如何加強(qiáng)檔案的保管工作

楊文麗

摘 要：“保管”一詞在檔案學(xué)中有廣義與狹義之分。廣義上的保管就是指管理；狹義上的保管是指檔案管理工作的八項(xiàng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容之一，即對(duì)已整理好并已經(jīng)存入檔案庫房及其柜（架）中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)和保護(hù)性管理工作。在筆者所寫的論文中所講的檔案保管是指狹義上的，即對(duì)檔案的日常維護(hù)與保護(hù)性管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；保護(hù)

科學(xué)規(guī)范的檔案保管只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。要做好檔案保管工作，就必須立足于我國現(xiàn)代管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案保管工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

1 檔案保管工作的內(nèi)容

檔案保管工作是指根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全保護(hù)措施。保管工作的內(nèi)容包括：

（一）檔案庫房管理。主要是指日常的檔案庫房管理工作。

（二）流動(dòng)過程中的保護(hù)。主要是指檔案在利用過程中所采取的保護(hù)性制度和措施。

（三）保護(hù)檔案的專門措施。主要指采用專門的技術(shù)和方法對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，延長檔案的壽命。

2 檔案損毀的原因

（一）人為因素

人為因素包括人為原因的盜竊、篡改、縱火，有關(guān)工作人員的失誤，如失火、丟失、雨淋等以及搬運(yùn)、利用過程中保護(hù)不力而造成檔案的磨損、污染、揉折、撕裂等方面。新中國成立以來，人為原因?qū)n案造成較大范圍的破壞，是在十年動(dòng)亂時(shí)期，檔案材料先后三次遭受嚴(yán)重破壞：

一是1967年“文革”初期，搞所謂“銷毀黑材料”，搶燒了大量檔案材料；二是1968—1969年，機(jī)構(gòu)撤并、干部下放期間，占房子、搶柜子、丟毀檔案，有的機(jī)關(guān)甚至片紙無存；三是年開展“批林批孔”運(yùn)動(dòng)期間“，四人幫”及其爪牙大搞“打砸搶”，造成了檔案材料的較大范圍的損毀。

十年動(dòng)亂時(shí)期，不僅僅使我國的知識(shí)分子出現(xiàn)了斷層的現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)許多寶貴的資料也造成了嚴(yán)重的損害，檔案資料的破壞是其中的一個(gè)方面。

（二）自然因素

自然因素包括兩個(gè)因素：

1、檔案制成材料的內(nèi)因損毀。如紙張變質(zhì)、字跡褪化等。

2、檔案保管條件的外因損毀。如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、有害氣體、有害生物、機(jī)械磨損以及地震、水災(zāi)、雷電等自然災(zāi)害因素。

檔案壽命的長短與檔案保管條件有著極為密切的關(guān)系。為了解決檔案長久保管與檔案“壽命”有限這一矛盾，檔案工作人員必須以高度的政治責(zé)任感，切實(shí)搞好檔案的保管工作。

（三）操作因素

由于計(jì)算機(jī)改變了我們的生活方式和工作方式，現(xiàn)在的工作中，有很多文件、資料、檔案是電子版的，由于工作人員的操作可能造成數(shù)據(jù)的丟失。所以對(duì)于檔案工作者一定要掌握現(xiàn)代的工作手段，與時(shí)俱進(jìn)的掌握知識(shí)。

3 檔案保管工作的任務(wù)

維護(hù)檔案的完整與安全是檔案保管工作的中心任務(wù)。

（一）防止檔案的損壞

檔案工作人員要了解和掌握檔案損壞的原因與規(guī)律，努力消除各種因素對(duì)檔案的不利影響，盡量降低檔案的損壞程度，防止和減少各種損壞檔案的不利因素。

（二）延長檔案的壽命

從根本上采取措施改善檔案的保管條件，提高檔案的復(fù)制與修復(fù)技術(shù)，盡可能地延長檔案的壽命。

（三）維護(hù)檔案的安全

一方面是在檔案的物質(zhì)保管條件上（如庫房、柜架、卷皮、卷盒等）最大限度地保證檔案的安全；另一方面保證檔案內(nèi)容和載體的安全，防止檔案丟失、被盜或泄密，確保檔案的安全完整。

