淺談企業檔案管理工作的現狀及對策

摘 要 檔案不僅是企業跨越歷史的橋梁和知識信息資源，更是企業生產要素、無形資產的組成和權益的載體。本文就企業檔案管理工作的現狀進行分析，并建議性的提出對策。

關鍵詞 企業 檔案管理 現狀 對策

一、企業檔案管理工作的現狀

1、領導不夠重視

許多企業領導對檔案部門在企業中地位的認識不足，錯誤認為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業帶來直接的效益，純粹是只投入不產出的賠本買賣，看作可有可無。因此，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動力，即使在外界的宣傳和推動下做了一些工作，但還是虛與委蛇，流于形式。

2、機構極不穩定

相對企業其他部門來說，檔案工作人員薪酬較低，且流動頻繁；在企業的地位較低。每當企業進行體制改革時，檔案機構與人員往往成為首當其沖的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門，檔案工作者往往感到人微言輕、回天乏力，時常處于瀕臨下崗的焦慮之中。

3、人才流失嚴重

一些具有中高級專業技術職稱的檔案人員也不能享受相應職稱待遇，嚴重挫傷了他們的職業自豪感和工作積極性，致使他們被迫跳槽或另覓高枝，導致企業檔案管理缺乏穩定性和規范化，企業檔案管理水平的迅速下降。另外，有的企業即使配備了檔案人員，卻是屬于兼職性質，且大多不具備檔案方面的專業知識，缺乏足夠的支配權和資源，無穩定性可言。

4、實體管理受限

有的企業檔案管理還停留在傳統的手工管理階段，對電子文件的歸檔和管理失職和缺位，在企業信息化建設中已被逐步邊緣化。隨著企業信息化進程的不斷加快，一些企業紛紛建成、運行辦公自動化（OA）系統、ERP系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。使得企業在各項生產經營活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收管易逝流動的電子文件。

5、檔案信息化滯后

檔案是企業的主體信息和重要信息，企業信息化必須包括檔案信息化。有的企業的電子文件管理由信息中心負責，檔案部門沒有參與，以致企業電子文件沒有采取保真、保密、保長久等措施，面臨失散、失真、流失等危險。有的企業投入了大量資金對檔案進行數字化加工，但檔案信息系統不能很好地與企業的管理系統相銜接，檔案信息化建設的效果大打折扣。

二、企業檔案管理工作的對策

1、強化責任意識

要充分認識企業檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任；要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2、提高業務素質

一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，盡量少調整檔案管理人員，確保該隊伍的專業性。二要強化檔案業務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，以促進企業檔案工作健康、平衡發展。

3、規范檔案管理

一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三要規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

4、強化服務意識

一要提高科技含量。要積極應用企業檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構沿革、文件匯編等常規性編研材料的同時，主動了解單位工作動態，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，事后服務為超前服務。三要改進檔案服務措施。要研究利用工作的規律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

5、健全檔案信息化

當前，在企業檔案信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、OA辦公軟件等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現代化與企業信息化有機結合，同步發展。

三、結束語

綜上所述，企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作之一，為了規范檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發利用企業檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好的為企業的生產和發展服務。檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識、敢于創新、與企業發展同步，不斷促進企業檔案工作迅速的發展。

參考文獻：

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