施工企業(yè)財務業(yè)務一體化方案設計

石家莊鐵道大學四方學院 吳莉莉 陳亞楠

WF公司是一家典型的施工企業(yè)，其業(yè)務主要集中在路橋建設方面，從事施工機械融資租賃以及其它有關的業(yè)務。當前WF公司雖然進行了信息化建設，但財務業(yè)務一體化情況并不理想，暴露出不少問題，主要有：其它信息系統(tǒng)沒能與財務信息系統(tǒng)的完美對接；實施財務業(yè)務一體化的意識不強；全體員工共同配合一體化進程的難度很高；各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享相對復雜等。本文提出的總構思主要以相應的運作協(xié)同操作平臺為基礎，構建出的財務信息系統(tǒng)開發(fā)思路。運作協(xié)同操作平臺是常見的財務信息系統(tǒng)開發(fā)框架，按照具體的功能可以將其劃分為以下4層：操作層、對接層、運算層、處理層。操作層的功能是為WF公司的各級信息子系統(tǒng)（CRM，RP，EIP）提供數(shù)據(jù)暫存空間；對接層是整個信息系統(tǒng)最關鍵的一層，其功能是為系統(tǒng)內(nèi)不同業(yè)務模塊、不同功能模塊和操作平臺進行的數(shù)據(jù)傳輸與共享提供渠道；運算層的功能是為各類數(shù)據(jù)提供相應的分析與處理服務；處理層的功能是維持整個平臺的各項運作保持正常。運作協(xié)同操作平臺能夠為零散的WF公司信息管理系統(tǒng)構建統(tǒng)一的基礎，從而實現(xiàn)各類信息的自由交換與集成，不但能夠優(yōu)化公司的運作模式，還能大幅提升公司的財務業(yè)務一體化程度。

一、基于異構數(shù)據(jù)庫的財務信息共享機制建立

建立過程可以分為以下4個階段：（1）借助將不同信息系統(tǒng)的后臺程序編碼一致化，再對照過去的原始編碼與新的一致化編碼，就能準確讀取每個信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，并實現(xiàn)對信息的解析，從而為各個系統(tǒng)之間的信息共享做好鋪墊。（2）如果各信息系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫是基于不同框架的，就需要建立起各后臺數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)傳輸通道，具體操作包括：設計適合各個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)傳輸接口程序；插入后臺數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議；連接各后臺數(shù)據(jù)庫。（3）理順業(yè)務流程，制定嚴格的系統(tǒng)使用守則，根據(jù)流程的實際情況建立與之相應的模塊功能，并進行數(shù)據(jù)上載與儲存。按照不同業(yè)務流程的運作情況，將生成的各種財務數(shù)據(jù)和財務信息系統(tǒng)中的憑證一一對應，從而現(xiàn)實數(shù)據(jù)與憑證的同步化；之后，再根據(jù)數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)性設計相應的數(shù)據(jù)保存文件。（4）實施數(shù)據(jù)互換，建立財務信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)群，借助有效對接各個數(shù)據(jù)庫，按照事前設定的取數(shù)模式，將之前業(yè)務環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)傳遞到后續(xù)環(huán)節(jié)的管理信息系統(tǒng)之中，從而形成原始財務數(shù)據(jù)日志。為了避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)隨意篡改的現(xiàn)象，應進行加密設置，提升數(shù)據(jù)的安全性。

二、理順公司業(yè)務流程

公司的業(yè)務流程中明確規(guī)定了每名員工、各職能部門的所有業(yè)務活動，并將其有機融合為統(tǒng)一的連續(xù)行為，從而逐步實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標。而梳理業(yè)務流程則是對其的優(yōu)化與重組過程，能夠有效提升各項業(yè)務的運作規(guī)范性，讓員工可以根據(jù)明確的指引開展工作。借助控制業(yè)務中的核心節(jié)點，能夠將員工的個體行為有效匯總為公司的總體行為。

調研發(fā)現(xiàn)，WF公司應采取以下步驟進行業(yè)務流程梳理：組建流程管理機構（掌控理順流程的全局）→理順公司當前的各業(yè)務流程（記錄流程實際運行情況）→研究當前流程中的不足之處→（若是流程中有不必要的環(huán)節(jié)）優(yōu)化業(yè)務流程→（若是有必要實施新流程）重組業(yè)務流程→流程管理機構審議→落實優(yōu)化或者重組措施→沒有審議通過的，繼續(xù)提交新的改進方案。

