教務管理信息系統頂層設計的研究與實踐①

孫亞鵬，李潤求，龔日朝，楊 清，施式亮

(1．湖南科技大學計算機科學與工程學院;2．湖南科技大學教務處;3．湖南科技大學能源與安全工程學院，湖南湘潭411201)

教務管理工作是高等學校管理工作的核心和基礎，教務管理工作的效率和質量直接關系到學校的辦學水平和人才培養質量。近幾年來，湖南科技大學的辦學規模迅速擴大，師生人數迅速增加，大大增加了教務管理工作的工作量和難度，傳統的教務管理模式已不能適應現代化管理和服務的要求。因此，在優化教務管理模式的基礎上，實現管理和服務手段的信息化與自動化，提高工作效率，建立一套科學、穩定、高效的教務管理信息系統具有十分重大的戰略與現實意義。

湖南科技大學教務處自2003年進行了一系列的教務信息化建設工作，由于信息化發展本身階段性的限制和經驗的不足，在前期的建設中，雖然取得了一定的成績，但還存在一些問題，如業務流程不合我校管理、操作過于繁瑣、不夠人性化、信息管理制度和規范不夠完善等等。在學校精細化、信息化的大背景下，在學校領導的指導和相關職能部門的大力支持下，教務處總結前期建設的經驗，對新版教務管理信息系統的建設和運行管理進行了頂層設計的嘗試和實踐，經過4個教學周年運行的檢驗，取得了很好的效果。下面將對教務管理信息系統的頂層設計的研究和實踐進行闡述。

1 頂層設計基本介紹

1．1 頂層設計的概念

頂層設計是運用系統論的方法，從全局的角度，對某項任務或者某個項目的各方面、各層次、各要素統籌規劃，以集中有效資源，高效快捷地實現目標［1］。當前，頂層設計的理念已逐步滲入我國經濟、社會的方方面面，成為各領域貫徹科學發展觀、追求可持續發展的重要指導思想。

1．2 國內外頂層設計現狀

國外信息化頂層設計中，最有代表性的是美英德三國的電子政務頂層設計的體系［2］。在國內，一方面，繼續對信息化頂層設計的理論、技術、方法等進行探討和研究，另一方面，也在一些行業開展了信息化頂層設計的實踐。國內外相關研究和實踐為教務管理信息系統的頂層設計提供了重要的借鑒，但是，有關理論和實踐與國情緊密相關，行業特點和局限也很突出，有關做法很難簡單挪用到我校的教務管理信息系統建設和管理的頂層設計工作中來，還需針對教務管理信息系統建設和管理進行更多理論上的研究和探討，以及開展更多的實踐。

2 教務管理信息系統的頂層設計

教務管理信息系統頂層設計的基本目標是通過規范數據和教務業務來實現資源共享與教務業務信息化自動化。為實現上述目標，需要通過對教務業務綜合分析與抽象，建立教務信息資源共享與教務業務的規范框架，形成指導教務基本信息資源、管理系統、運行支撐和安全保障為目標的技術規范、行政規章和軟件產品系列［3］。

從頂層設計這一理念的內涵來看，教育管理信息化的頂層設計應當包括對核心理念、功能需求、管理制度、推進實施、安全保障的全面規劃。這五個方面互為因果、絲絲入扣，任何一方面的脫節都有可能對教育管理信息化建設目標的達成產生全局性的影響，因此，對我校的教務管理信息化進行“頂層設計”必須從這幾個方面全面入手、綜合解決［4］。

2．1 核心理念

在核心理念上，提出以培養方案為中心的科學規范的管理模式和數據標準。學校是以人才培養為中心目標的，而在人才培養的過程中，又是以培養方案為指導，所以說培養方案是學校教學組織日常運行的根本大法。培養方案的制定、變更、執行等等應嚴格規范，這種規范可以依靠教務管理信息系統來執行。我們進行教務管理信息系統的設計時，基于這種理念，依據學校的相關管理規定，在教務管理信息系統中，對培養方案的制定、變更、執行等等進行了嚴格的權限分配管理和審核流程設計。后續的排課、選課、成績管理、重修管理、畢業審核、教材管理等等模塊都嚴格依照培養方案的數據標準來運行，這樣整個教務管理信息系統就以培養方案為中心有序而又系統地組織起來了，而培養方案本身又依靠系統的數據規范和嚴格的管理流程設計進行了規范，在運行中確保了其權威性、科學性、可控性。圖1 是培養方案的制定審核流程，圖2 是培養方案中的審核課程。

