西南地區縣級綜合檔案館館藏檔案數字化工作現狀調查及對策分析

胡紅霞　王俊程

（摘要]館藏檔案數字化是建設數字檔案館的基礎，對于檔案信息資源開發、共享的意義重大，同時對檔案的安全保護工作也具有重大意義。目前，西南地區縣級綜合檔案館在館藏檔案數字化工作中存在發展不平衡、數字化設備不足、經費問題突出、數字化人才缺乏、對檔案數字化工作的重要性認識不足等問題。為切實推進西南地區縣級綜合檔案館館藏檔案數字化工作，中央應對西南地區縣級檔案館開展數字化工作給予經費補助；檔案行政部門應完善館藏檔案數字化標準規范體系，加強相關標準規范的推廣應用力度；縣級綜合檔案館應加強對檔案數字化工作重要性的認識，并且克服“畏難”心理；縣級綜合檔案館研究制定館藏檔案數字化工作規劃，全面推動檔案數字化戰略實施；縣級綜合檔案館加強數字化人才隊伍建設。

[關鍵詞]西南地區；縣級綜合檔案館；檔案數字化

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2014.10.017

（中圖分類號]G273.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1008—0821（2014）10—0083—05

館藏檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、圖形圖像處理技術、數據庫技術等把各種載體的館藏檔案轉化為數字化檔案，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互聯，采用計算機系統進行管理，借助于檔案數字化技術平臺，實現快速檢索與利用，從而實現資源共享。館藏檔案數字化工作的對象主要是傳統載體檔案、資料，包括紙質檔案、音像檔案、照片檔案等。館藏檔案數字化是建設數字檔案館的基礎，對于檔案信息資源開發、共享的意義重大，同時對檔案的安全保護工作也具有重大意義：館藏檔案經過數字化處理后，可以節省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；對檔案原件進行封存管理，從而減少對原件的磨損等各種人為損害或自然侵害，充分保障檔案的安全。

在2012年底召開的全國檔案局長館長會議上，國家檔案局局長楊冬權同志提出了2020年全國檔案館檔案數字化數量比2010年翻兩番的硬指標。2013年10月在江蘇太倉召開的全國數字檔案館（室）建設推進會上，楊冬權同志提出用15年左右的時間，縣以上各級國家檔案館對館藏傳統載體檔案全部數字化并實現數字化利用、縣直機關以上檔案室傳統載體檔案基本數字化并實現數字化利用的目標。在檔案行政主管部門的督促要求和一系列政策標準的引領和規范下，近年來，我國檔案數字化工作發展迅速，檔案數字化基礎設施建設不斷加強，檔案數字化規模不斷擴大，涌現出一批館藏檔案數字化工作的先進典型性檔案館，如江蘇太倉市檔案館從1999年開始進行檔案數字化工作，目前在全國率先實現了全市館藏檔案全部數字化和所有進館單位檔案室檔案數字化“兩個百分百”的目標。

在全國檔案數字化工作進行得如火如荼的時候，筆者發現，東部地區和中西部地區檔案館之間、省州市級和縣級檔案館之間、同一省份內的不同縣級檔案館之間的館藏檔案數字化工作進展程度不一、差距很大。東部地區檔案館、省州市級檔案館和重視數字化工作的縣級檔案館的館藏檔案數字化工作開展較早、進展較快，已基本實現目錄級及部分館藏檔案的數字化工作，相比之下，中西部地區檔案館尤其是經濟欠發達的西南地區多數縣級綜合檔案館的館藏檔案數字化工作進展非常緩慢。

1 西南地區縣級綜合檔案館館藏檔案數字化工作現狀

課題組于2014年4月對四川、云南、貴州三省每省15縣、共45個縣級綜合檔案館的館藏檔案數字化工作情況進行了調研。這45個縣中，四川和貴州兩省各選取4個縣、云南選取5個縣進行實地調研，其余32個縣采用函調或電郵方式進行調研。課題組通過調查總結和對比分析，得出西南地區縣級檔案館在館藏檔案數字化工作方面的如下現狀：

