淺議行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制

摘 要 事業(yè)單位的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都離不開經(jīng)濟(jì)合同，合同是事業(yè)單位與其他企業(yè)及事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)往來的紐帶。但就目前事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來看，合同管理依然有許多問題存在，本文針對這些問題進(jìn)行分析，并提出有效的解決措施。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 內(nèi)部控制 合同流程控制

一、我國事業(yè)單位合同管理現(xiàn)狀

1、管理者缺乏法律意識(shí)

目前，我國多數(shù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對合同管理的重視度偏低，且法律意識(shí)十分淡薄。部分領(lǐng)導(dǎo)者只有在合同糾紛發(fā)生時(shí)才意識(shí)到需要采用法律手段保護(hù)自身合法權(quán)益，未能做到從合同簽署初期就及時(shí)與相關(guān)法律人士聯(lián)系，咨詢相關(guān)信息，利用法律至始至終保護(hù)自身合法權(quán)益，從而有效規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。

2、合同管理人才匱乏

在事業(yè)單位中，合同管理工作對專業(yè)性及技術(shù)性的要求普遍較高，這就要求合同管理人員必須具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。這不僅需要擁有過硬的專業(yè)技能，對法律相關(guān)知識(shí)有充分的了解，還要懂經(jīng)濟(jì)，會(huì)管理，并能真正運(yùn)用到實(shí)際中。但就目前來看，事業(yè)單位合同管理嚴(yán)重缺乏此類綜合素養(yǎng)較強(qiáng)的人才。一方面，特定的專職人員少之又少；其次，現(xiàn)有的管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)的積累，致使合同管理水平難以提高。

3、合同流程管理缺乏控制

目前，事業(yè)單位存在多個(gè)部門擁有多個(gè)合同章的現(xiàn)象，很大程度加大了管理的難度。通常情況下，事業(yè)單位合同管理主要有兩大環(huán)節(jié)，分別是合同的簽訂環(huán)節(jié)與合同的履行環(huán)節(jié)，可具體到立項(xiàng)審批，市場調(diào)查，合同的起草、審查、簽訂、落實(shí)，結(jié)算款項(xiàng)以及合同糾紛的處理等。許多事業(yè)單位針對合同流程管理的銜接能力較弱，合同在簽訂前的市場調(diào)查工作管理不到位，在簽訂中的審查管理不給力以及簽訂后的落實(shí)監(jiān)督管理不具體。同時(shí)，合同簽訂后，未能建立專門的合同歸檔部門，未能完善合同簽訂全過程的監(jiān)督管理體系，導(dǎo)致合同后期管理工作舉步維艱。

二、事業(yè)單位強(qiáng)化合同管理的有效措施

1、增強(qiáng)法律保護(hù)意識(shí)

以往事業(yè)單位由于嚴(yán)重缺乏法律保護(hù)意識(shí)，對合同管理的重視程度較低，常常忽略了合同內(nèi)容及條款的嚴(yán)謹(jǐn)性，草率簽訂合同，導(dǎo)致合同糾紛發(fā)生后處理難度大，時(shí)常損害自身的利益，不能有效維護(hù)自身的合法權(quán)益。

因此，事業(yè)單位必須增強(qiáng)合同法律保護(hù)意識(shí)，制定合同的過程中必須嚴(yán)格審核其合法性、科學(xué)性及嚴(yán)密性，將可能產(chǎn)生的糾紛因素扼殺在搖籃里，確保合同正常履行。

2、大力培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

據(jù)調(diào)查顯示，目前我國多數(shù)事業(yè)單位嚴(yán)重缺乏專業(yè)型管理人才，合同管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低，很大程度降低了合同管理的難度，導(dǎo)致合同管理工作舉步維艱。因此，事業(yè)單位需要加大高素質(zhì)管理人才培養(yǎng)投入，開展形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)，多渠道強(qiáng)化法律宣傳，有效提高合同管理人員的法律意識(shí)與管理素養(yǎng)，貫徹落實(shí)績效考核制度，有效程度激發(fā)管理人員的工作積極性，有效提高合同管理的質(zhì)量，降低合同糾紛的發(fā)生率，減少事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)損失，從而促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)的發(fā)展。