圖1 培養方案的制定審核流程

圖2 培養方案中的審核課程

2．2 功能需求

在功能需求的制定和管理上，按照項目管理方式進行，合作方的軟件開發公司按照我校提交的功能需求文檔進行二次開發，滿足我校要求。功能需求是系統最基本組成，它的有與無、好與差直接影響到學校教務工作的正常運行，所以功能需求上的管理工作非常重要。在學校內部由系統員負責提出系統整體性的功能需求和配合學校數字化校園建設的功能需求。具體的教務管理工作上的業務需求由教務處各職能科室負責在校內進行需求的收集和整理，提交業務主管副處長審核通過后，交由系統員和系統主管副處長審核，審核后的功能需求提交公司進行開發和測試，最后上線運行。在這樣的模式下，開發的需求能更好地切合用戶的要求，經過1個教學周年的需求收集和開發，系統形成了按照教務流程和業務科室分工的16個二級功能模塊，基本覆蓋了學校教務的工作內容，完成了教務業務的信息化自動化規范化。系統二級功能模塊如圖3所示。

圖3 系統二級功能模塊圖

2．3 管理制度

在管理制度上，由學校教務處和合作公司組成聯席會議，在簽訂的正式法律合同框架下共同商議和決策涉及系統開發和管理運行的重大事件。組織人事上，由教務處領導直接主管系統的建設和運行工作，設立專人轉崗專編來負責系統建設和運行的日常管理和維護工作。規章制度上，信息化和學校精細化管理互相切合，進行研究和探索，根據學校基本情況制定了相關的規定，如《湖南科技大學數據標準》《湖南科技大學教育信息化建設項目暫行管理辦法》《電子數據管理辦法》《教務管理信息系統運行管理規定》等等，信息化的手段和管理上的配合互相依托，互相促進，能達到更好的效果。

2．4 推進實施

教務管理信息系統是一個大工程，涉及的用戶有三萬多學生，一千多教職工，關系到學校教學工作的正常運行，在推進實施的過程中必須小心謹慎，合理科學規劃。我校根據實際情況，采取了數據整理規范先行、流程上游和核心模塊優先的實施策略，滿足了教學管理工作的需要，也保障了系統的正常穩定運行。

2．5 安全保障

教務管理信息系統涉及到學校教務管理工作的核心數據，其安全問題不能有絲毫懈怠，在現有條件下從管理和技術兩個方面入手，盡最大努力采取安全措施保障系統安全。在管理上通過上述的相關管理規定將責任落實到人。在培訓上加強使用人員的安全教育，比如要求定期更換密碼、加強密碼強度等等。在技術上和學校網絡信息中心合作，進行了數據的遠程定時自動備份，對合作公司也提出了一些加強安全方面的功能需求，比如數據防篡改檢測等等。

3 結語

教務管理信息系統發展至今，在取得巨大成績的同時，也還存在一些問題，比如受制于學校數字化校園的基礎建設工作，學校的其他單位系統的信息共享和交互還有可提升之處;信息化隊伍建設有待加強，現行的學校人事政策還可加大對該系列崗位的政策鼓勵;近年來，教務信息化發展所依賴的業務背景要求和技術條件都發生了一定的變化，如何適應新要求、利用新技術，也是必須認真思考的問題。加強頂層設計已成為教務信息化建設現階段亟需開展、不可或缺的工作。本文基于頂層設計的理念，站在全局的視角高度總結了教務管理信息系統建設的核心內容，給出了其頂層設計的框架和體系，對于今后進行教務管理信息系統的頂層設計具有一定的理論啟發及實踐指導意義。

［1］紀大海．頂層設計與教育科學發展［J］．教育政策研究，2009(9):28－29．

［2］任友群．教育治理視角下的教育管理信息化頂層設計［J］．中國教育信息化，2014(18):24－25．

［3］田曉慶．頂層設計內涵及其對高校發展戰略的引領［J］．吉林省教育學院學報，2014(11):82－83．

［4］謝萬杰．高校教務管理信息化的探索與實踐［J］．中國教育信息化，2009(3):13－15．