理順業(yè)務流程時，WF公司應該充分結合PDCA循環(huán)模式（Plan-do-check-adjustment），拆解當前業(yè)務流程，并以此為基礎構建相應的優(yōu)化表單，從而讓不同數(shù)據(jù)信息能夠通過優(yōu)化過的流程實現(xiàn)高效共享，同時可以根據(jù)流程核心控制點查詢數(shù)據(jù)的原始出處。若是流程中有不必要的環(huán)節(jié)，則應該優(yōu)化流程，將不必須要的環(huán)節(jié)剔除、簡化流程；若是有必要實施新流程，則要對流程進行重組，并建立與之相應的管理規(guī)范，從而保證新流程的有效性。通過上文的理順過程，WF公司對業(yè)務流程進行了優(yōu)化與重組，不但加強了與上游企業(yè)的聯(lián)系，也提升了與下游企業(yè)的流程運作效率，從而有效改善了和他們之間的溝通與協(xié)作現(xiàn)狀，讓公司的整個運作過程變得更加科學、更加高效。

不難看出，理順業(yè)務流程其實是一個貫穿企業(yè)管理活動始終，而且涉及企業(yè)所有業(yè)務環(huán)節(jié)的系統(tǒng)過程。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，理順業(yè)務流程是進行信息化的重要基礎，也是企業(yè)實現(xiàn)更高效管理的內(nèi)在需求，能幫助企業(yè)更好的開展風險控制工作。借助理順業(yè)務流程，WF公司能夠讓各個責任崗位的員工明白其在業(yè)務操作過程中扮演的角色；提升風險控制工作的效率，從而實現(xiàn)公司管理機制的改善。

三、實現(xiàn)財務信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的對接

想要提升財務業(yè)務的一體化程度，進行財務信息系統(tǒng)和業(yè)務信息系統(tǒng)的對接勢在必行。對接過程應該基于運作協(xié)同操作平臺，并遵循建設數(shù)據(jù)采集與互換接口的原則，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的完美對接。具體對接步驟為：第一步，采集并整合公司的各類業(yè)務數(shù)據(jù)；第二步，按照系統(tǒng)設定的運算邏輯構建財務數(shù)據(jù)記錄憑證模版；第三步，通過模塊的自動生成功能，將模板中的業(yè)務數(shù)據(jù)生成財務數(shù)據(jù)記錄憑證。通常來講，要是財務信息系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫和業(yè)務信息系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫之間沒有實時連通網(wǎng)絡的話，就需要借助文件拷貝或者傳輸?shù)姆绞綄崿F(xiàn)系統(tǒng)對接；但要是財務信息系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫和業(yè)務信息系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫之間有實時連通網(wǎng)絡的話，就可以借助聯(lián)機、轉存數(shù)據(jù)庫等實現(xiàn)系統(tǒng)對接。轉存數(shù)據(jù)庫其實就是暫時存儲數(shù)據(jù)，并及時將數(shù)據(jù)傳輸出去的中轉站，這樣的數(shù)據(jù)對接模式安全性相對好一些，因為數(shù)據(jù)互換的雙方都無法直接對另一方的后臺數(shù)據(jù)庫進行任何操作，從而避免出現(xiàn)惡意的數(shù)據(jù)篡改以及刪除現(xiàn)象。為了保證對接的安全性，WF公司使用的是后一種傳輸模式。具體的系統(tǒng)對接過程見圖1：

圖1 系統(tǒng)對接過程圖

第一步，對接各業(yè)務信息系統(tǒng)和財務信息系統(tǒng)的交易企業(yè)信息，對接的信息具體包括：公司客戶信息、供應商企業(yè)等，并構建信息對比表格；同時，由公司總部以及項目分管公司將各交易明細發(fā)送過來，這些信息只能內(nèi)部使用，絕不可以傳播到企業(yè)之外。

第二步，對接組織結構與財務對象之間的會計信息，把業(yè)務信息系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)先發(fā)送至轉存數(shù)據(jù)庫；再通過財務信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行分析與整合，提取其中的有用信息，實現(xiàn)組織結構與財務對象之間的會計信息對接。

