企業文書檔案管理的缺陷及對策研究

張秋菊

摘要：文書檔案的管理反映一個企業文件檔案管理的水平，體現了單位整體水平及綜合水準。嚴格的工作流程和制度是保證文書檔案工作做好的關鍵，此外，還必須做好文書檔案管理工作之間的銜接以及規范管理，加強單位各部門之間的溝通和協作，只有這樣才能夠將單位文書檔案的管理工作做好。

關鍵詞：企業管理；文書檔案管理；辦公室工作；日常行政活動；文件歸檔 文獻標識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2015）12-0169-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.12.084

在企業中辦公室文書檔案的管理工作是最為基本的一個環節，文書檔案的管理工作來源于企業單位在日常行政活動中產生的大量文件和資料，產生的這些文件和資料最后都會以檔案的形式進行存儲。辦公室文書檔案的管理在很大程度上體現了辦公室行政人員處理辦公事務的水平，行政工作人員工作水平的高低決定了文書檔案整理的質量和完整性。文書檔案是一個企業發展歷史的一個體現，這對于企業的反思和發展都具有非常重要的意義。通過對文書檔案的研究可以了解企業發展的情況，對于企業單位具有重要的借鑒意義，其歷史和現實作用是不容忽視的。綜上所述，加強企業文書檔案的管理并使其規范化，進而使得文書檔案真正為企業單位的發展所用，這是每個企業單位都應該積極面對的重要因素。

1 目前企業單位文書檔案管理的特點

第一，文書是指企業在各項生產、經營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文書、合同、審計、傳媒類的紙質載體，記錄著企業所發生的事件、事件過程、單位用品及重要的文件和成果等。文書工作的重點就是文書和檔案的收集、文書檔案的管理、文書和檔案的分門別類、文書和檔案的存儲等。

第二，企業文書的管理是檔案管理工作的前提和基礎，企業的各種文書整理之后所形成的具體的形式就是企業的檔案，檔案管理涉及到企業的各個部門和各個環節，是企業發展歷史的一個真實的寫照，對于企業的存在和發展有著非常重要的借鑒意義。企業行政工作所涉及的檔案、研究開發所涉及的檔案、固定資產所涉及的檔案以及企業的會計財務檔案等都是企業檔案管理不可或缺的環節。檔案涉及到的部門環節不同檔案的內容不同就會導致檔案的存儲的形式有很大程度上的不同。檔案常見的形式包括圖片文件、音頻文件、視頻文件、紙質文檔，這些都是檔案的重要載體。

第三，文書管理工作和檔案的管理工作具有重要的聯系，文書工作主要涉及企業單位文書的整理、將文書立卷、文書的歸檔等。而文書檔案的管理包括各種文件和書寫材料、文件格式的整理、文件的歸檔等。企業單位的文書工作在單位的檔案管理工作之后是檔案管理工作的前提和基礎，也就是文書工作的過程就是企業單位檔案形成的基礎。

2 企業單位辦公室文書檔案管理存在的缺陷

第一，多數企業單位的文書檔案管理都存在著投入過低的問題，這大多是由于企業單位的用房緊張造成的，企業每年的檔案數量是非常巨大的，企業單位沒有足夠的空間來存儲這些文書檔案；另外在文書檔案的管理過程中大多存在著管理責任不明的情況，很多的管理制度相對不完善，部分企業單位甚至把各種資料都與該單位的文書和檔案混合在一起，這與檔案管理的標準存在很大的差距。這些缺陷也是大多數企業單位都普遍存在的現象。

第二，多數企業單位存在著對文書檔案的管理意識較為淡薄，認為文書檔案的工作都不重要，應該將更多的精力放到企業的生產、科研和發展上，這是嚴重的認識錯誤問題。這些文書檔案在很大程度上都是企業單位管理經驗積累，生產經驗的積累和科研經驗的積累，是企業的財富，丟掉這些相當于丟掉了企業的財富。對于上述企業單位文書檔案管理意識的淡薄情況，應該采取適當的宣傳措施或者有管理者專門對文書檔案管理工作的重要性進行強調，使得文書檔案管理工作的重要性深入人心。而且很多的企業單位只是將文書檔案進行存儲而沒有加以利用，這使得企業的財富和經驗嚴重的被浪費掉，這對于企業的發展是極為不利的，沒有借助文書檔案的歷史性和財富性為企業的發展提供支持。

第三，多數的企業單位由于管理方式的不科學、不完善造成了文書檔案的管理和存儲存在很大的缺陷。有些版記記錄不全、文檔存儲過程不規范、文書和檔案的分門別類存在問題、文書和檔案的載體紙張的質量不達標、檔案和文書提取的流程不規范、文書的檔案存儲過程中發生破損、文書和檔案的封裝不規范等。

第四，多數企業單位的文書檔案管理工作從事者不是專業人員：（1）大多數的管理者存著理論水平低、文化程度不高、專業能力存在問題等一些缺陷；（2）大多數的管理者缺乏相關方面的理論基礎，并且對于文書檔案管理的意識不強及不夠重視，這就造成了文書檔案管理的混亂，在很大程度上背離了辦公室文書檔案管理的最為基本的水準。

3 企業辦公室文書檔案管理工作的優化措施

第一，要加強企業單位對于文書檔案管理的規范性，明確相關責任人。將文書檔案進行一體化的管理，嚴格規定文書檔案所需紙張的規格和標準、文書和檔案的存儲格式、書寫要求等，從資料的開始就進行嚴格的把關，盡量使得整個文檔管理過程嚴格標準化，在文書整理完畢后及時地將檔案進行存儲，以免發生遺失。

第二，加強企業單位相關從業人員的專業技能，將文書檔案管理的重要性深入到每個從業者心中：（1）可以采取培訓的形式來提升企業單位員工的專業技能和提高意識，作為從業人員自身也應該加強理論方面知識的學習；（2）要與時俱進，掌握現代化的辦公方法，提高辦事的效率和專業性；（3）努力學習各方面的專業知識，爭取把文書檔案的管理做到規范化。

第三，完善企業單位文書檔案管理的各項規章制度，并且建立相應的文書檔案管理監督機制，明確文書檔案管理各個環節的相關責任信息，調動工作人員的熱情和積極性，建立相應的獎勵和激勵機制來促進檔案工作的改進和進步。

第四，企業單位的歸檔制度應該具體到企業單位的某個部門，要做到真實客觀和具體，包括歸檔的時間、范圍以及歸檔的各個標準要求等。文書檔案的整理內容主要包括檔案的系統化和基本的編目等工作。

4 結語

文書是檔案工作的前提和基礎。文書檔案的管理不僅體現著企業單位文書和檔案管理的水平，也是企業單位發展歷史的真實寫照。要提高文書檔案的利用為企業單位的發展提供支撐。要建立嚴格的流程和規章制度，加強相關人員的工作意識，加強企業單位內部各個環節之間的銜接，使得文書檔案的管理真正規范化真正為企業單位的發展所用。

參考文獻

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（責任編輯：王 波）