圖書分編工作流程優化問題的探索

□郭 琛

一、引言

圖書分編工作是由圖書驗收、建立副本、整理編號、制圖和加工審核等工作流程組成的，這些環節看似獨立，其實相互聯系，缺一不可。流程銜接若是出現問題將影響到整個分編流程的工作效率。圖書分編工作的流程復雜，工作量大，需要工作人員協力合作，細心負責，因此需要一個有效的分編管理工作制度，避免出現分工不合理、順序顛倒、責任不明確造成工作人員互相推卸責任等不良后果。因此，優化圖書分編工作成了圖書館管理中的當務之急，一是隨著各種現代化技術的推廣應用，大多圖書館已經實現信息化管理，而圖書分編工作作為圖書管理過程中的一個重要環節，也必須隨之加以改善和優化，簡化分編流程，節省人力物力，推進圖書管理的信息化建設。二是良好的圖書分編工作能夠幫助圖書館提高運作效率，最大程度的發揮圖書館的作用，由于各圖書館的特色不盡相同，使各圖書分編工作也各有不同。為了提高圖書分編工作的效率，需要工作人員彼此間明確分工，有效銜接，根據實際情況科學合理地改進分編工作的各個流程。

二、圖書分編工作中存在的問題

由于現實需要，現階段許多圖書館都進行了合并工作，造成了許多管理混亂的情況，比如，多個管理系統的共存情況，這些管理系統在進行實際運作時容易產生交叉管理，或者發生多余的管理系統閑置的現象，對館內資源的共享性和利用率造成了嚴重影響;多種分類體系引起的混亂，各個圖書館的分類體系會有一些細節上的差異，不但造成分編工作的困難，也影響到了借讀者查找文獻的效率;多種檢索號、多種文獻格式等會造成圖書管理工作的混亂，容易出現同一圖書在目錄中重復出現的現象，造成各種不良后果。由于各個圖書館管理工作中的個體差異，合并后雖然提高了圖書館的規模與資源范圍，但也因此出現很多的混亂情況，而由于傳統分編工作流程復雜，對圖書資源進行重新分編整合無疑要花費大量的人力、物力和時間，因此最優化分編工作成了合并后圖書館管理工作的當務之急。

三、圖書最優化分編工作的策略

(一)進行小批量分編作業。通常圖書分編工作一種是采取大批量作業，另一種就是小批量作業。大批量作業就是一次性將所有購進的圖書進行分編工作，這種工作模式作為一個整體工作單元，一般需要花費一定的時間進行操作。因其每一個分編流程都要進行整批完成，有序地完成最后步驟后收納圖書入庫，必須要完成這個單元的工作量才能進行下一批購進圖書的分編工作，雖然不容易造成分編工序的混亂，但存在許多局限性，比如有一批購進圖書的數量很多，采用大批量作業所需的時間將會很長，不但會延遲后進圖書的分編工作，造成圖書的積壓，也會影響到圖書的實時性，從而影響到圖書館的服務質量與整體形象。并且隨著圖書的積壓，也會對后續的分編工作造成影響，分編過程中出現的問題也很難查清原因，影響到整體分編工作的質量。而小批量作業是指將購進的圖書按照實際情況分成若干單元，減少一個單元的工作量，提高單元分編工作的速度和效率，直到所有圖書入庫收納。這個過程中，每個單元的圖書可多可少，能夠完全按照實際需要進行，靈活性很強，比如，將一批急需圖書劃分為一個單元，先進行分編工作，完成后再開展其他圖書的分編工作，這樣就保證了圖書的時效性，提高了圖書館的服務質量，也提高了圖書的利用率，此外，此過程中出現的錯誤也能夠根據單元的不同進行及時查找和更改。綜上所述，小批量作業相較大批量作業，更有利于提高圖書分編工作的效率和速度，提高圖書館的圖書管理質量，為廣大借讀者服務。

(二)完善分編管理制度。圖書分編工作的效率低下很多時候是由于相關管理制度不夠健全造成的，沒有完善的分編管理工作，分編人員就沒有明確的分工意識與相對的責任心，造成相互之間推卸分編工作過程中出現種種問題。因此，為了提高分編工作的質量和效率，就必須不斷完善相關的管理制度，建立崗位責任制，明確每個環節的工作責任和工作內容，并建立相關的考核獎懲機制，以提高分編人員的工作責任心。首先，要制定規范的分編流程指南，并要求分編人員嚴格按照指南進行分編工作，規范工作流程，減少失誤的發生;其次，要建立相關的員工管理制度。一是要建立起崗位責任制度，使工作人員明確自己的崗位工作內容，并提高工作人員的工作責任心，二是要實行相應的獎懲制度，定期對分編人員的表現給予評定，并將評定結果掛鉤獎金等實質上的獎懲，激勵工作人員的工作積極度。

(三)提高分編工作人員的素質。分編人員的整體素質對圖書分編工作質量是有極大影響的。為了提高分編工作人員的素質，一是要提高分編人員的道德素質。分編人員的道德素質和職業操守將決定它的工作質量和業務水平，一個有責任心的人會認真對待自己的每一項工作，從而減少失誤的產生，而沒有責任心的人在進行分編工作時更容易出現順序混亂、歸類錯誤等現象，直接影響到了分編工作的效率，而且良好的道德素養會使分編人員更好地明白圖書的重要性，提高他們對圖書的熱愛，從而更加熱愛自己的工作，而圖書館最終是服務于大眾的，良好的道德素質能夠使工作人員具有更好地服務意識，進一步加強工作責任心，因此，加強分編人員的道德素質是提高分編工作質量的第一步。二是要加強對分編人員的培訓工作。圖書分編的每一個流程環節都是很重要的，不能混淆工序作用，不能顛倒順序，以免造成圖書管理的混亂，這就要求分編人員必須要有很高的職業素養，熟悉分編各方面的專業流程。比如，在查重、分類等工作中就需要分編人員能夠很熟練地使用MARC 格式的運用，并了解相應的圖書分類標準，并根據本館的實際分類情況對圖書進行分類歸納。雖然大部分圖書都有著統一的分類標準，但詳細的分類中每一個圖書館都有自己的要求和原則，所以分編人員就要熟悉分類工序的各種操作原則，以免出現偏差，影響到本館圖書的利用效率。此外，還需要分編人員擁有廣闊的知識面，比如，計算機信息技術、外語能力等，才能在進行圖書分編時更加有效率，有質量。

四、結語

因此，為了提高圖書館的運作效率與服務質量，就必須優化圖書分編工作流程，各圖書館應該與時俱進，充分發揮自己的聰明才智，以達到最優化分編工作流程的目的，提高整體圖書管理的質量，更好地為廣大借讀者客戶們服務。

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