檔案信息資源庫的建設與應用

劉東平

摘 要：國家政府、軍隊、企事業單位檔案館保管著國家政治、經濟、軍事、文化等重要的文件、檔案和資料，作為國家重要的信息資源保管部門，在電子政務建設中受到高度重視，在“三網一庫”的建設中，檔案是信息資源庫的重要組成部分之一。

關鍵詞：檔案信息資源庫；建設；應用

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性與真實性，成為信息大家族中的重要成員。而檔案記錄社會活動的廣泛性，激發了現代社會對檔案信息的強烈利用需求。隨著網絡信息技術的發展，必然要求建立與之相適應的檔案信息資源開發利用方式——檔案信息資源共建共享機制建設應運而生，在給檔案事業帶來勃勃生機的同時，也帶來了嚴峻的挑戰。

1 標準化與真實性

將國家的檔案信息納入電子政務信息資源庫，是一項長期、艱苦、細致的工作。首先要遵循國家標推，可以認為，沒有標準化就沒有現代化，沒有統一的信息庫標準，信息資源的利用就是空談。要按照國家標準組織檔案、文件信息數據，例如數據文件格式、信息的著錄規則等等。同時，按照檔案工作的特殊要求，還要保持文件、檔案的真實性、完整性和原始性，這本身存在著一定的矛盾，例如在遵從國家標準時，如何保持檔案的原始面貌的問題。國家電子政務標準化工作部門，已經采納了國家檔案局制定的一些標準，但許多標準還有待制定完善，有些標準需要檔案部門積極參加研究制定，檔案科學技術研究所已經參與了個別的工作。

2 數字化與著錄、標引

檔案信息要加入國家信息資源庫還有大量的基礎工作要完成。原有的紙質檔案也是國家重要的信息資源，要提供網絡應用首先要將這些檔案數字化，這本身就是一項數量極大的：工作，包括數字化之前的整理工作，需要拆卷、燙平，然后進行掃描和數據處理工作，檔案紙張規格的多樣性和脆弱性，使得數字化工作尤為艱苦。為了快速準確地檢索檔案信息，前期的著錄、標引工作也很繁重，高質量的著錄、標引需要全文閱覽，而且需要檔案專業技術人員。

3 法律與安全控制

在電子政務網絡中，檔案工作尤其要重視法律和安全問題。首先是國家立法，信息的收集與管理需要法律的授權，這在提供利用的環節特別重要。例如，公民的隱私權問題，由國家檔案部門提供的電子文件有無法律憑證作用的問題，檔案工作人員遵守信息安全的相關國家法律問題等等。更直接的檔案工作，是對所保管的電子文件、檔案信息庫，進行嚴格的安全保密級別劃控，即在國家法律、法規的原則指導下，通過細致的工作，區分不同用戶的檔案利用授權和法律責任問題，通過科學、合理的技術和管理手段，使檔案利用工作既快速有效，又有嚴格的安全保密保證，這也是一項長期、艱苦、細致的前期基礎工作。

4 技術成果應用

電子政務信息資源庫的建設是為了應用，簡單的應用表現為文件檢索，較高層次的應用表現為智能檢索、知識發現，并應用于決策支持。因此，在信息資源庫的建設中，注意引進科學技術成果，應用現代技術深層次開發信息資源，有助于電子政務的系統工程建設和應用。目前，許多部門正在研發智能信息系統和決策支持系統，知識表示、模糊推理和不確定推理技術，數據倉庫、數據挖掘技術正在發展應用，檔案部門在信息資源庫建設中也要注意跟蹤并應用高科技技術成果。

5 統一管理建設方向

目前，檔案信息資源共建共享機制建設尚處于探索階段，是一個需要付出艱苦努力加以健全和完善的過程，絕不可能“畢其功于一役”地一蹴而就。因而，要科學運作、分步實施、循序漸進，積極規劃制定檔案信息資源共建共享機制建設的發展規劃。我國檔案信息資源共建共享的規模水平同美國、日本等發達國家相比，還存在著一定的差距。面對日益激烈的國際競爭，各級政府部門應高度重視并大力宣傳檔案信息資源共建共享機制建設的深遠意義，統籌規劃，制定切實可行的法律法規，并會同國家信息產業主管部門共同研究制定檔案信息資源共建共享機制建設的發展規劃，統一管理，統一部署，保證檔案信息資源共建共享機制建設的有序進行。檔案部門應該利用網絡環境提供給的便利契機，本著共建共享的原則，分工協作，大力建設各級各類檔案信息資源數據庫，研究開發高性能的檔案信息查詢系統，使其適應新形勢下的檔案信息在線搜索與查詢的需要，提高檔案資源的利用效率與利用效益，適應網絡環境下的快節奏、高質量、高效率的社會需要。

6 堅持標準

標準化通常是指為獲得某種最佳效益而綜合科學技術與實踐經驗的成果，在進行充分的有效協商基礎上，對具有多樣性、相關性特征的重復事物，以特定方式制訂形成統一規定或統一規范的全部活動過程。也是實現檔案信息資源共建共享建設的技術前提。檔案信息資源共建共享機制建設將在這些標準（信息加工標準、信息記錄標準、信息傳遞標準、信息檢索標準、信息處理與信息控制標準等）的制約下，以統一、規范的形式實現網絡化信息交流與利用。在檔案信息資源共建共享機制建設過程中必須統一標準規范，避免出現各自為政、互不兼容的現象。

7 提高人才素質

在網絡環境下，檔案信息服務的方法、手段與模式都發生了很大變化，計算機技術、通訊技術、網絡傳輸技術己被廣泛應用于信息的采集、組織、加工等業務環節，對檔案信息管理人員的知識水平、業務技能等均提出了更高的要求。許多檔案信息管理人員面臨著知識更新、繼續教育以及優勝劣汰的壓力與挑戰，客觀要求每一位信息服務人員都必須建立起危機意識、競爭意識、創新意識和信息意識，通過崗位練兵、自主學習、技能培訓等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結構，掌握先進的網絡通訊技術、計算機技術、信息加工處理技術和一定的外語知識。以實現根據檔案信息的自身特點、結合傳統的檔案利用工作經驗，依托網絡環境的優勢，與計算機技術人員共同探索解決網絡檔案信息資源傳遞、交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網絡環境下的檔案信息資源共建共享機制建設實踐。在實踐中鍛煉、完善隊伍，培養造就一大批復合型應用人才，為檔案信息資源共建共享機制建設的發展與完善奠定堅實的人才基礎。

總之，將國家寶貴的檔案信息資源進行深層次開發，加入電子政務信息資源數據庫，是檔案工作面臨的工作任務，是歷史責任，需要檔案工作者完成大量的基礎工作，而積極主動的工作應該及早開始。

參考文獻

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