4 檔案保管的基本要求

（一）以防為主，防治結(jié)合

“防”就是預(yù)防檔案損壞，無“病”先防，它是檔案保管的主導(dǎo)方面，是積極主動(dòng)的治本辦法。“治”就是檔案一旦毀壞，要積極妥善地處置。“防”與“治”是互相促進(jìn)、相輔相成的關(guān)系。

（二）加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

重點(diǎn)保護(hù)那些需要長久保管的檔案以及重點(diǎn)立檔單位的檔案，使這部分重點(diǎn)檔案既安全又延長壽命。對(duì)于一般性的檔案要適當(dāng)兼顧。

（三）自力更生，勤儉節(jié)約

檔案保管必須具備一定的物質(zhì)條件，要有一定的技術(shù)設(shè)備，特別是設(shè)立規(guī)范化的檔案庫房。但國家還不太富裕，不能抱著“等、靠、要”的被動(dòng)思想，要本著自力更生、勤儉節(jié)約的精神辦事。

（四）立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前

既不要片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案而不考慮利用的方便，又不能只顧一時(shí)的利用方便而不顧及檔案的保護(hù)。保管工作既要立足長遠(yuǎn)利用的需要，又要保證當(dāng)前利用的方便。

5 檔案利用過程中的保護(hù)方法

檔案在使用過程中的保護(hù)制度，應(yīng)當(dāng)涉及檔案使用過程中所有與保護(hù)問題有關(guān)的基本問題和基本方面。它大體上包括兩個(gè)方面：

（一）檔案使用的登記與交接制度

檔案無論因何故被利用時(shí)，都必須對(duì)調(diào)卷、還卷及交接行為實(shí)行嚴(yán)格的登記交接手續(xù)。如檔案出庫、入庫的登記，借閱登記及交接清點(diǎn)等。

（二）檔案利用行為的管理與限制制度

這一制度涉及檔案利用行為的方式及所應(yīng)注意防止的不良現(xiàn)象。如利用者不允許吸煙、喝水、吃食物等，不允許在檔案上勾畫、涂抹，未經(jīng)允許不準(zhǔn)擅自拍照、抄錄、復(fù)印，更不允許有撕損剪切等破壞性行為，利用者必須保證檔案的完好無損。對(duì)損毀檔案行為要按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)予以處罰。

1、量與順序的控制

檔案利用時(shí)，無論是內(nèi)部使用還是外部利用，當(dāng)所需檔案數(shù)量較大時(shí)，可按管理制度分批限量提供，且應(yīng)要求利用者在使用過程中和交還檔案時(shí)，保持其實(shí)體秩序的排列順序，以免發(fā)生錯(cuò)誤。

2、加強(qiáng)對(duì)利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查

凡外部利用，在利用現(xiàn)場均應(yīng)配備檔案工作人員實(shí)行監(jiān)督，隨時(shí)檢查利用者的利用行為，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出并予以糾正，將不良現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài)。有條件的檔案館（室），尤其是面向社會(huì)提供利用的檔案館，應(yīng)配備電視監(jiān)控系統(tǒng)。

3、利用方式及利用場所的限制

檔案的利用方式以現(xiàn)場閱覽為基本方式。經(jīng)允許的拍攝或復(fù)印工作原則上應(yīng)由檔案館（室）工作人員承擔(dān)；檔案利用的場所應(yīng)為集中式的閱覽中心，一般不為利用者安排單獨(dú)的利用房間，以免發(fā)生不測事件。

4、對(duì)重要檔案采取有效的保護(hù)性措施

對(duì)珍貴檔案，檔案館（室）應(yīng)當(dāng)實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)：一是嚴(yán)格限制利用人次；二是盡量不提供檔案原件，只提供縮微件或復(fù)印件等；三是利用中要格外注意監(jiān)護(hù)問題，必要時(shí)可以責(zé)成專人始終陪伴進(jìn)行利用。檔案工作的根本目的是為社會(huì)各方面提供檔案信息服務(wù)。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)正確處理管理與利用的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案信息在物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)中的作用。

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