推進學校檔案工作規范化標準化

檔案材料是學校在各項管理工作及教學教務等活動中直接或間接形成的具有考察價值的各種文字、圖標等不同形式的歷史記錄，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理等方面的文字材料，真實客觀的記錄了學校發展的歷程，是學校重要的信息資源、寶貴的財富，因此，加強學校檔案管理，促進檔案工作規范化、標準化目的時實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化，為學校在今后的工作中揚長避短、不斷前進提供重要的參考依據。

一、加強學校領導檔案意識、重視檔案工作

學校領導重視檔案工作，切實把檔案工作列入到領導的工作重點中，是做好學校檔案工作的前提。在具體的檔案資料工作中要有布置、有檢查，積極督導檔案員做好檔案工作，幫助解決實際問題。

加強硬件的建設。存放檔案必須有專門的庫房并設有專柜便于查找，做到科學管理、排列整齊。庫房經常通風、整潔干凈，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防塵、放光，確保安全和延長檔案壽命。

建立檔案的收集、報關、立卷歸檔和借閱制度，是檔案資料進出及時，各部門要積極參與配合，及時收集上交有關材料。

二、提升檔案員素質

學校檔案員認真聽取上級部門領導的指導，深入學習《檔案法》等相關法律法規，平時積極向相關部門收集相關資料；制定符合學校檔案特點的管理規定，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限、密級規定及檔案借閱手續；制定把收集到的各級文件資料歸類存放好，一學期或一學年歸一次檔，在檢查驗收時客觀全面展示學校工作；歸檔的文檔材料要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值、分類整理，立卷、案卷標題檢明確切。；及時將檔案信息提供給相關領導和部門，充分發揮檔案資料價值。

三、規范化、標準化工作程序和方法

全面普查案卷，去糟取精。將由于多年來未做全面的清查加之移交單位，劃分保管期限不準，導致存在許多重份或無查考價值的文件剔除，避免出現重復與低效率的情況。

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范清楚。

合理運用現代化科學技術，客服人工操作的落后性，不斷添置現代化的設備，如計算機檢索、檔案掃描等，使檔案工作實現現代化管理。

四、重視文書處理，夯實規范化基礎

文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關的工作環節，文書處理工作規范化、標準化的入口關，為檔案工作規范化、標準化提供堅實基礎。

（一）公文制發時檔案規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來，公文制發影響日后檔案的質量，在公文制發中就要注意解決好規范化、標準化問題。

首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。

二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。

三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

（二）堅持“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，是我國文書立卷歸檔工作的傳統，對推進檔案工作規范化、標準化、現代化起重要原則。

它要求在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

（三）提高案卷質量

案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。

因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。