1.1 館藏檔案數字化工作處于起步階段，而且發展極不平衡

目前，西南三省絕大多數縣級檔案還處于檔案目錄數據庫建設階段，文檔資料本身并沒有數字化，仍以紙質形式存在，其管理、查詢與利用仍然主要依靠傳統的人工手動的方法，工作水平較低。即使有部分檔案館針對本館的民生檔案和珍貴歷史檔案進行了掃描加工，其所占館藏的比例也非常低，而且這項工作也僅僅在市級及以上檔案館中正在開展，絕大多數縣級檔案館尚未開展或僅在籌備實施之中。有的縣連案卷級目錄數據庫尚未開始建設，檔案全文數字化更是一片空白。同時，西南地區縣級綜合檔案館數字化工作與發達地區的縣級綜合檔案館之間、本地省市級檔案館之間、省內不同縣份的縣級檔案館之間相比差距巨大。

（1）同發達地區的縣級綜合檔案館相比差距巨大。截止2012年底，上海17個區縣檔案館檔案數字化完成率占館藏50%以上，部分區縣達90%以上，民生檔案數字化率全部達100%；浙江全省有30%以上檔案館已完成一半以上檔案數字化。而四川各市（州）級綜合檔案館館藏檔案數字化完成率為7.2%、縣級綜合檔案館館藏數字化完成率為2.6%（以卷為保管單位，2013年6月底統計）；云南各市（州）縣級綜合檔案館館藏數字化完成率約為7%（以頁為保管單位，2013年底統計）；貴州各市（州）縣級綜合檔案館的館藏數字化率為4.6%（以卷為保管單位，2014年4月統計）。

（2）同一省份內的省級、州市級和縣級綜合檔案館相比差距巨大。截止2013年6月底，四川省檔案館的館藏數字化完成率為13%，市（州）綜合檔案館的完成率為7.2%，縣級綜合檔案館的完成率為2.6%；截止2013年12月底，云南省檔案館的館藏數字化完成率為30.3%，市（州）縣級綜合檔案館的館藏數字化完成率約為7%；截止2014年4月，貴州省檔案館的館藏數字化完成率約為10%，市（州）縣檔案館的館藏數字化完成率為4.6%。

（3）同一省份內的不同縣級綜合檔案館相比差距巨大。就四川省而言，北川縣檔案館借2008年汶川地震災后檔案搶救修復之機開展了館藏檔案全文數字化工作，目前，除嚴重受損無法修復的檔案之外，北川縣檔案館的館藏檔案數字化率已達到100%；截至2014年4月，雙流縣檔案館的館藏數字化完成率為60%，都江堰市檔案館的館藏數字化完成率為30%，會理縣檔案館的館藏數字化完成率為10%左右，得榮縣檔案館的館藏檔案全文數字化工作還未開始。在云南省，截至2013年底，富源縣檔案館的90%檔案已完成數字化；截至2014年4月，昆明市檔案館的館藏數字化完成率為15%，大姚縣檔案館的館藏數字化完成率約為0.7%，永仁縣檔案館的館藏檔案全文數字化工作還未開始。在貴州省，截至2014年4月，望謨縣檔案館的館藏數字化完成率約為6%，貴州省興義市檔案館的館藏數字化完成率為2%，普安縣檔案館的館藏檔案全文數字化工作還未開始。endprint

1.2 新館的檔案數字化設備多未啟用，舊館的檔案數字化設備配備不足

本文中“新館”指的是四川、云南、貴州三省在2008年汶川地震災后恢復重建項目中建設完成的縣級綜合檔案館、2010年開始的中西部地區縣級綜合檔案館建設項目中建設完成的縣級綜合檔案館、2000年及其以后由地方政府投資新建而成的縣級綜合檔案館；“舊館”指的是西南三省中2000年以前建設而成的縣級綜合檔案館，其絕大多數建設于上世紀80年代及90年代初。

