淺談如何發揮財務制度在管理中的有效作用

周亞楠

摘要：要想使財務制度在企業管理中充分發揮應有的作用，必須解決制度本身的缺陷，也就是財務制度在設計過程中必須了解企業的業務流程，結合企業經營特點及管理基礎，制定切合企業實際經營及管理的財務制度，并采取措施讓制度真正落到實處。

關鍵詞：財務制度 管理

財務制度是企業財務行為的基本規范，切實可行財務制度是企業經營管理中必不可少的利器，如何有效發揮財務制度在企業管理中的作用，是企業發展過程必須面對和解決的問題。

但現實情況是，財務制度在很多企業都流于形式，沒有在企業管理中發揮其應有的作用，分析原因可歸納為兩方面：第一，財務制度自身存在缺陷，設計和制定時沒結合企業現實情況，可操作性差。設計財務制度不僅需要運用財務管理知識，以國家會計法規為前提，還要結合企業自身特點。如：企業經營管理基礎、發展階段、管理手段等，只有充分了解企業業務流程并發現問題，針對性解決問題，才能設計出具用可操作性的財務制度。第二，制度落實不到位，執行不利。除了上述提到的制度本身的設計和制定的缺陷外，重視程度不夠、執行不力，也是制度得不到落實的原因，因此要保證制度能徹底落實，必須采取一系的措施和手段。

一、設計科學適用的財務制度克服制度本身缺陷

1.設計適用的財務制度必須了解企業的業務流程

管理就是解決企業在經營中遇到的問題，財務制度就是對企業在經營中容易出現的問題，通過制度規范提前預防，因此財務制度的設計過程實質上是發現問題，通過分析找到解決問題方法和措施的過程。因此要設計適應企業發展的財務制度，必須先了解企業的業務流程。對業務流程進行調研，調研前必須事先擬好調研提綱，并采取一系列的調查方法。調查的方法大致可分為，實地考察法、問卷法、訪談法等。實地考察法直接了解業務流程，并查看相應的單據及審批手續；問卷法是以書面提出問題方式收集資料；訪談法，做好訪談綱，在訪談過程注意做好記錄、錄音等。

這里建議采用實地考察法與訪談法結合，企業業務流程中的單據是會計核算工作的基礎，會計信息的質量直接決定財務管理的成敗，因此單據管理工作直接暴露企業管理中基礎工作的規范性，內控管理存的風險，業務訪談通過與業務流程中實際人員接觸，能知道實際工作中細節管理方面的問題，從而對企業管理現狀進行改進，對改善習慣性不合理的業務流程提高企業效益非常有幫助。

例如：工業企業與商品零售行業管理重點就有所差別，工業企業業務流程是先出貨，后收款，應收賬款的管理就成為工業企業共性問題；商品零售行業出貨與收款是同時進行，基本不存在應收賬款，但現金及零售商品安全性成為管控的重點，特別是直營連鎖模式對門店現金管理尤為重要。

2.財務制度設計思路

以會計核算制度為基礎，財務制度與會計制度是相輔相成。財務制度是規范管理，會計制度是核算管理，本著會計制度和財務制度二者的關系，在設計財務制度時，可以全面系統對企業資產負債表及利潤表內容進行分析，結合企業自身特點，從而進行財務管理規范；同時結合企業發展戰略制定與之相應的內控制度及全面預算管理制度，結合企業管理運用的手段制定與之配套的財務管理制度及規范流程。

二、制定適合企業發展的財務制度

（一）財務制度分類

從管理需求的角度財務制度可分為以下四類

第一類：財務機構設置及財務人員崗位職責范圍、財務人員聘用及管理條例。

第二類：與會計法規、會計制度聯系緊密，企業資產、資金核算及管理制度。企業資產管理主要是對企業日常經營活動內容的管理，包括貨幣資金、存貨、固定資產、無形資產、成本管理、銷售收入、利潤分配等管理辦法和程序，以及為核算制定的實施基礎計量和計價等方面制度，包括：固定資產折舊方法、存貨計價、費用攤銷等。

第三類：與風險管理相關內控制度。包括資產控制、負債控制、成本費用控制、投資、籌資風險控制、全面預算制度等

第四類：與企業管理采用手段相關的制度。如：會計電算化、企業信息化管理制度。

（二）制定適合企業發展的財務制度

1.結合企業自身經營特點

以盤點制度為例：盤點制度存在于任何企業中，適合企業的盤點制度，必須結合企業的實際情況，把盤點中容易出現的問題以及注意事項要寫進盤點制度。珠寶行業的鉆石盤點，有行業經驗的人都知道，30分以上有國際證書的鉆石在鉆石腰棱上有證書編號，拿高倍放大鐿能看到與國際證書一致的條碼，這個條碼是唯一的，是鉆石身份象征，在珠寶企業的盤點制度中必須規定盤點細則，30分以上鉆石必須逐項查看腰棱號碼是否與國際證書相符。企業財務人員會變動，也不是全有行內經驗的，盤點細則在制度中有明確規定，就能避免因人員變動給企業帶來因操作不當帶來的管理問題。

