固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)——以Excel 為開(kāi)發(fā)工具

□賀月華

固定資產(chǎn)具有使用期限較長(zhǎng)，單位價(jià)值較高，并在使用過(guò)程中保持原有實(shí)物形態(tài)的特點(diǎn)，其價(jià)值隨著損耗以折舊的形式逐漸地、部分地轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)的成本費(fèi)用中去。基于固定資產(chǎn)的性質(zhì)，固定資產(chǎn)管理具有跨年度特點(diǎn)，對(duì)多年數(shù)據(jù)的累計(jì)核算與管理，資產(chǎn)與數(shù)據(jù)的存續(xù)期長(zhǎng)，而其日常增減業(yè)務(wù)相對(duì)較少，折舊核算是固定資產(chǎn)管理中最具特色的一項(xiàng)內(nèi)容。實(shí)務(wù)中，每一項(xiàng)固定資產(chǎn)建立一張固定資產(chǎn)卡片。

一、固定資產(chǎn)卡片的建立

(一)固定資產(chǎn)卡片樣式的建立。運(yùn)用Excel 的常用命令，即可設(shè)計(jì)出固定資產(chǎn)卡片的樣式，大致如圖1。

(二)固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的輸入。

1．已計(jì)提月份。“已計(jì)提月份”項(xiàng)目反映到當(dāng)前月份，該項(xiàng)固定資產(chǎn)已經(jīng)計(jì)提的月份數(shù)(不包括當(dāng)前月份)。根據(jù)現(xiàn)行企業(yè)會(huì)計(jì)制度規(guī)定:當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)，當(dāng)月不提折舊，從下月起計(jì)提折舊。例如，某企業(yè)2012年1月購(gòu)進(jìn)一臺(tái)設(shè)備，到2015年8月“已計(jì)提月份”數(shù)中不含購(gòu)入時(shí)的1月份，也不含當(dāng)前的7月份，已計(jì)提的月份數(shù)=(2015 -2012)×12 +(8 -1)-1 =42。為使每月固定資產(chǎn)卡片實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新，“已計(jì)提月份”的輸入通過(guò)函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，如圖1，函數(shù)YEAR(TODAY())的結(jié)果是提取出當(dāng)前系統(tǒng)的年份(即2015年)，YEAR(B8)的結(jié)果是提取開(kāi)始使用日期的年份(即2012年)，同理，MONTH(TODAY())和MONTH(B8)的結(jié)果是分別提取當(dāng)前系統(tǒng)的月份和開(kāi)始使用日期的月份，讀者可以結(jié)合以上舉例理解。

圖1

2．年折舊額。常用的固定資產(chǎn)折舊方法有直線(xiàn)法、工作量法、雙倍余額遞減法和年數(shù)總和法。利用Excel 內(nèi)置的財(cái)務(wù)函數(shù)即可以非常方便地計(jì)算各種折舊方法下的年折舊額。

(1)直線(xiàn)法。直線(xiàn)法又稱(chēng)為平均年限法，它是根據(jù)固定資產(chǎn)的原值、預(yù)計(jì)凈殘值及預(yù)計(jì)使用年限平均計(jì)算折舊的一種方法。直線(xiàn)折舊函數(shù)的格式為:SLN(cost，salvage，life)，參數(shù)cost為固定資產(chǎn)原值;salvage 為固定資產(chǎn)殘值;life 為固定資產(chǎn)預(yù)計(jì)使用年限。如圖1，將固定資產(chǎn)原值、凈殘值率和預(yù)計(jì)使用年限分別輸入B9、D9 和D7 單元格中，用公式“=B9* D9”在F9 計(jì)算得出凈殘值。直線(xiàn)法下計(jì)算年折舊額的函數(shù)SLN 的三個(gè)參數(shù)就可作如圖2 的設(shè)置。

圖2

(2)雙倍余額遞減法。雙倍余額遞減法是在暫不考慮固定資產(chǎn)殘值的情況下，根據(jù)期初固定資產(chǎn)賬面余額和雙倍的直線(xiàn)法折舊率計(jì)算固定資產(chǎn)折舊，在固定資產(chǎn)折舊年限到期前兩年內(nèi)，將固定資產(chǎn)凈值扣除預(yù)計(jì)凈殘值后的余額平均攤銷(xiāo)。此方法下函數(shù)的格式為:DDB(cost，salvage，life，period，factor)，前三個(gè)參數(shù)與直線(xiàn)法相同，參數(shù)period 為固定資產(chǎn)計(jì)提折舊的年份(因?yàn)楦鱾€(gè)年份下固定資產(chǎn)計(jì)提折舊的金額不相同)，參數(shù)factor 默認(rèn)值為2，即為雙倍余額遞減率;用戶(hù)可改變此參數(shù)，可以為其他的整數(shù)，如為3，則為3 倍余額遞減率。