近幾年在中西部地區縣級綜合檔案館建設中，多數新館在建設時都規劃設置了標準化中心機房、電子文件中心、電子檔案查閱場所并布設了標準規范的物理隔離網絡，但在這些剛剛啟用的新館中，真正開始利用這些設備進行全文數字化工作的非常少。近兩年搬進新館的單位多數正忙于新舊接替性工作，如將以前由于館庫不足而未接收進館的檔案資料接收進新館、將館藏檔案資料重新整理上架，由于缺乏人力和時間，暫時無法進行數字化掃描和著錄工作，以致大多數新館的先進數字化系統設備被閑置。

而對于舊館來說，數字化設施設備老舊、缺乏的問題仍然非常突出，比如：掃描儀老舊，掃描圖片不清晰，一些大的工程圖紙沒辦法掃描；沒有很好的識別軟件；缺乏音頻視頻采集設備和編輯設備；沒有數據備份設備；網絡及安全設備缺乏；等等。而縣級檔案館沒有經費對這些老化的設備進行更新或重新購置，更缺乏相關的技術人員對所需要軟件進行升級或對系統進行調適，因而造成檔案數字化所需的軟硬件無法跟上工作需要的問題。

1.3 數字化經費問題突出

絕大多數開展數字化工作的縣級檔案館沒有專項資金支持，只能用一些臨時申請的資金進行建設，工作的延續性和配套性較差，甚至有的縣級檔案館受經費的限制，至今無法開展數字化工作。課題組在實地調研中發現，有的縣級檔案館為建新館已使地方財政投入了大筆經費，無法依靠有限的地方財政來立刻解決數字化經費問題。課題組在云南省某縣檔案館的實地調研中了解到，5年前該縣財政部門給縣檔案館投資了3萬元進行數字化建設，檔案館利用這筆錢對館藏的極小一部分檔案進行了數字化，至今再也沒有得到過縣財政的相關投入。四川省某縣檔案館聘請了一個大學生對館藏重點檔案和民生檔案進行掃描錄入了10%左右之后，多次申請縣財政的數字化經費支持而未果，數字化工作只好就此擱淺。

1.4 檔案數字化人才缺乏

檔案數字化工作需要通過計算機輸入設備、掃描設備、圖形處理設備、音頻視頻處理設備等把檔案信息內容如實完整地錄入計算機系統，只有能熟練操作這些設備、使用相關系統軟件的人員才能勝任。同時，檔案數字化工作是在檔案原件的基礎上進行操作的，它要求在如實轉錄檔案信息內容的同時又要維護檔案的安全、完整，只有具備了檔案專業基礎知識的人員才能勝任這項工作。因此，檔案數字化要求工作人員既要掌握檔案管理專業基礎知識又要具備較高的計算機能力。而課題組在對西南三省45個縣級檔案館的調查問卷進行統計后發現，縣級檔案館職工的平均年齡為44歲，檔案管理相關專業畢業的職工所占比例平均為7.8%，其中，56%的縣級館中檔案管理相關專業畢業的職工所占比例為0。而且，這些縣級檔案館工作人員中的絕大多數既非檔案專業畢業，也不具備相關的計算機能力和信息處理能力，更沒有機會參加檔案數字化工作的相關培訓，因而缺乏檔案數字化工作所要求的相關技能。而且，縣級檔案館人員編制一般為6～10人左右，人員編制偏少，而檔案館工作量由于館藏量的逐年增加和普通民眾檔案利用需求的增長而日益增強，加上國家規定近五年各單位人員編制只能減不能增，因而導致縣級檔案館無法設置專門的工作人員來進行檔案數字化工作。現在有的檔案館把館藏數字化工作外包給別的單位來做，但往往容易出現漏掃、不清晰、規范性不統一等問題，這是因為這些承包單位的工作人員缺乏檔案專業基礎知識所致。人才的缺乏成為制約縣級綜合檔案館實施檔案數字化工程的一大瓶頸。

