高校實驗材料申購管理系統研究

翟春紅, 張萬光, 張 銳, 王滿意

(南開大學 實驗室設備處, 天津 300071)

高校實驗材料申購管理系統研究

翟春紅, 張萬光, 張 銳, 王滿意

(南開大學 實驗室設備處, 天津 300071)

基于南開大學實驗材料申購管理系統的設計優化和推廣試用經驗,從高校實驗材料申購與管理系統的目標定位、核心功能、總體業務流程、功能模塊集成、財務結算等方面闡述了實驗材料申購與管理系統的建設思路和解決方案。實驗材料申購與管理系統與校園一卡通管理系統結合,實現用戶身份認證和權限管理；與財務系統結合,實現網上結算,因而大大提高了服務水平和采購、管理的效率。

實驗材料； 網絡管理； 信息系統

本文所指的實驗材料指高校實驗室使用的各種生物化學試劑、氣瓶,以及燒杯、試管等各種實驗用試劑、器具[1-2]。目前,實驗材料在學校科研經費中所占的比重約為20%,這意味著很多高校的年實驗材料消費會達到上億元。相對于設備的采購與管理,實驗材料具有品種多、申購頻繁、個體差異大(特別是生物試劑)、來源渠道廣、不入資產賬等特點[3-6]；因此,高校大多由學院或課題組自行采購和管理實驗材料,學校實驗室設備處的管理僅僅是進行階段性專項檢查,無法實現有效監管,因而存在較大的安全隱患和廉政風險[7]。

南開大學實驗室設備處面向全校推廣的實驗材料申購管理系統定名為“南開大學網上商城”(簡稱網上商城)。本文旨在通過網上商城的實踐經驗,闡述高校應如何通過信息管理系統,在為師生提供方便的同時,也為技術安全監管提供技術支撐和基礎保障；如何確保實驗材料供應商具有合法的生產及銷售資質,確保學校采購到的生物化學試劑是經過專業檢驗檢疫的合格產品；如何有效規范科研經費的使用,避免賬物不相符等情況的發生等問題[8-13]。

1 實驗材料申購管理系統的建設原則和定位

1.1 建設原則

實驗材料申購管理系統的建設原則和定位,直接關系到業務流程的設計與核心功能的選定,既不能好高騖遠,也不能過于謹小慎微,要把握好以下原則。

(1) 緊密結合學校信息門戶的建設,以校園網絡為基礎,充分利用已有的校園卡(一卡通)身份認證系統、財務管理系統等功能模塊,使系統功能覆蓋實驗材料申購與管理的全部業務流程。

(2) 要為師生和實驗材料供應商搭建一個便捷高效的采購平臺,為實驗室技術安全提供系統保障,而不單純是為職能部門的監管和統計提供方便。

(3) 為供需雙方(即師生和合法供應商)提供更多的選擇機會和良性競爭的環境,減少職能部門的審批環節,提高系統的服務效能,要對全部交易記錄進行有效留存,便于核查、統計和追溯。

(4) 真正在業務流轉、功能實現等方面,充分考慮用戶的需求,充分利用先進的技術手段,讓用戶切實感受到系統業務流程的順暢和各種應用的高效、便捷。

1.2 目標定位

南開大學網上商城的目標定位是為本校師生和實驗材料供應商搭建一個系統平臺,為雙方的合法交易提供技術支撐和系統服務。系統的核心功能包括用戶身份認證、實驗材料商品信息搜索、實驗材料的線上選購(包括劇毒/易制毒材料)和線下自購、財務結算,并通過與實驗室管理系統的無縫整合,實現實驗材料的管理功能。各功能模塊統一認證,無縫銜接,為用戶提供從實驗材料的選購到財務結算全部業務流程的網絡化管理。

2 實驗材料申購管理系統總體業務流程

實驗材料申購管理系統不應當是孤立存在的系統,應將其作為綜合管理系統的一個子系統來構建。仍以南開大學為例,其網上商城覆蓋了實驗材料采購與管理方面的業務工作,它與大型科學儀器共享管理系統、通用設備競價系統、儀器設備管理系統等共同構成實驗室設備處的綜合管理系統。總體結構如圖1所示:

