對OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用于高校管理的思考

□葉涵敏

一、OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)概述

(一)辦公自動化。辦公自動化，即Office Automation(以下簡稱OA)，是發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。［1］辦公自動化是科學(xué)技術(shù)發(fā)展和社會信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，它以行為科學(xué)為主導(dǎo)，以系統(tǒng)工程學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合應(yīng)用了計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)來完成各項辦公業(yè)務(wù)，以達(dá)到提高工作效率和質(zhì)量的目的。［2］實現(xiàn)辦公自動化，必將提高日常辦公事務(wù)的質(zhì)量和效率，必將有效地提高管理水平和提高勞動生產(chǎn)率。因此實現(xiàn)辦公自動化，對于提高生產(chǎn)力，推動現(xiàn)代化建設(shè)具有重大的現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

(二)辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)，即OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)，是指通過先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將人們的部分辦公業(yè)務(wù)物化于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備和辦公人員共同完成辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)信息系統(tǒng)，可以形象地理解為，辦公人員運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如通過局域網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙辦公。隨著計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)及信息化工程的飛速發(fā)展，OA 管理系統(tǒng)經(jīng)歷了多階段的革新和本質(zhì)性的突破。從20 世紀(jì)80年代為實現(xiàn)文字處理的單機(jī)版辦公自動化;到20世紀(jì)90年代以局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)、將工作流作為中心的辦公自動化系統(tǒng);再到21 世紀(jì)初期以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識管理為目標(biāo)的辦公自動化;在2010年以后又進(jìn)入了新的階段，把辦公自動化系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口和平臺，形成跨功能多系統(tǒng)的全面信息和流程整合。辦公自動化不再局限于辦公領(lǐng)域，行政辦公和業(yè)務(wù)辦公集成為了一體，更加強(qiáng)了隱形知識的管理和對決策分析的支持。

二、高校行政管理的現(xiàn)狀

(一)金字塔式的組織結(jié)構(gòu)，不利于信息全方位傳遞。目前我國高校行政管理中普遍采用“校—院—系”三級管理層次。一級管一級，隸屬關(guān)系清晰，建構(gòu)了一個金字塔式的組織結(jié)構(gòu)。在這種金字塔組織結(jié)構(gòu)下，傳遞信息通常通過幾種形式:層層下發(fā)文件或通知、召集開會、層層上報等。在這幾種信息傳遞形式下往往會產(chǎn)生以下問題:一是公文流轉(zhuǎn)效率低。傳遞公文主要還是通過人工傳遞，有些緊急重要的文件經(jīng)過黨委書記、校長、分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員等層層傳遞，對文件要求開展工作所剩余的時間已經(jīng)不多了，有的甚至已超時了。同時流轉(zhuǎn)程序的不規(guī)范也使得效率降低。二是不利于跟進(jìn)督辦。各項工作任務(wù)下發(fā)后，信息反饋慢，跟進(jìn)督辦較為耗時費(fèi)力。三是文山會海。雖然中央下發(fā)了“八項規(guī)定”，文山會海已經(jīng)有所減少，但是在信息傳遞單調(diào)的情況下，發(fā)文開會依舊是一種較為常用的方式，行政人員還是常常疲于應(yīng)付各種會議，影響了工作效率。

(二)多校區(qū)辦公，機(jī)關(guān)人員精簡。隨著近十幾年的發(fā)展，全國各高校均在不斷壯大，往往會設(shè)立多個校區(qū)協(xié)同辦學(xué)的情況，而行政人員常常要在不同校區(qū)之間奔波辦公。同時這幾年機(jī)關(guān)人員精簡，一個人往往承擔(dān)著多項分工任務(wù)，一旦有人因出差或者生病等原因而不在崗位上，將會使工作擱置不前。

(三)事后處理多，事前預(yù)測少。管理人員被繁瑣重復(fù)勞動耗去大量時間，沒有充分的時間和精力去綜合、分析、解決管理中出現(xiàn)的重要、重大問題，往往重心都是在事后處理上，而不是事前預(yù)測上。

(四)人員存在流動性，知識不能固化。學(xué)校管理人員存在一定流動性，使得很多工作經(jīng)驗未能保留，沒有使知識固化下來。

(五)業(yè)務(wù)流程繁雜，制度執(zhí)行帶有隨意性。學(xué)校各種門類的業(yè)務(wù)流程復(fù)雜繁多，如果第一次辦理業(yè)務(wù)的師生不了解流程，不熟悉各個職能部門的話，從提交申請到最終完成往往需要往返多次才能完成。另外，業(yè)務(wù)流程雖有一定的制度，但是細(xì)節(jié)上仍然會因人的不同而有所變化，帶有一定的隨意性。