第三步，對接個人往來數(shù)據(jù)信息，把財務信息系統(tǒng)中的個人往來信息，依據(jù)一定的順序進行排序，生成數(shù)據(jù)表；然后公司總部以及項目分管公司提取有用的個人往來數(shù)據(jù)。

第四步，根據(jù)不同的財務憑證模板設定憑證接口功能，具體設置過程為：（1）確定模板架構。也就是確定所需的憑證模版，通常我們都會將一項業(yè)務流程的所有單據(jù)劃分為同類，若是涉及到的單據(jù)過多，那么就需要對其進行分解與細化。（2）確定憑證模版。確定了模板架構之后，就需要根據(jù)模板架構確定所需財務憑證的具體數(shù)據(jù)集成模版。（3）確定系統(tǒng)運算參數(shù)。系統(tǒng)用戶需要按照自己的具體運營情況，確定不同運算過程的參數(shù)，這樣大大提升了系統(tǒng)的個性化程度，讓系統(tǒng)操作人員可以根據(jù)業(yè)務需要設定參數(shù)，從而提升財務憑證的生成效率。（4）生成業(yè)務憑證。進行了上面的處理之后，企業(yè)就可以將不同的財務憑證進行整合，匯總為業(yè)務憑證。這里的憑證生成操作是可擦寫的，也就是如果生成的憑證存在不當之處，操作人員可以將其取消再重新進行生成操作。

通過以上步驟，財務信息系統(tǒng)借助采集到的各項業(yè)務數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)模板生成有關憑證。WF公司借助將財務信息系統(tǒng)和業(yè)務信息系統(tǒng)對接，有效改善了當前系統(tǒng)的應用性，并提升了信息處理能力。

四、統(tǒng)一信息標準

因為財務信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存在自己的后臺數(shù)據(jù)庫中，業(yè)務信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)也存在自己的后臺數(shù)據(jù)庫中，可這兩個數(shù)據(jù)庫無論在數(shù)據(jù)結構還是存儲格式上都完全不同，所以導致了系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)有效的傳輸與共享，就算是明知道業(yè)務信息系統(tǒng)中有財務信息系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)，也沒有渠道能夠快速獲得，導致工作效率低下。對于WF公司來說，現(xiàn)在最好的方式就是建立一個數(shù)據(jù)格式切換中轉站，從而實現(xiàn)兩套系統(tǒng)之間的信息互換。首先把業(yè)務信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)發(fā)送至格式切換中轉站，然后借助數(shù)據(jù)傳輸機制把中轉站里面的數(shù)據(jù)發(fā)送到財務信息系統(tǒng)里面。為了提升系統(tǒng)的運作效率，建議每天進行一次數(shù)據(jù)交換，在系統(tǒng)中設定執(zhí)行時間，由系統(tǒng)自動完成。雖然已經(jīng)做好數(shù)據(jù)接口，但是為了確保數(shù)據(jù)能夠正常傳輸，還是要對接口進行測試，測試功能正常后，就可以進行常規(guī)的數(shù)據(jù)互換操作。具體運作流程見圖2：

圖2 數(shù)據(jù)互換過程圖

（1）組織機構數(shù)據(jù)共享。當前WF公司的行政組織與具體核算中的會計對象并沒有建立起一一對應關系，導致這兩套信息系統(tǒng)建立的樹形數(shù)據(jù)記錄結構不同。進行數(shù)據(jù)同步時，要先把業(yè)務信息系統(tǒng)里面存儲的組織信息發(fā)送到數(shù)據(jù)格式切換中轉站；之后數(shù)據(jù)協(xié)同操作平臺會對數(shù)據(jù)格式切換中轉站里面的組織信息進行相應的處理，再把它們發(fā)送到財務信息系統(tǒng)中。這樣不但實現(xiàn)了組織機構更新數(shù)據(jù)的同步，也能確保之前的數(shù)據(jù)接口維持原樣。

