīng)有所深化，但是對(duì)于如何有效地利用檔案信息資源，進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化配置并未引起重視，長(zhǎng)久以來(lái)檔案工作受傳統(tǒng)管理機(jī)制和陳舊觀念的嚴(yán)重影響，存在的管理模式及服務(wù)方法相對(duì)落后，而隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案信息管理已經(jīng)走向多元化。檔案信息資源的主要形式不再是“紙質(zhì)文獻(xiàn)”，更發(fā)展到利于檢索和貯存的數(shù)字信息化形式，與此同時(shí)也走向了現(xiàn)代自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的階段。

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是科學(xué)與合理的，檔案管理人員要充分意識(shí)到檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意義，某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案信息直接影響著各級(jí)部門(mén)的安定有序發(fā)展，從而使檔案信息資源的價(jià)值得到最大的體現(xiàn)；檔案信息資源管理人員的管理方法是做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的基礎(chǔ)，對(duì)于檔案信息資源的收集范圍，要做到全方位與多元化的收集，建立起縱向與橫向的工作模式，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要密切關(guān)注檔案信息資源的質(zhì)量，要對(duì)各級(jí)檔案信息資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，形成保質(zhì)保優(yōu)的檔案信息資源，使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用形成好的基礎(chǔ)，不然，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用就成了枯葉朽木。與此同時(shí)，更應(yīng)該提高檔案人員的綜合素養(yǎng)，在工作與學(xué)習(xí)中，要加強(qiáng)檔案人員的工作模式與工作方法，使工作人員形成良好的工作素質(zhì)。與此同時(shí)，工作人員還應(yīng)熟練地去掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案的分類方案，準(zhǔn)確劃分檔案的歸檔范圍和保管期限，并能獨(dú)立且正確地進(jìn)行有效管理，使整理出的檔案期限準(zhǔn)確，分類科學(xué)合理。

檔案人員在管理工作中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其傳承作用，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的政策與方針，從而使得每一位檔案管理人員明確檔案的歸檔范圍和保管期限，防止一些檔案工作人員更換過(guò)多，工作交接不及時(shí)，部門(mén)立卷制度不能很好地執(zhí)行。其中，檔案開(kāi)發(fā)利用人員不僅需具備傳統(tǒng)基本的檔案文獻(xiàn)的編研能力，即包括檔案信息資源的收集、整理、立卷、鑒定、校對(duì)及一些編述型檔案信息的撰寫(xiě)能力；此外，檔案信息工作人員還要了解一些電視廣播，報(bào)刊廣告中的重點(diǎn)信息以及相關(guān)的工程管理、圖形設(shè)計(jì)、電腦操作等技能。

從宏觀上講，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在某些時(shí)候會(huì)有一定的時(shí)序性，自然而然地需要檔案信息資源管理人員提高工作素質(zhì)，及時(shí)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，證明材料的獲取。檔案信息資源管理人員在工作中還應(yīng)加強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中相關(guān)資料的保存，為以后的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作做好基礎(chǔ)。

江澤民同志曾說(shuō)：“檔案有它的特點(diǎn)，就是平常不起眼，也不引人注目，但是，你一旦需要時(shí)，如果平時(shí)工作沒(méi)做好，臨渴掘井，則悔之晚矣。”因此，我國(guó)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的內(nèi)容重點(diǎn)應(yīng)放在以下四個(gè)方面：（1）促進(jìn)各級(jí)基礎(chǔ)檔案信息資源工作，特別是對(duì)于電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理；（2）對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的儲(chǔ)存是檔案信息數(shù)字化模式中重要的一方面，在形成電子檔案的過(guò)程中，檔案信息管理人員要對(duì)電子檔案信息的運(yùn)行，儲(chǔ)存和利用的整個(gè)過(guò)程來(lái)加以控制，使網(wǎng)絡(luò)檔案信息與記錄事物活動(dòng)的數(shù)據(jù)保持高調(diào)一致（包括背景信息元數(shù)據(jù)、文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)等），確保電子文件的保真性、完整性和正確性；（3）電子檔案信息資源的儲(chǔ)存為后續(xù)工作中的開(kāi)發(fā)利用奠定優(yōu)良的基礎(chǔ)；（4）檔案信息資源開(kāi)發(fā)的內(nèi)容應(yīng)集中在具有地方特色以及用戶需求大的兩種類型的檔案上，在工作中還應(yīng)加強(qiáng)稀少珍貴檔案的優(yōu)良管理和保護(hù)。但是，在信息化社會(huì)中電子檔案具有流動(dòng)性強(qiáng)和容易丟失等特點(diǎn)，其中的許多檔案信息管理問(wèn)題值得探究，如：電子檔案信息資源的收集與保存的具體標(biāo)準(zhǔn)有哪些方面？電子檔案信息資源的保存期限是多少？通過(guò)哪種科技手段來(lái)延長(zhǎng)網(wǎng)絡(luò)資源的壽命期限呢？

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在的社會(huì)，早已經(jīng)步入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)化時(shí)代，由于我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，在新的科技化、經(jīng)濟(jì)化時(shí)代中，各類的信息資源也成為了人們生活中必不可少的一部分，如在地方的政府和高校中的機(jī)構(gòu)預(yù)設(shè)、證書(shū)補(bǔ)發(fā)、地區(qū)建設(shè)、科研政策等方面。而檔案信息資源的管理也成為檔案工作的重中之重，在很多領(lǐng)域中檔案信息資源的開(kāi)發(fā)都有它或多或少的缺陷及現(xiàn)實(shí)性需求，這是我們需要共勉的。不論如何，檔案信息資源對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)的影響是很深遠(yuǎn)的。

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（責(zé)任編輯：王 波）endprint