1.5 對檔案數字化工作的重要性認識不足，并且存在“畏難”心理

課題組在調研中發現，一些經濟基礎好、有條件進行數字化工作的縣級綜合檔案館和欠發達縣的一樣，其數字化工作處于剛剛開始階段甚至有的還未開始進行；而一些經濟欠發達的縣級綜合檔案館的數字化工作卻進展迅速。導致這種現象的原因，認為主要是一些縣級檔案館對數字化工作的重要性認識不夠，而且存在“畏難”心理，主要表現在：第一，在2013年國家檔案局提出用15年左右的時間使縣以上各級國家檔案館基本建成數字檔案館和縣直機關以上檔案室傳統載體檔案基本數字化的目標任務之前，各地檔案行政部門并沒有制定出臺檔案數字化建設的相關具體目標和要求，由于統一規劃的缺失而使得數字化工作在多數縣級檔案館處于不被重視、可做可不做的狀態；第二，對檔案數字化工作存在“畏難”情緒。一些縣級檔案館認為數字化工作一需要專門人才、二需要大量經費、三由于涉及安全保密等因素而變得復雜化，因此對之抱有“畏難”情緒，不敢痛下決心花大力氣來做這項工作，而在觀望等待或按部就班中先做些小規模的條目的著錄工作。

2 推進西南地區縣級綜合檔案館館藏檔案數字化工作的對策

鑒于目前西南地區縣級檔案館在館藏檔案數字化工作中存在的上述問題，建議相關部門采取以下措施，以切實推進西南地區縣級綜合檔案館的館藏檔案數字化工作。

2.1 中央對西南地區縣級檔案館開展數字化工作給予經費補助

實施檔案數字化建設需要一定規模的持續經費投入，沒有經費投入，就無法開展數字化工作，更談不上檔案數字化工作的快速發展。目前，西南地區縣級綜合檔案館的數字化工作一般是在省級檔案館的帶動下，以自籌資金的方式進行。縣級檔案館自籌資金的渠道一般為向當地黨委政府打報告來獲取，但由于納入中西部地區縣級綜合檔案館建設項目的縣級檔案館在建設中就已經獲得地方政府的建設投資（約占建設總資金的20%～30%），多數地方政府無力也不愿再為檔案館的數字化建設投入經費。而且，傳統載體檔案數量巨大，如云南省146個州市縣級綜合檔案館2012年底館藏總量約15億頁，經估算，檔案數字化掃描費0.55元/頁，全省州市縣級綜合檔案館僅數字化掃描費用就需8.25億元，平攤到每個州市縣檔案館就是565萬元，對于經濟欠發達的西南地區縣級部門而言，也確實無力從有限的地方財政資金中進行解決。endprint

為此，建議中央將檔案數字化建設作為事關經濟社會發展的基礎項目予以支持，每年核撥一定專項資金，按館藏量對西南地區縣級檔案館開展館藏檔案數字化工作給予補助，并建立與數字化成本變化聯動的補助機制。首先，對館藏數字化工作中必需的服務器、存儲設備、掃描設備、安全設備、軟件系統等給予補助，并逐步提高縣級檔案館設備的配套水平。其次，建立與數字化成本變化聯動的補助機制。檔案數字化工作是一項長期的持續性工作，數字化成本會受物價上漲、最低工資標準等因素的影響而逐年上升，建議中央隨數字化成本的提高而加大補助經費投入，以持續地為西南地區縣級綜合檔案館的數字化工作提供堅固保障。