圖1 南開大學實驗室設備處綜合管理系統結構圖示

綜合管理系統通過與學校校園卡管理系統以及財務管理系統的互聯互通,支持用戶實現搜索、選購、付款、入財產賬、共享調劑等全部業務流程的網絡化管理。

3 系統主要功能模塊的集成與實現

網上商城主要業務流程如圖2所示。

在圖2所示業務流程的“登錄網上商城”環節中,集成了校園網的統一身份認證模塊,其他功能模塊還包括自購平臺模塊、財務結算模塊等。

3.1 統一身份認證模塊

很多高校都在使用校園一卡通管理系統,這個系統可以作為高校各種系統的身份認證模塊,以保證用戶數據的統一認證、權限設定和協同處理。在網上商城的具體應用中,為了體現課題組負責人或者教師對實驗材料購買行為的監管責任,可以在嵌入統一身份認證模塊時,增加以下設計:

(1) 設定系統只識別教師用戶、不識別學生用戶,保障教師用戶對學生助理購買行為的知情權；

(2) 允許成功登錄的教師用戶授權給其他子用戶,例如,當教師希望由學生助理來協助完成實驗材料的申購等任務時,他可以將申購、自購、財務結算等單一或組合功能分別賦予不同的子用戶；

(3) 所有子用戶采取實名制登錄,便于申購信息的追溯與核查,子用戶數量可以根據實際需要進行限定；

(4) 財務結算的授權相當于將教師在學校財務報銷系統的密碼授權給學生,學生通過該授權,可以自由使用教師名下各個賬號的資金,雖然教師可以通過系統看到資金使用情況,但仍存在一定風險。

3.2 自購功能模塊

自購功能模塊的設置是為了彌補線上采購功能的不足。盡管系統可以吸納盡可能多的供應商,線上數據可以高達數百萬條,但仍然難以滿足師生的需求。這種需求是對“種類”而非“數量”的需求,大多是因為有獨特的、個性化的實驗需求。為了保障師生用戶對該類實驗材料的選購,可以設計如下2種模式:

(1) 將用戶所需的特定材料納入到某供應商的產品數據中,使之成為線上產品,以后可以長久實現線上采購；

(2) 有些產品不適合納入線上產品(如一些含有特定成分的土壤等),可以單獨設計自購功能模塊。該模塊的主要功能是記錄自購人、自購時間、材料名稱、材料數量、材料用途、購買渠道等信息(存檔備查),填寫了上述信息,用戶就可以在系統中自行打印電子簽章,然后憑電子簽章和購物發票一起到學校財務部門報銷。

線上采購和自購模塊同時并行,但前者可以省卻往返學校財務部門的繁瑣,只在網上進行財務結算即可,不受工作時間的限制。

實驗材料申購管理系統的應用,旨在鼓勵更多的師生使用線上產品,因此,可以通過嵌入程序,定期(如每月)對自購產品和線上目錄進行比對,給用戶必要的提示,規范用戶的使用習慣。

3.3 財務結算模塊

財務結算模塊是比較復雜的模塊,一些高校由于沒有基于學校的財務結算系統,或者擔心網絡安全問題,未能將財務結算模塊納入到各種功能管理系統中。實際上,財務結算系統的納入,可以使整個管理系統的業務功能更加完整和高效,為用戶提供從實驗材料的申購到結賬的一站式服務(如圖3網上商城財務結算業務流程所示),而不是多種形式服務的拼接與組合。

為此,在系統業務流程和功能的設計方面,需要做好2方面的工作。

首先,要與學校信息化建設管理中心密切協作,通過技術手段保障網絡順暢及安全。

其次,要與學校財務處、科技處等職能部門合作,處理好學校財務結算系統與實驗材料申購管理系統的銜接細節,重點做好以下幾點。

(1) 方便用戶和加強監管,改變原有的采購和財務結算模式,即學校用戶在線上訂購商品后,將經費直接轉到實驗室設備處的(虛擬)賬戶,由該賬戶定期與各供應商進行財務結算。優點是學校用戶只要在系統中執行“付款”操作即可,不必排隊預約報賬；供應商定期與學校結算該校所有用戶的應付款項,只開一張大發票,并提供含每日流水賬和以用戶(課題組/賬號)為索引的明細即可。

(2) 為了保障實驗材料申購管理系統的全面推行,在時機成熟的時候,財務處要在全校范圍內停止對實驗材料紙質發票的報銷,即線上采購商品采用數字發票,線下自購商品須有實驗室設備處的電子簽章授權。

