檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的研究

劉宏偉

（首都師范大學(xué)文學(xué)院，北京，100089）

1 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的收集情況

經(jīng)過十余年的發(fā)展，檔案網(wǎng)站形成了一定的規(guī)模，提供現(xiàn)行文件服務(wù)是其功能之一。其中省級檔案網(wǎng)站比較具有代表性，因此筆者選取32個省作為調(diào)查對象。在32個省中，提供現(xiàn)行文件服務(wù)的檔案網(wǎng)站共有28個，約占總數(shù)的87.5%，山西在改版中，西藏、臺灣未提供現(xiàn)行文件服務(wù)，青海尚未建立檔案網(wǎng)站。可見我國各省檔案局（館）基本開展了現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，并形成了一定的規(guī)模。下面筆者主要從檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件的數(shù)據(jù)量、查詢方式和檢索層次三個方面來進(jìn)行概括分析。

1.1 收集方式

常言道：“巧婦難為無米之炊”，沒有數(shù)量充足、內(nèi)容豐富的文件資料，做好現(xiàn)行文件利用服務(wù)工作只是一句口號而已。文件源充裕，才能更好地開展現(xiàn)行文件的利用服務(wù)工作，所以說收集工作是現(xiàn)行文件服務(wù)工作的基礎(chǔ)，也是整個業(yè)務(wù)流程中的起點(diǎn)。目前檔案館網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)行文件主要來源有兩種形式：一種是通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行現(xiàn)行公開文件的收集，一種是館藏現(xiàn)行文件的數(shù)字化。

1.1.1 網(wǎng)絡(luò)平臺收集

通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺，及時有效地收集現(xiàn)行文件，可以為現(xiàn)行文件的文件源提供保障。政府網(wǎng)站是其主要的來源之一，它是實(shí)現(xiàn)辦公自動化、管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化的黨政合一的網(wǎng)絡(luò)平臺。通過這個平臺，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞剑扇∵壿嫳４婧臀锢肀４嫦喾蛛x的辦法，將政府機(jī)構(gòu)不涉密的和與百姓密切相關(guān)的現(xiàn)行公開文件以網(wǎng)絡(luò)形式向公眾提供服務(wù)。邏輯上由檔案部門的現(xiàn)行公開文件利用服務(wù)機(jī)構(gòu)集中保管，物理上仍由原形成單位分布式保存，這種網(wǎng)絡(luò)連接，能夠使得檔案部門及時、全面收集到用戶所要信息，還可以避免資源的重復(fù)建設(shè)。如湖南省通過現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)報送現(xiàn)行文件，其檔案局局長黃美春特別強(qiáng)調(diào)各單位要“統(tǒng)一采用‘湖南省現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)’軟件，通過省政府政務(wù)外網(wǎng)平臺或互聯(lián)網(wǎng)，在線報送同版本電子文件”。

1.1.2 館藏現(xiàn)行文件的數(shù)字化

館藏現(xiàn)行文件的數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)行文件的又一來源。館藏現(xiàn)行文件數(shù)字化，是開展現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的基礎(chǔ)。通過利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，有選擇性將紙制文件、聲像文件等傳統(tǒng)載體的現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理，從而形成個性化的現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫。然后通過網(wǎng)絡(luò)平臺，將分散在不同地理位置的數(shù)字化現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫組合、連接起來，形成巨大了現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)平臺，以便向用戶提供綜合利用。目前大多數(shù)網(wǎng)站采用現(xiàn)行文件數(shù)字化方式來獲取網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)行文件。

1.2 收集內(nèi)容

檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)量的建設(shè)情況主要體現(xiàn)在目錄信息量和全文數(shù)據(jù)量兩方面。目錄信息量的多少決定著用戶檢索的效率。全文數(shù)據(jù)量是檔案網(wǎng)站可供網(wǎng)絡(luò)查詢的原文信息的數(shù)量，其反映了現(xiàn)行文件的數(shù)字化程度和電子文件的收集情況。因此筆者主要從目錄量和全文數(shù)據(jù)量兩個方面統(tǒng)計分析。具體分布如表1。

