如何推進事業單位檔案管理信息化建設

劉念

事業單位的檔案信息不僅記錄著我國社會、經濟的發展，也關系著事業單位人才的考核和培養，因此，事業單位內的檔案有著極為重要的作用。對事業單位而言，檔案管理工作不僅是一個重點，還是一個難點。當前，事業單位的檔案管理模式不斷轉型，越來越離不開信息化的建設，而傳統的檔案管理模式越來越難以適應新時代的需要。因此，事業單位應積極進行檔案管理的信息化建設，優化檔案管理，簡化管理流程，使管理更為高效。

一、檔案管理信息化趨勢

21世紀以來，以計算機為主的信息技術取得了跨越式發展，其以省時、高效的特點很快便在各個領域得到了普及。檔案管理工作是一項比較復雜的工作，所涉及到的企業與人員的檔案較多，無論是存儲還是查找都是一項巨大的工程。而隨著信息化趨勢的不斷發展，檔案管理可以依靠數字信息方式來進行存儲與查找，且檔案可以得以長久保存和快速傳遞。同時，利用信息化的檔案管理方式還可以不斷完善新的信息理方式，能降低管理成本，實現資源在線共享，建立單位與用客戶之間的聯系和交流，優化管理體制。由此可見，事業單位實現檔案信息化管理具有一定的必然性。然而，在當前的事業單位檔案管理信息化建設進程中依然存在一些問題，使得檔案管理信息化進程受到了阻礙，下面我們將就其進行分析。

二、事業單位檔案管理信息化建設進程中存在的問題

每一個新事物的產生與發展過程中，都會遇到諸多的問題，有些問題阻礙了新事物的發展，也有些問題則一定程度上促進了新事物的發展。事業單位在檔案管理信息化建設進程中存在的一些問題，對信息化進程提出了挑戰，也對事業單位檔案管理工作人員提出了要求。

1、信息化管理體系不完善

事業單位的檔案管理工作人員很多都不是科班出身，他們沒有經過專業的檔案知識培訓，更沒有經歷檔案的信息化進程。另外，很多工作人員身兼數職，沒有足夠的精力去管理檔案，使得檔案混亂無序。同時，一些檔案的資料不真實、不準確，檔案管理體系不完善，管理思路混亂，管理方式落后，使得事業單位的檔案管理工作十分不正規。

2、信息安全問題被忽視

事業單位檔案管理納入信息化進程是一種進步，然而卻也具有一些風險，尤其是信息安全風險，更是比較突出。檔案管理與信息技術掛鉤，一旦信息技術遭受黑客攻擊或者病毒侵襲，那么檔案將面臨著泄密或者被篡改的威脅。但是，很多事業單位的檔案管理人員并沒有重視到這一點。

3、管理人員意識淡薄

檔案管理的信息化是一個必然趨勢，但是當前事業單位的檔案管理工作人員卻并沒有充分認識到這一趨勢，他們依然習慣于利用傳統的手工操作，依然習慣于傳統檔案管理方式，對于信息化進程的認識不足，意識淡薄。而且，一些檔案管理人員認為自己的工作并不重要，只是一些保管的事務性工作，并非單位的主要工作，只要做好檔案的保管工作就可以，所以他們的工作熱情比較低下，對檔案工作缺乏準確的認知。

三、推進事業單位檔案管理信息化建設的舉措

在推進事業單位檔案管理信息化進程中，事業單位與檔案管理人員都應強化認識，作出改變。

1、完善信息化管理體系

完善信息化管理體系應從以下兩個方面著手：

（1）制定信息化管理體系的總體規劃

事業單位在進行檔案信息化管理時，應制定信息化管理體系的總體規劃，從服務于事業單位發展的全局戰略出發，制定符合本單位發展的長遠規劃，從而使檔案管理形成一個完善的體系，以推動事業單位的檔案信息化進程。

（2）制定內部管理標準體系

事業單位進行檔案信息化管理時，不僅要制定總體規劃，還要實行檔案信息化管理體系的內部優化，結合自身發展，按照國家標準制定內部管理標準體系，從而更為和諧地發展與完善。

2、強化信息安全

前文提到，檔案管理與信息技術掛鉤，只要信息技術遭受黑客攻擊或者病毒侵襲，那么就會導致檔案面臨著泄密或者被篡改的威脅。為此，事業單位應注意到這一層面的潛在威脅，強化檔案管理的信息安全。

（1）強化檔案信息安全管理制度建設

事業單位應強化檔案信息安全管理制度的建設，使電子檔案受到嚴密制度的保護，禁止非規定計算機接入與訪問電子檔案網服務器，禁止移動設備對電子檔案的輸入與輸出，禁止非檔案管理人員直接接觸電子檔案，以一系列的制度來完善檔案管理，強化信息安全。

（2）強化檔案信息管理系統的定期維護

檔案信息管理系統的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，事業單位應加大力度，強化定期維護，每周都要進行例行檢查，定期進行病毒檢測與病毒查殺、不斷進行數字化掃描，通過多種系統維護方式來確保檔案信息安全。

3、提高管理人員意識

檔案管理是一項重要的工作，即便其不是事業單位最主要的工作，卻也是最重要的工作。因此，檔案管理人員應提高工作熱情，認清檔案管理信息化管理的趨勢，加強學習，切實強化檔案管理的責任意識、服務意識，提高自身信息管理意識，提高自身專業素質，以便在檔案管理崗位上做到最好。

結語

在新的歷史階段，隨著信息技術的發展，事業單位檔案管理工作面臨著諸多的機遇與挑戰。對此，我們應以新的思路與新的方法破除舊有觀念，完善信息化管理體系，強化檔案管理中的信息安全，提高管理人員意識，明確檔案管理的創新服務方向，積極探索檔案現代管理模式，以加強信息化建設來解決事業單位檔案管理工作中出現的諸多問題，通過優化檔案管理工作來優化事業單位的其他工作。