(3) 多人或多個課題組共同承擔項目的科研經費,可以由項目負責人對項目金額進行分配,將付款權限授予該項目的其他參與人員。

(4) 使用學校教務處或學院教學經費購買實驗材料,由于經費不是直接下撥到具體教師的科研賬戶,因此既可以按照自購渠道的模式購買和報銷,也可以由學院統籌分配額度后,由學院負責人或者會計根據額度進行授權。

(5) 通過對比系統中學校用戶個人賬號的經費支出明細與供應商提供的明細進行課題審計,審計的實施應當具備3個條件,即:實驗材料管理系統與學校財務系統無縫鏈接,學校用戶可以隨時瀏覽和打印個人賬號的使用明細；供應商定期與實驗室設備處進行結算,結算時提供相應時間段內學校總體消費發票、總流水明細,及用戶科研賬號使用明細；實驗室設備處每日將當日流水送至學校財務處備查。

3.4 其他功能和規則

為了把網上商城建成產品豐富、服務優良、公平競爭的系統,還可以設定如下功能和規則：

(1) 對供應商不設門檻。本著為學校用戶提供盡可能豐富的商品,擴大銷售渠道的原則,供應商只要提供營業執照、組織機構代碼證、銷售許可證,證明其具有合法的經營和銷售資質,就可以加入商城。

(2) 設置服務評價功能。為了維護網上商城的良好服務環境,允許學校用戶在收到商品后,進行服務評價。學期末服務差評累計達到3次,就取消該供應商的銷售資質。

(3) 與實驗室管理系統進行無縫整合。以此延伸網上商城的服務,幫助用戶實現對申購材料的管理,也便于職能部門對實驗室各種材料的監管。

4 結束語

對于學校用戶、供應商和學校管理職能部門而言,網上商城是一種全新的應用、銷售和管理模式。它的應用改變了人們傳統的思維定勢和行為方式,會引起一部分人的質疑和反對,但它又是大數據時代實驗材料申購與管理的必然趨勢,必將在保障實驗室安全、便捷用戶應用、提高服務效能、強化監管職能等方面發揮積極的作用。本文可以為業界同行提供借鑒,大家在共同的實踐中,不斷優化設計、完善流程,讓網上商城更好地為高校實驗室實驗材料的申購與管理服務。

References)

[1] 楊毅萍.談高校化學實驗室低值易耗品的管理[J].太原師范學院學報:自然科學版,2007,6(4):96-98.

[2] 教育部,財政部.高等學校材料、低值品、易耗品管理辦法.[EB/OL].(2012-01-16)[2014-12-01].http://baike/baidu.com/view/6326018.htm.

[3] 潘蕾.實驗室安全管理體系的構建與實踐[J].實驗室研究與探索,2010,29(12):188-190.

[4] 王承明,袁玉清,殷元元.基于校園網的低值易耗品管理信息系統的設計與開發[J].實驗室研究與探索,2005,24(12):58-59.

[5] 彭浩文.醫院低值易耗品管理系統[J].計算技術與自動化,1998,17(4):42-43.

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[7] 蔣彩萍.淺議高校教學與科研實驗材料管理[J].會計師,2014(6):64-65.

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[10] 譚祖印,張尚坤,譚敏,等.低值易耗品定點采購及信息化管理[J].實驗室科學與技術,2014,12(3):163-164.

[11] 李光,朱震華.基于Web的低值易耗品管理系統設計和開發[J].數字技術與應用,2014(4):175.

[12] 鐘永泉,曾文冰,余樂俊,等.基于網絡環境下高校試劑耗材集中采購的探討[J].實驗室研究與探索,2014,33(4):68-71.

[13] 李成,孫嘯,周國華,等.試劑采購管理系統的實現[J].醫療衛生裝備,2009,30(8):62-64.

Study on system for acquisition and management of experimental materials in colleges and universities

Zhai Chunhong, Zhang Wanguang, Zhang Rui, Wang Manyi

(Laboratory Equipment Department,Nankai University,Tianjin 300071,China)

Based on the experience in designing,optimizing,and extensively testing an e-commercial city platform at the Nankai University,this article aims to provide the possible guidance and potential solution toward the establishment of an effective acquisition and management system for experimental materials in colleges and universities in several aspects including the targeted goal, the core function, the overall operation flow, the functional module integration, the financial settlement and so on.

experimental materials; network management; information system

2014- 11- 14 修改日期：2014- 12- 08

翟春紅(1971—),女,河北高陽,碩士,副研究館員,主要研究方向為實驗室建設與技術安全.

E-mail：zhaichh@nankai.edu.cn

G482

A

1002-4956(2015)6- 0133- 04