2.2 檔案行政部門完善館藏檔案數字化標準規范體系，并加強相關標準規范的推廣應用力度

檔案數字化是一項技術性較強的長期的系統工程，涉及加工方式的選擇、工作環節的確立、工作流程的優化、技術指標的制定等方面的內容，如果沒有統一的標準作為指導，則會導致工作的混亂。課題組在實地調研中發現，一些已經開始實行數字化工作的縣級檔案館購買使用的軟件系統各不相同，導致館與館之間的很多數據不能相互兼容匹配，因此，縣級檔案館對于統一數字化系統軟件標準的呼聲很高。建議檔案行政部門在遵循《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片數字化技術規范》兩個檔案行業標準的基礎上，制定適合本地實情的館藏檔案數字化標準規范體系，并加強相關標準規范的推廣應用力度，為檔案數字化建設的標準化和規范化奠定良好基礎，以提高檔案信息的共享程度，推進檔案數字化建設。這些標準包括：為館藏檔案數字化信息傳播提供標準化網絡環境的網絡基礎設施標準，主要包括基礎通信平臺建設標準、網絡互聯通信標準等；為公眾利用館藏檔案數字化信息提供良好應用環境的應用技術標準，包括字符內部編碼標準、數據存儲標準、數據交換標準、信息輸出標準等；保障館藏檔案數字化工作順利有序進行的管理標準，包括管理制度、信息維護、人員管理等方面；保障網絡運行環境安全、確保信息管理和利用的信息安全標準，包含密級管理、訪問控制、身份鑒別及數字簽名等方面。

2.3 縣級綜合檔案館應加強對檔案數字化工作重要性的認識，并且克服“畏難”心理

隨著信息技術的飛速發展和互聯網絡的無限延伸，人類社會已進入大數據時代。可以說，檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，是實現檔案精細化、自動化管理的基礎，是實現為人民群眾便捷服務的最好途徑，是大數據時代促進檔案工作現代化的發展方向，是把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。在檔案保護領域，數字化一方面可以保護檔案原件、提高檔案管理和利用效率、方便社會公眾利用檔案，另一方面對檔案館的防災備災工作也意義重大。認識到檔案數字化工作的重要意義，各縣級檔案館就會想方設法克服困難，突破現實條件的束縛，把數字化工作當成一項必須完成的重要工作來做，而不是當成一件可有可無、可做可不做的事情來對待。

縣級檔案館還應克服數字化工作中存在的“畏難”心理，從案卷級目錄著錄開始，逐步向文件級目錄著錄和全文數字化掃描的工作目標邁進。在對館藏檔案進行數字化的過程中，可遵循“重要檔案優先、查閱利用率高的檔案優先”的原則，逐步實現館藏檔案全文數字化目標。國家檔案局局長楊冬權同志在2013年全國數字檔案館（室）建設推進大會上對各級檔案館（室）的領導提出希望：“對傳統檔案數字化工作，一定要破除畏難情緒，敢下決心，痛下決心，沒有開始干的一定要下決心開始干；已開始小規模慢慢干的，一定要下決心大規模加快干。”

2.4 縣級綜合檔案館研究制定館藏檔案數字化工作規劃，全面推動檔案數字化戰略實施

在2012年國家檔案局提出2020年全國檔案館檔案數字化數量比2010年翻兩番的硬指標以及2013年國家檔案局提出用15年左右的時間使縣以上各級國家檔案館對館藏傳統載體檔案全部數字化的目標任務之前，各地檔案行政部門并沒有制定出臺檔案數字化建設的相關具體目標和要求，縣級綜合檔案館在數字化工作方面基本處于自發狀態，可做可不做、有條件的就做、等待觀望的態度和想法比較普遍。但是從2013年開始，各省對照國家檔案局的檔案數字化量翻番的指標，結合自身實際，紛紛提出了本省的檔案工作奮斗目標，如貴州省檔案局提出，到2020年，全省綜合檔案館紙質檔案數字化總量比2010年翻兩番，省、市、縣三級綜合檔案館館藏檔案數字化率分別達到館藏檔案總量的35%、25%和20%。此外，為了落實2013年國家檔案局在全國數字檔案館（室）建設推進會提出的對檔案數字化進展情況在全國范圍進行通報的要求，各省、州檔案局在檔案工作會議中也提出了對所轄范圍內縣市級檔案館傳統載體檔案數字化情況進行通報的規定。

