大學辦公室職能轉變的實踐與探索

□張莉莉

隨著時代與社會的發(fā)展，原來的事物都面臨著新事物的挑戰(zhàn)，高校辦公制度也存在這樣的問題，當然這并不意味著舊時的辦公方式是錯誤的，或者一無是處的，而是其中部分或者一些方面已經不能適應現階段社會發(fā)展和教育發(fā)展的要求，原有的合理性正在消失，需要一種新的，更能很好地適應現階段發(fā)展要求的辦公室管理辦法，來發(fā)揮辦公室的重要作用。

一、大學辦公室職能的特殊性

大學辦公室與一般單位的辦公室不同，學校是培養(yǎng)人才，科學研究，服務社會的地方，高校辦公室也應必備達成這些目標的相應的職能，為社會輸送更好的人才，培養(yǎng)更優(yōu)秀的教師，承擔巨大的社會責任。另外，高校辦公室處于學校領導的周邊，可以為領導的決定提供意見，幫助領導作出更合理、正確的決定。因此，作為承上啟下，綜合協(xié)調作用的現代高校辦公室面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，現代大學辦公室通過職能的轉變，工作方式的創(chuàng)新，與時俱進，才能更好地承擔社會責任。

二、大學辦公室管理的形式

技術的飛速發(fā)展，現代科學技術發(fā)展到了今天，已實現現代人無數的夢想，也被大多數人所接受，電子產品的迅猛發(fā)展，信息時代的到來，交通地鐵網絡給社會帶來的便捷，技術的發(fā)展給現代辦公室也帶來了更多的改變，創(chuàng)新無處不在，更多的現代辦公設備的出現，為現代高校辦公室職能的轉變也提供了便利，同時，也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，技術的發(fā)展對大學辦公室管理提出的要求是必須面臨的問題。

高校辦學規(guī)模急劇擴大，自1999年教育改革至今，我國高等教育迅猛發(fā)展，高校的辦學規(guī)模、辦學方式、辦學理念都與以往有很大的不同。這也是高校辦公室不得不面臨的一個新的形式。高校學生人數、結構的驟然變化為高校辦公室造成了一個一時間難以適應又必須盡快適應的形勢。我國高等教育規(guī)模的驟然擴大和由此引發(fā)的教育投資、辦學、教學、管理、就業(yè)等問題使全國高校辦公室不得不重新調整其工作的范圍與工作的方式。

三、新時期高校辦公的要求與存在的問題

一是高校的發(fā)展水平決定著國家的進步速度，作為一個事業(yè)單位，理應發(fā)揮其應有的作用，即以為國家培養(yǎng)高素質人才為目標，通過創(chuàng)新、改革運營模式、管理方式，來提升辦學質量，達到既定要求，二是現代高校面臨巨大的壓力，為了緊跟時代的進步，為了在同行競爭中獲勝，為了回應國家對教育的重視程度和大量的投入，高校之間競爭日趨激烈，為此高校必須從內部著手，提升其效率，節(jié)約成本，提升水平，堅持以人為本的科學發(fā)展觀，以謀求在競爭中獲勝。高校是先進文化和先進生產力的集散地，社會主旋律要求高校也必將其辦學和行政理念隨之改變，促進其與整個社會的接軌，最終推進高校的發(fā)展進步。