2.結合企業不同時期的管理手段

企業不同時期的管理手段不同，制定的財務制度必須與之相適應不能一勞永逸。

初創型公司管理手段受企業資金限制，管理系統功能不完善，不能達到管控效果。制定與之相適應的崗位職責與管理規范，特別是單據方面的管理，更需要細則，對財務人員崗位操作規范要求更細，系統的不完善，必須通過制度把關。當公司不斷發展管理手段也在不斷提升，財務管理制度也應隨之修訂完善，特別是具有指導意義的管理流程和崗位職責方面的制度及內控方面的制度不能三、五年都不變。

以零售業為例，公司成立初期只有一、兩家直營店，為了節省資金，供應鏈管理系統相對落后，門店現金管理沒有納入供應鏈系統，就必須要求門店每天必須借助EXECL表填寫資金日報表，這階段的現金管理制度就必須詳細規定每日資金日報表如何填寫報送。發展到幾十家，更新了ERP系統，資金日報表納入ERP管理系統，系統會自動生成門店的每日資金報表，這時原有制度就需要修改，財務人員工作崗位職責也需要修訂，新制度規定要求財務人員每日上班必須檢查ERP系統中的門店資金日報表，超過規定的限額提醒門店必須存入銀行，在新的ERP系統中除現金存入銀行這項可操作外，其他均由系統自動生成，減少人為操控風險。

3.結合企業不同發展階段的管理需求

企業所處的發展階段不同，管理需求也不同，財務管理制度側重點也不同。

對于基礎管理薄弱的企業，財務基礎管理制度的制定一定要具用可操作性和指導性，這關乎企業未來發展速度和規模。基礎薄弱的企業，隨著業務不斷增加、規模擴大就會暴露很多管理問題，使企業管理者忙于救火，成為企業發展戰略實現的瓶頸。

對于處于擴張期企業現金流的管理尤為重要，特別是內控制度建立，必須將籌資、投資風險內控制度放在首位。許多企業的消失都是敗在擴張期沒有做好現金流的管理，因此建立完善的投資制度、籌資制度、業務流程管控制度、全面的預算制度成為這個時期企業發展的重點工作。

成熟型的公司現金流穩健，市場也趨于飽和，公司增長緩慢，這個時期的企業必須向內部管理要效益，加強細節管理，許多公司表面看似管理沒有問題，細分析發現資源浪費不少。建立全面預算管理制度、做好成本、費用、等方面管控，減少資源浪費。

三、企業財務制度的實施與應用

財務部是制度的執行部門，制度能否得到落實執行制度的人是關鍵。

1.建立與制度配套的獎懲機制

以差旅費制度為例，每個企業都有的差旅費制度，員工出差借款往往報銷不及時，如果財務人員不追回，有的超過一個月，甚至兩三個月不還，因此從兩方面進行管理，一是在財務人員崗位職責中明確規定，每個月必須對業務往來進行管理，注明業務發生時間，對于超過兩個月的，必須注明原因，并通過公司內部郵件發給具體經辦人，以達到提醒的目的，如果財務人員沒有提醒，導致超期，影響財務人員業績考核影響獎金；管理好的也會有獎勵。二是經辦人對于遲報的，根據遲報時間對經辦人進行罰息。

2.建立持續的財務制度培訓

公司的制度隨公司發展不斷完善和修訂，另一方面員工也在變動，財務部定期組織員工學習與之有關的財務制度，同時要得到人力資源部門的支持，對于制度的學習進行考核，對于成績優秀的給予獎勵，對于不合格要另外再補課，參加人員要記課時，三次不合的給以罰款。

3.讓經營者認識得到財務管理制度的重要性

在許多中小私營企業，老板對財務工作不重視，解決這一問題的關鍵是讓經營者認識到財務管理價值是能為企業帶來現金、創造效益的。

舉個實例，一家民營企業經營了十年，在行業中是屬一屬二的地位，財務制度看起來也算健全。隨著業務發展，銷售部門借樣品給客戶的現象越來越多，研發部門也不斷借樣品，但原有制度中只規定了借貨審批流程，但沒有專門的借貨管理，隨著業務人員變動，借出樣品后續沒有人跟進。新來的財務負責人，經過了解，清理了幾年借出樣品，金額累計達100多萬元，報給老板，有的是經過老板親自審批的。并且制定了借貨管理制度，規定樣品一個月內不能歸還的，視同銷售，并落實責任人，清理回了部分前期的樣品，經過此事老板對財務部工作改變了看法，開始重視財務制度。因此，適合企業的財務制度才能更高效！

（作者單位：深圳彼愛鉆石有限公司）