在這些具體的目標任務的驅動和鞭策下，建議省級和州級檔案行政部門借國家檔案局提出的到2020年檔案數字化數量翻兩番以及用15年左右的時間完成館藏傳統載體檔案全部數字化之機，要求縣級檔案館制定適合本館實際的數字化工作規劃。各縣級綜合檔案館應準確掌握本館館藏情況和形成趨勢，在統籌考慮經費、人員、場地、設備、技術、檔案內容、整理與掃描及質檢工作的匹配、檔案和數據安全、備份載體、數據管理等各個方面因素的基礎上，合理確定檔案數字化工作的階段任務和實施策略并嚴格遵照施行。省級檔案行政部門對各州、縣的檔案數字化進展情況在全省范圍內進行通報，通報內容主要為各州縣綜合檔案館完成的傳統載體檔案數字化數量、約占館藏傳統載體檔案總量的百分比兩個數據，并分別按完成數量和比例大小進行排列，以促進后進縣級綜合檔案館的數字化工作。

2.5 縣級綜合檔案館加強數字化人才隊伍建設

實施檔案數字化建設，需要不同層次的、不同領域的人才和專家共同參與。對于經濟欠發達的西南地區，最大瓶頸就在于人才的缺乏。因此，要實施好檔案數字化工作，首先必須解決人才問題，做好人才儲備。

（1）重視人才引進。由于受傳統的檔案工作屬于“冷門”行業的觀念影響，目前我國縣級綜合檔案館從業人員的專業背景及學歷背景比較復雜，多數來自非檔案專業的其它各行各業，主要學歷是大專，年齡偏大。課題組調研的西南地區45個縣級檔案館中，檔案管理相關專業畢業的職工所占比例僅為7.8%；46.5%的職工為專科學歷，41.5%的職工為本科學歷，碩士學歷的職工僅占1.2%；平均年齡44歲。而如今，檔案信息化的發展以及社會需求的轉變對檔案工作人員的能力水平提出了更高的要求，比如信息處理能力、計算機技術水平等。檔案數字化工作是對檔案原件進行數字化加工處理，它要求確保檔案原件的安全，確保數字化檔案信息與檔案原件相一致。工作人員只有具備檔案專業背景，才能更好地勝任檔案數字化工作。因此，可以通過設置機構、招錄、引進等方式，通過一段時間的努力逐步打造檔案數字化專業管理團隊，并為其創設良好的工作環境和激勵機制以留住人才，為工作的開展打好基礎。同時，鑒于檔案數量不斷增長、檔案服務工作量不斷增加的發展趨勢，國家應出臺“隨館藏數量增加而增加檔案人員編制”的規定，以促進我國檔案事業的科學發展。

（2）加強培訓和繼續教育。檔案數字化建設涉及諸多高新技術，是一項技術性很強的工程，它要求工作人員具備信息處理、網絡通訊、多媒體使用、數據庫構建等多項與計算機相關的技術，還必須能夠熟練操作使用掃描儀、復印機、數碼相機等現代設備。因此，相關部門應加大培訓和學習力度，積極組織縣級檔案館的工作人員進行檔案數字化培訓，使專業隊伍能夠不斷提高業務知識和專業能力。培訓內容圍繞提高其計算機水平和信息處理能力展開，提高其現代化技術能力，使其在熟練掌握檔案專業基礎知識的基礎上，能熟練操作計算機及相關設備，掌握檔案數字化所需相關軟件的使用方法和加工方法。

（3）要充分借助外部智力資源，通過與企業、高校合作，整合社會人才資源為我所用，逐步構建與檔案數字化工作要求相適應的、結構合理的檔案數字化人才支撐體系。endprint