在目錄量方面來講，在28個提供現(xiàn)行文件服務(wù)的省級檔案網(wǎng)站中，有6個檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件目錄量超過1萬以上，約占總數(shù)的21.4%（分別為北京檔案信息網(wǎng)、上海檔案信息網(wǎng)、天津檔案信息網(wǎng)、廣東檔案信息網(wǎng)、江西省檔案局、甘肅檔案信息網(wǎng)），主要集中在東部地區(qū)；有10個檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件目錄量在2000~10000之間，約占總數(shù)的28%。有13個檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件目錄量在2000以下，約占總數(shù)的46.4%，并且主要集中在西部地區(qū)。可以說中國省級檔案網(wǎng)站在現(xiàn)行文件目錄信息量開發(fā)上存在著總量不高、地區(qū)不平衡的情況，因此應(yīng)加快目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為目錄數(shù)據(jù)的開發(fā)、管理提供可靠的系統(tǒng)保障。

在全文數(shù)據(jù)方面來講，省級檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件原文信息的查檢服務(wù)取得了一定的成績，在28家網(wǎng)站中有17個檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件原文信息，約占總數(shù)的60.7%，其中北京、上海、天津和廣東提供全文量最為豐富，達(dá)到1萬以上。但在現(xiàn)行文件服務(wù)提供的方式上有所差別，個別省市較為靈活，可以依據(jù)文件密級或用戶權(quán)限來有針對性地提供現(xiàn)行文件（如：海南檔案信息網(wǎng)將現(xiàn)行文件分為全部公開和依申請公開，也就是說用戶可以通過申請獲取現(xiàn)行文件全文），在未提供全文數(shù)據(jù)的網(wǎng)站大多提供了文件的詳細(xì)信息，用戶可以通過電話、郵件、網(wǎng)上預(yù)約等方式獲取所需文件。這些都反映了我國檔案館在現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中的進(jìn)步。

表1 現(xiàn)行文件服務(wù)的目錄量與是否提供全文的統(tǒng)計數(shù)據(jù)

1.3收集范圍

隨著用戶需求的多元化，也導(dǎo)致了收集內(nèi)容的多元化。現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)收集內(nèi)容的多元化就是指現(xiàn)行文件收集范圍的廣泛性和有選擇性。

廣泛性主要體現(xiàn)為服務(wù)內(nèi)容的豐富多彩，包括了人們生活中的各個方面。《政府信息公開條例》規(guī)定公開的范圍包括：“扶貧、教育、醫(yī)療、社會保障、促進(jìn)就業(yè)、房屋拆遷及其補(bǔ)償、補(bǔ)助費(fèi)用的發(fā)放”等關(guān)于民生方面的各種問題。如：湖南省現(xiàn)行文件中心主要收集省委、省政府及其職能部門已公開的現(xiàn)行政策性、法規(guī)性、公益性文件資料。

選擇性主要體現(xiàn)在不是盲目地收集，著重收集些社會關(guān)注的熱點(diǎn)重點(diǎn)問題的相關(guān)資料，特別是涉及民生問題的現(xiàn)行文件，但由于收集方式的欠缺，現(xiàn)行文件服務(wù)內(nèi)容并不能完全涵蓋所有的各個方面，還需要改進(jìn)收集方式，豐富現(xiàn)行文件的內(nèi)容。

2 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的整理

現(xiàn)行文件的整理工作，就是通過分類、組合、排列和編目將處于零亂狀態(tài)的現(xiàn)行文件形成一個有條理、有體系的過程。在現(xiàn)行文件業(yè)務(wù)工作諸環(huán)節(jié)中，收集工作是起點(diǎn)，利用工作是目的，而現(xiàn)行文件整理工作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過現(xiàn)行文件整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查現(xiàn)行文件收集工作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。現(xiàn)行文件只有經(jīng)過整理以后，才能夠充分發(fā)揮現(xiàn)行文件的作用。目前檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的整理方式主要有未分類、單一分類方式和多種分類方式并存。

2.1 未分類和單一分類方式

通過對28個開展現(xiàn)行文件的省級檔案網(wǎng)站的調(diào)研，吉林、內(nèi)蒙古、河北、山東、河南、陜西、甘肅、江蘇、浙江、湖北和江西等12個省級網(wǎng)站，未進(jìn)行分類，只提供了簡單檢索，約占提供現(xiàn)行文件服務(wù)網(wǎng)站的42.8%；有11個省級檔案網(wǎng)站提供一種分類方式，其中黑龍江、北京、福建3個網(wǎng)站采用專題分類法，如黑龍江檔案信息網(wǎng)站將現(xiàn)行文件分為社會保障、人事編制、科教文衛(wèi)、公安司法、城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)管理、農(nóng)林政策、土地管理、法律法規(guī)和其它10類，主要按照用戶比較關(guān)心的問題進(jìn)行整合分類，用戶可以方便快捷地了解某一方面的問題。