工作量法下計(jì)算年折舊額的函數(shù)參數(shù)設(shè)置基本同直線(xiàn)法，年數(shù)總和法計(jì)算年折舊額的函數(shù)參數(shù)設(shè)置基本同雙倍余額遞減法，讀者使用這兩種方法時(shí)可參照以上使用。

二、固定資產(chǎn)清單的生成

固定資產(chǎn)清單的信息來(lái)自于固定資產(chǎn)卡片工作表，通過(guò)VBA 語(yǔ)言編寫(xiě)宏代碼“固定資產(chǎn)卡片欄目數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)清單”，運(yùn)用循環(huán)語(yǔ)句(Do While 語(yǔ)句和For 語(yǔ)句)可以逐次將“固定資產(chǎn)卡片”中的“卡片編號(hào)”、“日期”等數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)入“固定資產(chǎn)清單”工作表的相應(yīng)欄目，也可以運(yùn)用Excel 工作表數(shù)據(jù)之間的鏈接功能完成。

三、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析

(一)查詢(xún)固定資產(chǎn)信息。查詢(xún)固定資產(chǎn)的信息是通過(guò)Excel 提供的篩選功能來(lái)完成的，篩選分自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選功能，其中，高級(jí)篩選可以設(shè)置更多的篩選條件，并將篩選結(jié)果從數(shù)據(jù)列表中抽取、復(fù)制到當(dāng)前工作表的指定位置。高級(jí)篩選命令的執(zhí)行關(guān)鍵是構(gòu)造“條件區(qū)域”，構(gòu)造時(shí)需注意三點(diǎn):一是條件區(qū)域的首行輸入數(shù)據(jù)列表的被查詢(xún)“字段名”，如“固定資產(chǎn)名稱(chēng)”、“已使用年份”、“年折舊額”等，字段名的拼寫(xiě)必須正確并且要與數(shù)據(jù)清單中的字段名完全一致，為避免出現(xiàn)不一致，字段名采取從數(shù)據(jù)清單中直接復(fù)制的方法完成。二是條件區(qū)域中只包含要查詢(xún)的字段名，并且不一定按字段名在數(shù)據(jù)清單中的順序排列。三是在條件區(qū)域的第二行及其以下各行開(kāi)始輸入篩選的具體條件，具體條件與條件區(qū)域相對(duì)應(yīng)，在同一行輸入的多重條件其間的邏輯關(guān)系是“與”;在不同行輸入的多重條件其間的邏輯關(guān)系是“或”。在數(shù)據(jù)清單的其他位置構(gòu)造好條件區(qū)域，在“高級(jí)篩選”對(duì)話(huà)框中按照提示設(shè)置、確認(rèn)，即可完成查詢(xún)操作。

(二)匯總分析固定資產(chǎn)信息。通過(guò)Excel 提供的分類(lèi)匯總命令和建立數(shù)據(jù)透視表的方法完成匯總分析固定資產(chǎn)的信息。其中，通過(guò)數(shù)據(jù)透視表做匯總，相比分類(lèi)匯總命令，分類(lèi)依據(jù)可以選取兩個(gè)以上(分類(lèi)匯總命令只可選取一個(gè))，匯總數(shù)據(jù)的靈活性更強(qiáng)。

建立數(shù)據(jù)透視表的關(guān)鍵步驟在于正確設(shè)置行標(biāo)簽、列標(biāo)簽和數(shù)據(jù)項(xiàng)，行標(biāo)簽、列標(biāo)簽和數(shù)據(jù)項(xiàng)均是從數(shù)據(jù)清單中選取，其中行標(biāo)簽和列標(biāo)簽作為匯總依據(jù)，一般是從固定資產(chǎn)名稱(chēng)、使用部門(mén)等非數(shù)值型項(xiàng)目中選取，數(shù)據(jù)項(xiàng)作為要匯總的數(shù)據(jù)，一般是從數(shù)值型項(xiàng)目中選取，如已提折舊、凈值和年折舊額等。操作方法是從數(shù)據(jù)表字段列表中拖動(dòng)字段到相應(yīng)標(biāo)簽處。如圖3，從字段列表中將固定資產(chǎn)名稱(chēng)拖動(dòng)到列標(biāo)簽處，將使用部門(mén)拖動(dòng)到行標(biāo)簽處，將已提折舊、凈值和年折舊額拖動(dòng)到數(shù)值處，創(chuàng)建完成后即如圖3所示。

圖3

Excel 是office系列中最常用的電子表格處理軟件，利用它強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能和提供的相關(guān)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的有效管理。

［1］邵亮．Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用［M］． 北京:教育科學(xué)出版社，2013

［2］孫萬(wàn)軍． Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用［M］． 北京:高等教育出版社，2012，7