3、強(qiáng)化合同準(zhǔn)備階段管理

首先，事業(yè)單位需要完善申請管理制度，明確合同必須走申請程序，規(guī)定只有申請成功的合同才能進(jìn)入后期的簽訂流程，嚴(yán)格要求合同與事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相符合。其次，任何一項(xiàng)合同的準(zhǔn)備階段都需對市場行情及該行業(yè)的相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)查，對潛在的合同主體是否符合合法性，是否具有履約能力以及資質(zhì)的信譽(yù)情況有充分的了解。在此基礎(chǔ)上，認(rèn)真分析整合相關(guān)信息，提取精髓，最后擬定好合同方案。然后，事業(yè)單位需要加強(qiáng)合同資金的全面預(yù)算管理，實(shí)現(xiàn)有效的成本監(jiān)控。最后，針對不同類型的合同，事業(yè)單位需要制定出相應(yīng)的合同規(guī)范，尤其要保證合同的公平性原則。與此同時(shí)，在進(jìn)行合同洽談之前需要主動(dòng)將自身擬定好的合同文本發(fā)給合作方，并爭取對方同意接受本方案，若有任何異議可通過談判環(huán)節(jié)協(xié)商確定。

4、強(qiáng)化合同簽訂階段管理

針對重大合同的簽署，事業(yè)單位需要組織審計(jì)處、紀(jì)委、財(cái)務(wù)處、法律部門等所有相關(guān)部門共同組建成談判小組，針對合同的主要條款展開討論、談判；在整個(gè)談判過程中，必須加強(qiáng)保密制度控制；同時(shí)，需要將談判過程與結(jié)果詳細(xì)的記錄下來，并保證其真實(shí)性。事業(yè)單位需要設(shè)立專門的合同歸口管理部門，配備專業(yè)的合同管理人員，且規(guī)定單位自身有且只有一個(gè)合同章，并全權(quán)交由合同歸口管理部門保管，并進(jìn)行嚴(yán)格的合同條約審核。

針對合同的簽訂，事業(yè)單位需要按照合同內(nèi)容的性質(zhì)和合同金額進(jìn)行分類，制定明確的分級(jí)授權(quán)。對于性質(zhì)重大的合同，規(guī)定無論金額大小均需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策；而對于一般性質(zhì)的合同，則規(guī)定根據(jù)不同的合同金額由不同的部門審批。印章保管員需要仔細(xì)核對合同審批文件，審核合同金額、性質(zhì)與合同審批人權(quán)限是否匹配，避免發(fā)生越權(quán)審批或?qū)徟蝗默F(xiàn)象。印章保管員確認(rèn)合同已經(jīng)適當(dāng)審批后，應(yīng)在合同的簽字頁和騎縫上蓋章，并將合同編號(hào)；同時(shí)就用印事項(xiàng)進(jìn)行登記。

5、加強(qiáng)合同履行階段管理

事業(yè)單位合同管理部門需要實(shí)時(shí)追蹤合同履行情況，確保合同履行的全過程都能受到充分的監(jiān)督。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，合同的主辦方需要落實(shí)實(shí)施工作，對外要加強(qiáng)合同雙方的溝通與交流，對內(nèi)需保證各部門做好銜接工作。合同執(zhí)行過程的重要相關(guān)資料都需收集、保存起來，例如：承諾函、驗(yàn)收單、發(fā)貨單、收貨單等等，當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，這些資料可以充當(dāng)有力證據(jù)，能夠更大限度的維護(hù)事業(yè)單位自身的合法權(quán)益。

在合同履行過程中出現(xiàn)重大變化時(shí)，需要及時(shí)與合同單位聯(lián)系、溝通，共同商議找到最好的解決辦法，與此同時(shí)需要事業(yè)單位上級(jí)申請合同變更，申請通過后，根據(jù)共識(shí)決定合同的更改或解除。

事業(yè)單位需要完善合同糾紛處理機(jī)制，便于合同糾紛發(fā)生能夠得到合理的解決。糾紛一旦發(fā)生需要及時(shí)向單位上級(jí)報(bào)告，并將書面糾紛報(bào)告交予法律部門審核，根據(jù)法律部門給予的處理意見及建議處理糾紛，合同糾紛成功處理后，相關(guān)資料及結(jié)果仍需整理歸檔。

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