(六)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作多，人工收集分析效率低。高校經(jīng)常有各種調(diào)研問卷，基本采用人工收集統(tǒng)計的方式，無論對于被調(diào)研人員還是調(diào)研工作人員都是一件較為麻煩的事情。同時統(tǒng)計工作量大，也比較容易出錯。

三、OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用的意義

(一)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)對于高校行政管理水平的意義。一是合理改善了金字塔式的組織結(jié)構(gòu)模式。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)采用全方位且多層次的網(wǎng)絡(luò)模式，改變了傳統(tǒng)單一垂直的信息傳遞方式，拓寬了信息傳遞途徑，大大提升了信息傳播速度。更使得高校行政組織結(jié)構(gòu)朝扁平化發(fā)展，各級成員尤其是基層人員，有了合適渠道再去傾訴合理意見，真正參與到校園事務(wù)中去，打破了傳統(tǒng)的層級限制，淡化了層級區(qū)別。二是提高決策的科學(xué)性。在有著成千甚至上萬規(guī)模的高校中使用傳統(tǒng)的人工收集處理數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)決策方式顯然是會影響到最終的決策時效和準(zhǔn)確性的。隨著高校辦公自動化的發(fā)展，高校各職能部門間實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，大大提升了高層決策的時效與科學(xué)性。三是深入促進(jìn)高校行政管理科學(xué)化和透明化。傳統(tǒng)的行政管理模式人工操作為主導(dǎo)，有著一定的隨意性和潛在的不合規(guī)的可能性，而上級的監(jiān)督也存在不及時性。隨著OA 辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，可使得高校行政管理更加透明并且科學(xué)。四是促進(jìn)管理成本下降，提升管理效率。OA 辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，有效減少了人為負(fù)擔(dān)，大大提升了日常行政處理速度。

(二)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)對于高校提高教學(xué)管理的意義。除了行政管理外，教學(xué)管理同樣是所有高校的一項重點(diǎn)工作。教在日常教學(xué)管理中，例如公文管理審批、會議管理、日程安排、公共信息查閱、甚至是高校學(xué)生的選課安排，及學(xué)科成績查詢等，均可通過辦公系統(tǒng)緊密聯(lián)系起來，因此OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)能有效平衡并分享教育管理信息資源，從而對提高高校教學(xué)管理水平的工作效率具有重要意義。辦公系統(tǒng)在高校中的應(yīng)用程度，更可作為一項評估指標(biāo)來衡量高校的教學(xué)管理水平。

四、OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)實施的對策建議

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，立項規(guī)劃。高校各領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)與現(xiàn)代管理結(jié)合的重要意義，重點(diǎn)立項并牽頭規(guī)劃，并在建立和推廣過程中給予堅定支持與監(jiān)督，如此方能確保該項目能按時合理實施。

(二)技術(shù)支持。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)是現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，因此無論是建立和維護(hù)都離不開技術(shù)的支持。高校應(yīng)當(dāng)視OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能相結(jié)合，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步落實，對高校硬件設(shè)備與應(yīng)用軟件進(jìn)行淘汰與更新。

(三)傳統(tǒng)辦公與辦公自動化的銜接與過渡。隨著OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的建立，傳統(tǒng)辦公與辦公自動化的銜接同樣是需要高校考慮的問題。由于目前公文的法定效力只有在紙質(zhì)文件呈現(xiàn)的基礎(chǔ)上才能得到公認(rèn)，所以對于公文審批簽署流程可以通過辦公自動化來完成，但最終的公文仍需要通過紙質(zhì)形式來保存。因此在辦公自動化系統(tǒng)和傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)并行階段，需要做好傳統(tǒng)文檔管理工作，以便順利過渡。

(四)辦公人員綜合素質(zhì)提升。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)離不開辦公人員的操作，雖然高校中辦公人員素質(zhì)普遍較高，但也不排除部分資歷深但計算機(jī)技術(shù)不足的人員，因此有效的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和辦公自動化意識宣導(dǎo)與灌輸還是必不可少的。只有辦公人員綜合素質(zhì)提升了，才能有效推廣高校辦公自動化管理。

(五)制度設(shè)立，明確責(zé)任，加強(qiáng)督查與反饋。在實行辦公自動化時，針對系統(tǒng)的安全性、信息可靠性、管理科學(xué)性和發(fā)文規(guī)范性制定一個完整的規(guī)章體系，從而明確各崗位人員的職責(zé)，并加強(qiáng)督查和反饋，使得整個管理系統(tǒng)能有效、安全運(yùn)營。

［1］李民強(qiáng)．辦公自動化設(shè)備與應(yīng)用［M］． 北京:中國鐵道出版社，2007

［2］余慧，王曉永．辦公自動化(OA)系統(tǒng)設(shè)計淺析［J］．今日科苑，2010

［3］陸劍江，錢培德，楊秀文．OA 系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢研究［J］．辦公自動化，2003