其中天津、寧夏、四川、貴州、安徽、湖南、廣東、海南8個網(wǎng)站采用機(jī)構(gòu)分類法，如廣東檔案信息網(wǎng)將現(xiàn)行文件按機(jī)構(gòu)分為省紀(jì)委(監(jiān)察廳)、省委組織部、省委宣傳部、省委統(tǒng)戰(zhàn)部、省委政法委、省委政策研究室、省直機(jī)關(guān)工委等102類，這種方式對于專業(yè)用戶來說比較方便，但非專業(yè)用戶不清楚自己所需要的文件是哪個部門發(fā)布的，檢索起來相對困難。

2.2 多種分類方式并存

多種分類方式并存，有利于用戶的查找利用，用戶可以選取適合自己的檢索方式查詢現(xiàn)行文件。在28個開展現(xiàn)行文件的網(wǎng)站中，僅有遼寧、上海2個網(wǎng)站采用了多種分類方式并存的整理方式，其中遼寧用了專題分類和主題分類，上海采用實(shí)用分類和單位分類，各具特色。

遼寧省檔案信息網(wǎng)采用專題分類和主題分類，其中按專題將現(xiàn)行文件分為九類，分別是檔案法規(guī)政策類、房產(chǎn)住房補(bǔ)貼類、工傷保險待遇類、離退工資補(bǔ)貼類、民政優(yōu)撫待遇類、農(nóng)村三農(nóng)政策類、企業(yè)改制并軌類、養(yǎng)老醫(yī)療保險類和征地拆遷補(bǔ)償類，基本涵蓋了所有的民生問題，并且具有針對性，提高檢索效率。按主題分為21類，具體如表2。

上海實(shí)行實(shí)用類目分類體系和單位分類方式兩種分類方式，其中實(shí)用類目分類體系是其特色。實(shí)用類目分類體系是在政府部門職能分工的基礎(chǔ)上，從與公眾生活密切相關(guān)的信息入手，從而形成以使用方便為主要特點(diǎn)的政府公開查詢系統(tǒng)。其宗旨是方便社會公眾快速查找所需要的政府公開信息，希望通過互聯(lián)網(wǎng)讓社會公眾從豐富紛繁的各類政府公開信息中快速找到所需信息。

政府公開信息查詢實(shí)用類目分類體系分為5類，分別是綜合管理、公共服務(wù)、社會事業(yè)、城市管理、經(jīng)濟(jì)管理，各類目下又分若干個類目，方便公眾查詢。

3 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的利用

3.1 查詢方式

查詢方式是用戶獲取現(xiàn)行文件的有效途徑，常見的查詢方式有目錄式和檢索提問式。通過瀏覽目錄可以使用戶快速地獲取查詢范圍；通過檢索提問查檢方式精確而快速地檢索到所需信息，此種方式更加適用于檢索內(nèi)容相對明確的專業(yè)用戶。因此為了滿足不同用戶的需求，檔案網(wǎng)站應(yīng)建立多種查詢方式，提供多方位的查詢。

表2 政府信息主題分類目錄

在28個檔案網(wǎng)站中，北京、天津、上海、黑龍江、遼寧、寧夏、安徽、浙江、江西、湖南、廣東、廣西、云南13個省，既提供了現(xiàn)行文件的目錄式查詢，又提供了現(xiàn)行文件的站內(nèi)檢索，約占提供現(xiàn)行文件服務(wù)網(wǎng)站的46.4%；吉林、內(nèi)蒙古、河北、陜西、甘肅、新疆、山東、江蘇、河南、湖北、云南、貴州、四川13個省檔案網(wǎng)站，未提供現(xiàn)行文件目錄查詢，只提供了檢索提問式的查詢方式，約占提供現(xiàn)行文件服務(wù)網(wǎng)站的46.4%，其中內(nèi)蒙古部分鏈接無效，重慶未提供現(xiàn)行文件的結(jié)果化目錄，直接鏈接到政府網(wǎng)站。具體分布如表3。

