中職學校干部人事檔案管理工作的現狀與對策

陳彩燕

（湛江財貿學校，廣東 湛江 524094）

一 引 言

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要內容，也是堅持公道正派地選人、用人的重要基礎。“干部人事檔案的重要性在于它全面反映和記載干部個人經歷，政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容，并按照有關規定進行整理后組成的文字材料，是歷史地全面了解、識別干部和正確選用干部的基礎。”〔1〕2005 年11 月第四次全國干部檔案工作會議在北京召開，要求各級組織人事部門以工作會議的召開為契機，大力加強干部檔案工作的制度化、規范化和信息化建設，進一步提高工作水平；2006 年2 月中組部辦公廳印發《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》，深入整頓干部檔案材料缺少、信息不準、整理不規范等方面存在問題；2012 年7 月中組部下發《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》的通知，部署開展干部人事檔案改版升級工作。乘改革東風之勁吹，中職學校也加快改革干部人事檔案工作的步伐，在制度建設、內容的規范和完整等方面取得了一定的成效，但仍存在諸多問題亟待解決。

二 中職學校干部人事檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理意識不強，領導重視力度不夠

檔案管理意識不強是中職學校干部檔案普遍存在的現象。一學校領導在思想上欠缺足夠的重視，認為學校的主要任務是教學管理，干部人事檔案工作是一項輔助性工作，沒有把干部人事檔案工作的改革作為重要工作列入單位的議事日程，忽視檔案部門的基礎建設、制度的完善、管理人員的配備及工作方法的更新。二是多數教職工認為人事檔案只是個人的歷史記錄，不需要專項管理，而且隨著合同聘任制在全國范圍內逐步推廣，單位人員流動大，人事代理制度正取代傳統的人事管理方式，導致多數人認為人事檔案對單位管理工作沒有太大的現實意義。三是片面地認為人事檔案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看，沒有什么難度，誰都可以做，能應付得過去就行。

（二）干部人事檔案管理手段傳統，效率低下

許多中職學校對干部人事檔案的管理手段仍比較落后。人事檔案的載體還是以紙質檔案為主，檔案用紙長期以來承襲傳統的16K 規格，與國際標準公文用紙A4 規格存在差異。檔案資料的加工、檢索、統計與分析基本還是采用傳統手工方式，不僅費時、費力且信息量存儲小，信息化程度不高，導致利用效率低下。有的學校雖然建立了干部人事管理信息系統，也只是利用計算機做人員基本信息錄入、檔案目錄編輯、檔案轉遞等工作，距離中組部關于實現干部檔案工作信息化的要求尚遠，更談不上信息化管理。

（三）人事檔案信息的更新不及時，滯后于學校人事改革工作進程

隨著我國人事管理制度改革的深化，干部人事檔案的內涵發生了新的變化，由原來反映干部職工個人的家庭出身、政治表現等基本信息內容，發展為個人德、能、勤、績、廉全方位的立體反映，人事檔案中應收集、歸檔的內容和信息逐年增多。由于很多中職學校沒有配備專職的檔案管理人員，再加上對干部人事檔案工作的認識模糊，應歸檔的材料積壓或分散在相關部門或個人手上，如教務科收集教師業務檔案，其中包含教師職稱評審的資料原件。反映個人信息的檔案資料未能及時收集、歸檔，致使干部人事檔案信息資源難以得到及時的開發利用，甚至造成檔案原始材料遺失。每當需要使用到干部人事檔案資料時，如上級管理部門督查、單位中層干部選拔考察、職工績效考評等，才被動地收集、補充和整理加工，滯后于學校人事改革工作進程。

（四）檔案交接隨意，沒有嚴格的手續和程序

人事檔案管理員調離崗位時，檔案交接工作無人監交，交接手續不規范，認為人事檔案交接也只是一串鑰匙和檔案柜的交接，造成人事檔案工作前后脫節，責任不明，界限不清，以致出現人事檔案材料數量缺失，嚴重影響了人事檔案全宗的連續性。

（五）檔案管理人員隊伍亟待加強

由于對干部人事檔案工作重視度不夠，檔案管理人員隊伍質量參差不齊。許多檔案管理人員多為兼職人員，且非檔案專業畢業，缺乏對干部人事檔案材料的收集、分類、排序、整理、歸檔立卷、檔案轉遞等業務的全面了解，并且大多未經過相關專業培訓就直接上崗工作，普遍缺乏信息領域相關知識和技能，檔案信息錄入、查詢和統計等實際操作技能水平低下，這些都在一定程度阻礙了單位人事檔案信息化建設的發展。

三 提高中職學校干部人事檔案管理工作效率的思路與對策

（一）加強管理，增強意識

學校領導要提高對干部人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識，重視干部人事檔案的基礎工作，制定人事檔案管理工作整體規劃，要有人事檔案管理的分管校領導，做到定期了解干部檔案工作情況，加強監督與指導。在選擇配備人事檔案管理人員時，要挑選責任心強，服務意識好，并能夠熟練掌握人事檔案管理知識的人來擔任。同時，中職學校應通過對干部人事檔案的大力宣傳，提高教職工對人事檔案管理工作的認識，努力營造人人關心、支持人事檔案管理工作的良好氛圍，為人事檔案管理工作的制度化、規范化、科學化打下堅實基礎。

