高校學生檔案管理存在的問題與解決方法

程愛榮

南陽醫(yī)學高等專科學校

高校學生檔案管理存在的問題與解決方法

程愛榮

南陽醫(yī)學高等專科學校

隨著近年來我國高校招生人數(shù)的不斷增加，相應的檔案數(shù)量也日益增多，加上檔案使用者對檔案查找要求的不斷提高，如何對學生檔案進行有效管理已經(jīng)成為了高校發(fā)展中的一項重要任務。本文主要結合當前高校學生檔案管理的現(xiàn)狀，在分析管理中存在問題的基礎上，探討如何對檔案管理工作進行完善，從而使檔案管理滿足現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需求。

高校；學生檔案；管理

隨著我國高校發(fā)展腳步的不斷加快，學生檔案中所涉及的內容也越來越多，在給使用者帶來便利的同時，也給檔案的管理工作提出了更高的要求。雖然近年來，高校采取了一系列措施對學生檔案管理進行完善，但卻仍然存在一些有待解決的問題。因此，對當前高校學生檔案管理中存在的問題進行分析，并在此基礎上探討問題的解決方法是非常重要的。

1、高校學生檔案管理中存在的問題

目前，高校學生檔案管理雖然能夠在一定程度上滿足使用者的根本需求，但是，隨著近年來案卷數(shù)量和時間跨度的不斷增加，一些檔案管理問題便漸漸浮出水面。結合起來，高校學生檔案管理中存在的問題主要包括以下幾個方面：首先是檔號與案卷標題不規(guī)范，在當前高校學生檔案中，很多檔案都沒有明確的檔案號和標題，即使有標題存在，也無法將主題內容充分反映出來；其次是大多數(shù)檔案缺少目錄，從而導致很多案卷中包含的內容無法通過目錄檢索的方式查找出來；最后是檔案管理人員的綜合素質水平較低，檔案管理人員的綜合素質水平較低也會在很大程度上影響到檔案管理的效果。隨著我國計算機技術的廣泛應用，高校檔案管理手段日益先進，這些都對檔案管理人員的綜合素質提出了較高的要求。但在我國部分高校里，仍然沒有對檔管理人員的綜合素質給予高度的重視，從而沒有對其進行必要的培訓工作，使得很多檔案管理人員的水平和思想觀念仍然停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，從而對檔案管理工作不能充分把握，使高校學生檔案管理無法實現(xiàn)規(guī)范化、制度化。

2、提高高校綜合檔案管理的有效措施

從上文的分析我們能夠看出，目前，我國高校學生檔案管理工中仍然有很多部分亟待完善。因此，為了進一步提高檔案管理質量，高校檔案管理部門可以從以下幾個方面著手：

2.1 實行規(guī)范化、標準化的工作程序和方法

管理程序和方法是否合理直接關系到檔案的管理質量，因此，想要從根本上提高檔案管理水平，就必須實行規(guī)范化、標準化的工作程序和方法。而管理人員所要做的第一項任務就是現(xiàn)存所有檔案進行全面普查，去糟取精。目前，大部分高校在檔案管理方面，都沒能做到全面清查，加上移交部門文件劃分保管期限不準，因此，相同和無參考價值的檔案時有存在。因此，只有將這些沒有用途的文件清理干凈，才能夠確保檔案的準取性，提高檔案的利用效率。在對檔案進行全面普查之后，接下來的任務就是對剩余的案卷進行重組，更好的促進檔案的規(guī)范化。在重組過程中工作人員需要注意的是，要按照相關原則來對檔案進行重組，同時，在重組過程中，還要將無頁碼、無標題以及標題不準確的案卷進行更改，以此來提高檔案的規(guī)范性。

其次，要根據(jù)高校的實際情況對分類號進行統(tǒng)一，以此來提高檔案的檢索率。隨著計算機技術在高校檔案管理中的廣泛應用，對檔案的檢索通過計算機技術已經(jīng)能夠得到充分滿足。但是，為了進一步促進檢索的完整性，在對檔案進行分類的時候，工作人員還應該根據(jù)相關的分類標準將其分類，并根據(jù)高校自身的具體要求制定具體細則。除此之外，在分類過程中，還要加強校審力度，以此來對分類人員的錯誤進行及時校正。

最后，要對題名進行進一步規(guī)范，從而提高檔案的檢索率，為使用者在對檔案的檢索上提供便利。對分類號進行統(tǒng)一只是能夠確保所有的檔案能夠檢索出來，而對題名進行規(guī)范，則是為了進一步確保檢索的查準率。因此，對題名進行進一步規(guī)范也是非常重要的。

2.2 加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程

目前，現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為了高校學生檔案管理的一個必然趨勢。加強檔案管理工作的根本主要目的就是提高檔案的利用率。因此，在實行現(xiàn)代化管理的時候，工作人員首先應該根據(jù)檔案的實際情況，按照重要程度、價值大小以及是否開放等標準對檔案進行分類，整理的時候應該將開放的檔案以及利用率較高的檔案優(yōu)先整理，這樣便可以加快檔案管理計算機化的進程，提高社會利用的效率。其次要分門別類，將檔案的原基礎充分利用起來。在高校諸多檔案中，必然會有一些基礎較好的檔案，在著錄時工作人員便可以直接在全引目錄上面分類標引，這樣便可以大大提高檔案的著錄效率。最后，為了更好的縮短檔案的查找時間，提高使用效率，管理人員可以將以往的主題詞用關鍵詞來代替，雖然兩者同樣都具有規(guī)范統(tǒng)一的功效，但是相對于關鍵詞來說，主題詞在查找的時候，過程比較繁瑣，而且效率也不高，很大程度上延長了使用者的查找時間。而關鍵詞則不同，管理人員在文件主題中提取關鍵詞并錄入計算機之后，便可以利用計算機的批量處理功能對文件進行處理，并得出相關結果。具體例子來說，擬寫關于貧困生補助一事的關鍵詞，不同人所提取的關鍵詞也不盡相同，比如說“貧困生”、“補助”以及“貧補”等，對于以上關鍵詞的檢索，計算機會自動將其統(tǒng)一規(guī)范為“補助”，這不僅解決了手工標引速度慢的問題，而且還能夠解決主題詞的詞義含量問題，從而更好的為使用者提供方便。

結語：

綜上所述，隨著我國高校發(fā)展腳步的不斷加快，傳統(tǒng)學生檔案管理的工作模式必然無法滿足檔案管理工作的需求，在這種情況下，對檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新已經(jīng)成為了高校發(fā)展過程中的一項重要工作。合理分析目前高校學生檔案管理工作中的不足之處，結合高校實際發(fā)展情況對檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新，不僅能夠提高檔案的利用率，而且還能夠在很大程度上促進高校發(fā)展中各項工作的順利實現(xiàn)。

[1]劉玉華.談高校綜合檔案管理存在的問題及改進方法[J].黑龍江史志，2010(15).

[2]韓春.高校學生檔案管理中存在的問題及改進方法[J].長春教育學院學報，2010(06).

[3]李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進對策[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學院學報，2009(03).