3.2 檢索層次

從檢索層次來看，在28個省級檔案網(wǎng)站調(diào)查對象中，有吉林、山東、江蘇3個省在現(xiàn)行文件檢索中設(shè)置了簡單檢索、高級檢索和二次檢索，共三個層次的檢索，約占提供現(xiàn)行文件網(wǎng)站總數(shù)的10.7%；有8個檔案網(wǎng)站設(shè)置了兩個層次的檢索，約占提供現(xiàn)行文件網(wǎng)站總數(shù)的28.6%；有17個檔案網(wǎng)站只設(shè)置了一個層次的檢索，約占提供現(xiàn)行文件網(wǎng)站總數(shù)的60.7%。中國省級檔案網(wǎng)站檢索層次分布情況如表4。

從以上數(shù)據(jù)可以看出，在已設(shè)置檢索層次的檔案網(wǎng)站中，有64.2%的檔案網(wǎng)站都設(shè)立了高級檢索欄目，有71.4%的檔案網(wǎng)站設(shè)置了簡單檢索欄目，只有14.2%的檔案網(wǎng)站設(shè)置了二次檢索欄目。可見，簡單檢索和高級檢索是檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件檢索方式中最常見的。

3.3 利用效果

現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)的利用效果主要通過點(diǎn)擊率和實(shí)際案例來檢驗(yàn)，但通過28個開展現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)研，僅有上海檔案信息網(wǎng)提供了點(diǎn)擊率排名，并且分為累計點(diǎn)擊率和月累計點(diǎn)擊率，如下圖1。

表3 省級檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件查詢方式分布表

表4 省級檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件檢索層次分布表

圖1 條目月點(diǎn)擊率排名

通過圖表的方式清楚明了地展示出現(xiàn)行文件的利用情況，為進(jìn)一步完善現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫提供依據(jù)，能夠及時有針對性地收集公眾所需要的信息，滿足用戶需求。

湖南提供了利用案例，將公眾利用現(xiàn)行文件的案例進(jìn)行歸納總結(jié)，分析哪類文件是公眾利用頻繁、需求度高的文件，進(jìn)一步加快這類文件的數(shù)字化工作，盡快實(shí)現(xiàn)全文檢索，方便用戶通過網(wǎng)絡(luò)直接利用現(xiàn)行文件。如慈利縣武陵戲劇團(tuán)的覃宏林通過網(wǎng)絡(luò)和電子郵件獲取湘人發(fā)［1996］77號《湖南省人事廳、湖南省衛(wèi)生廳關(guān)于我省事業(yè)單位工作人員工（公）傷和職業(yè)病、血吸蟲病致殘程度鑒定問題的通知》這份文件，解決了其工傷定級問題。萬林輝通過網(wǎng)站檢索查到事業(yè)單位聘用制度文件，對于聘用人員的合同期限以及勞動保護(hù)與保險福利待遇等切身問題有了具體了解。武警醫(yī)學(xué)編輯部的朱長興通過網(wǎng)站查到辦理期刊證的相關(guān)文件——工商企字［2003］第56號《關(guān)于軍隊(duì)、武警部隊(duì)出版單位登記和管理有關(guān)問題的通知》，為辦理新的期刊證提供了依據(jù)。這些涉及民生的各類問題，特別是土地征用、工資、退休保險方面利用效果明顯，切實(shí)滿足公眾的需求。

4 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)存在的問題及對策

我國檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)目前總體上還處于初步階段，勢必存在一些不足之處。在檔案查詢方式上省級檔案網(wǎng)站查詢方式單一，還需要加快查詢方式的建設(shè)，以方便滿足不同人群的需求。從檢索方式上說，檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件的檢索方式主要是簡單檢索和高級檢索，或者二者結(jié)合，二次檢索較少。因此，現(xiàn)行文件檢索系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該依據(jù)不同用戶的需求，將三種檢索方式有機(jī)結(jié)合，由簡單檢索入口，在簡單檢索結(jié)果界面附帶高級檢索入口，在高級檢索界面應(yīng)設(shè)置二次檢索，層層遞進(jìn)，從而滿足不同用戶的檢索需求，以便提高用戶查詢的方便性和準(zhǔn)確性。

綜合以上對于檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件服務(wù)的文件數(shù)據(jù)量、查檢方式、檢索功能方面的分析，說明各省級檔案網(wǎng)站在現(xiàn)行文件服務(wù)上取得了一定的成績，但還存在一些問題，各省之間發(fā)展不平衡，東西部差距大，服務(wù)水平還有很大的提升空間。相信隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案文件的開放，檔案網(wǎng)站功能的完善，現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作將能滿足不斷發(fā)展的社會需求。

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