現階段所暴露出的辦公室問題有很多，主要集中在以下幾個方面:一是在工作內容上，高校辦公室對工作的認識還停留在收發(fā)文件，蓋章簽字等簡單為領導打下手的工作上。二是管理制度方面有待完善，缺乏一系列的促進辦公人員工作的措施，存在責任分工不明，工作無計劃性，時忙時閑，工作積極性低等問題，辦公室人員缺乏管理經驗，無法形成有效的管理機制。三是現代辦公設備沒有有效利用。隨著技術的飛速發(fā)展，多數高校高額引入計算機、復印機、傳真機、報到機、投標機等現代化辦公設備，建立了各種數據庫，但這些并沒有得到有效利用，反而閑置起來，導致資金的流失，辦公的效率低下。四是管理人員素質不能滿足現代管理的要求。盡管高校辦公室管理人員，基本上具有專科以上文化水平，但大多忙于處理日常工作，疏于專業(yè)方面的學習研究，以致不能適應現代辦公室工作的變化，更有部分崗位可能是由學生兼職或臨時頂替，他們缺乏經驗，不具備專業(yè)管理能力，采用過去的工作方式和態(tài)度，按部就班完成工作，缺乏主動性，積極性，這些問題都限制了辦公效率的提升。五是信息檔案管理工作存在滑坡，領導不予重視、檔案管理人員工作態(tài)度不認真、歸檔材料馬馬虎虎、保管措施不到位，高校的信息資料的管理水平的高低就決定了高校的再學習能力。以上高校辦公室存在的問題亟需解決，工作職能轉變成為高校教育改革的必然要求。

四、解決高校辦公室問題的辦法及建議

目前我國高校辦公室管理中存在的問題制約著我國高校辦公室的發(fā)展，應當引起高校領導的注意，在討論這些個問題的時候，應該注意如何解決實際問題而不能只注重形式，對此，筆者有以下幾點建議。

(一)信息科學化的辦公室，辦公室信息化與科學的管理。想要提高辦公室的工作效率，首先就要建立信息化的辦公室，在技術迅猛發(fā)展的現代，科學技術對職能部門的存在尤為重要，建立先進的現代化辦公室，對于高校與高校之間的交流、工作協(xié)調，各院系的交流，工作協(xié)調，以及內部的溝通，工作的上傳下達，命令的執(zhí)行都十分重要。

(二)提高工作人員的專業(yè)素質是核心。在辦公室人員的選拔方面，要挑選專業(yè)性強，工作心強，再學習能力強，認真負責的人員，并由經驗豐富的人執(zhí)教，平時除日常的工作之外，要研究如何更好地提高辦公室效率，定期學習，補課，對辦公軟件數據庫的運用，對現代化設備的使用等，以便更好投入工作。

(三)培養(yǎng)辦公室的工作人員求實的意識。求實就是要求工作人員對各種工作都力求做到“準確、務實、認真”。一是要緊抓工作重點，了解工作內容，干出實效。特別是領導的每項重大決策和命令傳達，要迅速反應，迅速行動，跟蹤反饋，做到條條落實，事事有回復，掌握每項工作的動態(tài)。二是細節(jié)決定成敗，各項工作力求在細節(jié)方面做到極致。三是要加強檢查，適時開展內部研討、資料整理、工作匯總等內部工作。將這種求實的理念作為自己行動的目標，用高標準嚴要求，提高自身素質，同時提高工作效率。

(四)在檔案工作方面做到細致認真。負責高校檔案工作的從業(yè)人員，要定期對自己主管的檔案工作整理、歸檔、分類，對各項工作認真分析加工，切實反映問題，為學校的各項工作提供有說服力、真實、有法律依據的資料，提供后備力量。建立健全的管理機構，加強對檔案工作的領導。高校要成立檔案工作領導小組，細化檔案工作，建立綜合檔案室，網絡資料庫，配備專職檔案員。各辦公室、各院系都應有兼職檔案員在工作中配合專職檔案員的工作，檔案工作領導小組應定期研究檔案管理工作中各方面的問題，提出合理建議，改善檔案管理條件，記錄解決所遇困難，使檔案工作與高校其他管理工作共同發(fā)展。

(五)辦公室職能轉變。高校辦公室絕對不是只負責日常輕微零碎的文秘工作，而是應該由校領導組成，在校領導的帶領下，討論、處理學校存在的各種問題，對于突發(fā)狀況的解決，以及學校目前形勢提出合理的解決方案、處理方法，改革后的辦公室工作職能應當可以參與學校決策的討論與敲定，對學校負責對學生負責，是學校的核心，圍繞在校領導的周圍，提供后備支持，轉變后的辦公室應當是一個功能具體化、職能多樣化、設備現代化的工作室。