（二）完善基礎設施，改善干部人事檔案管理環境

完善和加強檔案基礎設施建設是實現檔案管理標準化、規范化、信息化的技術保障。按照《干部人事檔案工作目標管理考評標準》的要求，中職學校要安排專項經費，加強庫房硬件設施建設，不斷改善檔案保管條件，實行檔案庫房、閱檔室和辦公室三分開，配備高性能服務器、交換機、掃描儀、恒溫除濕機、殺毒臭氧發生器、碎紙機、復印機等現代化辦公設備。切實落實“十防”措施即防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體，最大限度地延長檔案壽命。還要嚴格執行檔案庫房消防安全管理“八不準”，維護干部人事檔案的安全、完整。

（三）做好干部人事檔案文件改版工作

首先是規范檔案用紙。新收集檔案材料的載體一律采用國際標準A4 紙型（297×210mm），停止使用16 開紙型。材料左邊應留有25mm 的裝訂邊，按照靠左下對齊的方式打3 孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4 紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊；小于A4 紙型而未裝訂的檔案材料應裱襯底，紙張過大的應折疊，做到“四無兩齊”，即無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬物和左、下兩面對齊。其次是采用標準規格的檔案盒。檔案卷盒規格按照A4 紙型相應調整，分為310×225×25mm、310×225×35mm 和310×225×45mm 三種。卷盒背脊標簽規格相應調整為310×22mm、310×32mm 和310×42mm 三種。

（四）建章立制，促進干部人事檔案管理制度化

中職學校應不斷修訂和完善各類檔案管理制度。確立檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責和送交檔案材料歸檔工作制度等八項制度，檔案管理人員應嚴格遵照制度進行管理，程序辦事，做到室內有制度、歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、轉遞有回執、開發利用有目標、庫房管理有措施，堅持做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，努力實現管理工作制度化、規范化，保證檔案管理工作井然有序地開展。

（五）嚴把干部人事檔案材料質量關

一是注重干部人事檔案收集，保證檔案材料的完整性。隨著干部人事檔案管理工作改革的不斷深化，干部任免、考核、學歷、培訓、聘任、專業技術晉升、獎勵等需要入檔的材料不斷增多，收集范圍擴大，給干部人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員需切實改變工作作風，變坐等材料為主動索要，缺少的材料要逐一進行登記、造冊和催討，做到收集整理常態化，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備、齊整，與實際情況同步。二是做好鑒別工作，保證檔案材料的真實性。根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，檔案人員要對歸檔材料一一進行認真的鑒別和審核。一看檔案材料是否屬于歸檔范圍，如在歸檔范圍內的將進行分類，如不在歸檔范圍但對本人而言比較重要的文件，可將其放入專門散件袋中予以保存；二看材料本身的連續性，例如年度考核表是否完整連貫；三看是否鑒印齊全、手續完備。手續不全的退回個人或形成材料部門進行補辦；四看檔案材料是否真實準確，有否偽造、涂改。重點是通過檔案中所有材料對干部材料中“三齡一歷”即年齡、黨齡、工齡、和學歷學位進行鑒定和審核，維護人事檔案的嚴肅性和真實性。

（六）加快干部人事檔案管理工作的信息化進程

“檔案信息化包含三個方面：一是實現檔案信息的數字化和網絡化。二是實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化。三是實現檔案信息高度共享。”〔2〕中職學校應該結合學校實際加快干部人事檔案管理工作信息化進程。一是干部人事檔案管理的重心逐步由實體管理轉向信息管理，由傳統手工操作轉向電子文件管理。“電子文件是文件與數字信息的交集，具有文件的特性，也含有文件的特性。”〔3〕電子文件管理在檔案日常工作中盡量實行微機化操作，利用計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等資料變成數據資料。二是建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保證人事檔案信息的實效性。在注重保密的前提下，把數字化的信息向網絡化轉變，可利用校內局域網資源實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享，使教職工能在網上提交或更新個人信息，把“死”檔案變成“活”資源，為人事管理的規范化提供有效的便捷的查詢和利用。三是配備符合檔案信息管理的計算機硬件和軟件系統，還要配備如掃描儀、數碼相機、光盤刻錄機等各種輔助設備設施。中職學校應選擇優質的檔案管理軟件并保證軟件使用的穩定性，從而使干部人事檔案管理邁向一個新臺階。

（七）加強隊伍建設，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是干部人事檔案信息化建設中的關鍵因素。只有高素質的檔案管理人員，才會有高質量的檔案管理工作。干部人事檔案管理人員除了必須具備忠誠黨的事業、誠實守信、愛崗敬業、辦事公正、保守機密等良好的職業道德外，還必須具備較強的干部人事檔案管理知識和一定的文字組織能力，且熟悉計算機操作和干部人事檔案管理系統。

在干部人事檔案管理人員隊伍建設方面要盡快引進專業檔案管理專業人才，解決檔案管理人員不是兼職就是老弱人員的現狀，還要定期或不定期地組織檔案管理人員參加相關業務能力培訓學習，及時補充和更新干部人事檔案管理知識，不斷提高業務水平。

[1]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障,2006,(2).

[2]石大泱,傅偉軍.檔案工作概論[M].北京:中國檔案出版社,2010.

[3]王嘉辰,盧漢明.電子文件管理[M].北京:中國檔案出版社,2010.