（2）員工文檔數(shù)據(jù)共享。進行員工文檔數(shù)據(jù)同步時，要先把業(yè)務信息系統(tǒng)里面的員工文檔數(shù)據(jù)發(fā)送到數(shù)據(jù)格式切換中轉站；之后數(shù)據(jù)協(xié)同操作平臺會對數(shù)據(jù)格式切換中轉站里面的員工文檔數(shù)據(jù)信息進行相應的處理，再把它們發(fā)送到財務信息系統(tǒng)中。

（3）往來企業(yè)數(shù)據(jù)共享。進行往來企業(yè)數(shù)據(jù)同步的時候，要先把業(yè)務信息系統(tǒng)里面的往來企業(yè)數(shù)據(jù)整合之后發(fā)送到數(shù)據(jù)格式切換中轉站；之后數(shù)據(jù)協(xié)同操作平臺會對數(shù)據(jù)格式切換中轉站里面的往來企業(yè)數(shù)據(jù)進行相應的處理，再把它們發(fā)送到財務信息系統(tǒng)中。

（4）業(yè)務信息和財務信息的關聯(lián)數(shù)據(jù)共享。基于WF公司的實際情況，筆者認為使用ERP系統(tǒng)是其最好的選擇。因為ERP系統(tǒng)能快速實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)的集成與共享，并通過自身的運算功能將各類型的數(shù)據(jù)進行整合與處理，之后高效率輸出。進行數(shù)據(jù)搜索時，只要變動任何一個搜索選項，系統(tǒng)都會馬上啟動新的搜索機制，針對關鍵字中的各項數(shù)據(jù)進行相應的查找，并列出與之相關的財務記錄。必要時，還可以生成報表，以便用戶全面瀏覽各項信息數(shù)據(jù)。實現(xiàn)這兩類數(shù)據(jù)的共享，能夠幫助公司管理層更加清楚的掌握公司當前的運營狀況，從而制定更加適合公司發(fā)展、更加具有針對性的經(jīng)營決策，進而提升公司的運營效率，最大化公司的價值。

五、實現(xiàn)資金管理數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)的共享

為了更好地滿足發(fā)展需要，WF公司非常注意完善自身的財務管理模式。以前，公司進行的財務管理工作基本上就是會計核算以及編制各類報表而已；但是，隨著公司的發(fā)展與業(yè)務范圍的拓展，公司希望能夠實現(xiàn)資金管理數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)的共享，從而有效管理公司的業(yè)務與資金運作情況，避免因為信息的不對稱性導致經(jīng)營或者財務風險，而令公司蒙受經(jīng)濟損失或者陷入財務危機。

借助財務業(yè)務一體化能夠有效整合公司的各個價值創(chuàng)造鏈條，從而找出關鍵的價值創(chuàng)造環(huán)節(jié)，并尋求如何更加高效銜接各個業(yè)務環(huán)節(jié)的方法，進而提升公司整體的運作效率。其實，不同業(yè)務環(huán)節(jié)之間不但彼此促進，也會相互制約，如果能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，就可以密切關注各個流程環(huán)節(jié)的運作有效性，從而提升流程運作的順暢程度。WF公司基本上實現(xiàn)了業(yè)務數(shù)據(jù)自動生成憑證的功能，所以確保了不同系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，使得數(shù)據(jù)之間具有很高的可比性，令決策者進行數(shù)據(jù)參考的時候更加一目了然。

（1）預算信息數(shù)據(jù)。借助表1實現(xiàn)了預算信息數(shù)據(jù)共享，從而有效提升了WF公司的預算管理效率。

表1 費用報銷單

（2）成本信息數(shù)據(jù)。圖3的方式實現(xiàn)了成本信息數(shù)據(jù)的共享，讓WF公司成本管理工作的時效性得到了顯著提高。

圖3 財務信息系統(tǒng)和業(yè)務信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接

（3）資金信息數(shù)據(jù)。表2實現(xiàn)了資金信息數(shù)據(jù)的共享。

表2 外付款項單

［1］何婷、熊力：《基于財務業(yè)務一體化的供應商風險管理》，《財會月刊》2011年第8期。

［2］趙連靜、沈文華：《財務業(yè)務一體化綜合實驗角色模擬設計》，《財會月刊》2005年第10期。

［3］寧云才、蘇士勇：《也談ERP軟件中的財務業(yè)務一體化》，《財務與會計》2009年第8期。