淺析人事檔案在企業管理中的重要性

張秋華

摘 要：人是現代企業管理的主體和客體，故而現代企業管理歸根究底是人對人的管理。在企業管理中，管理干部是基礎因素，要做好企業管理工作，就必須首先做好管理干部的選聘、任用及提拔工作，人事檔案在這個過程中發揮著決定性作用。為此，本文首先分析了人事檔案對企業管理的重要性，之后對當前企業人事檔案管理中存在的問題進行了剖析，最后結合行業特點和時代特征，提出了加強企業人事檔案管理工作的若干建議，以供同行參考。

關鍵詞：人事檔案；企業管理；人力資源

1 人事檔案對企業管理的重要性

1.人事檔案是選好管理干部的基礎

現企業要做好企業管理工作，就必須首先做好企業管理干部的選人工作，著重從專業技能、心理素質、職業道德等多個層面來篩選人才。而企業篩選人才的主要工具就是人事檔案，其對于企業人才的篩選有著至關重要的作用。人事檔案中形形色色的經歷、一條條的獎懲記錄，都能夠真真切切地折射出求職者的品德、品格、能力及“短板”，企業便可根據這些信息對求職者進行甄別，從中選擇適合企業實際需求的管理干部。

2.人事檔案是用好管理干部的基礎

人事檔案是用好管理干部的基礎，具體包括兩個方面的內容：其一，能夠人盡其用。企業可以從管理干部的個人人事檔案中了解其性格特點、專業特點及心理特點擁有一個全面的認知，從而根據這些認知來為其提供適合其特點的工作崗位。如為研究方向為市場營銷的管理干部安排一個銷售管理崗位等。其二，能夠促進管理干部的發展。企業可以在人事檔案中增加職工的獎懲情況，這樣的手段和方式恰恰能夠激發管理干部的工作熱情，形成企業內部良好的競爭氛圍。

3.人事檔案是提拔管理干部的基礎

要發揮提拔活動的激勵作用，就必須保證提拔的公正性、平等性，也就是說提拔干部要有一個具有說服力的證明，而職工人事檔案，恰恰是廣大職工普遍認可的提拔證明材料。企業可以根據管理干部人事檔案中日常工作表現及獎懲情況來擇優擇先，提拔對企業做出突出貢獻的管理干部，繼而提高企業管理工作的質量。

2 企業人事檔案管理中的現存問題

1.人事檔案管理工作認識不足

國內的市場經濟發展沒有西方發達國家成熟，企業管理思維也尚不成熟，特別現代企業管理思維尚未全面形成，僅國企、外資企業及其他大型企業對人事檔案的重要性達成了普遍共識，而在中小企業中對人事檔案管理工作重要性的認識還亟待提高，他們更愿意把精力放在能夠直接提高企業經濟效益的生產活動和經營活動中去，認為人事檔案管理工作無非就是檔案保管，只要保存好人事資料，不弄丟、不損壞就是做好了人事檔案管理工作，片面地把人事檔案管理看作是一個靜態化的管理，而不能以動態化的視角來看待人事檔案管理工作。

2.人事檔案完整性、真實性較低

很多企業都未能夠成立專門的人事檔案管理部門，而企業職工的人事檔案大多寄存在地方的人力資源與社會保障局，甚至有的企業從招聘職工到職工晉升、職工離退休都沒有見過職工的人事檔案。職工的檔案長期寄存在人力資源與社會保障局，職工在企業中的績效考核、工作獎懲情況等都不能及時的裝入個人人事檔案中去，由此造成斷檔情況的出現。一旦遇到實際需要檢查個人人事檔案材料時，為了應付檢查，企業便會短時間內編造一些虛假的績效考核及獎懲記錄等裝入職工個人人事檔案中去，造成人事檔案信息失真的現象頻頻發生。

3.人事檔案現代化程度較低

從國內人事檔案管理的現狀來看，現代化信息管理在行政、事業單位中已全面鋪開，提高了工作效率和工作質量。但在企業中，人事檔案管理的現代化程度還比較低。盡管市場上已經出現了人事檔案管理軟件，但大多數企業的人事檔案管理工作都仍然停留在人工管理模式上，人事檔案管理工作量大，且容易出錯。

4.人事檔案管理工作人員素質偏低

一方面，專業管理人才緊缺。目前國內的現代企業管理專業教育仍以研究生階段教育為主，并未走進本科教育的舞臺，而具備研究生學歷的人才大多集中扎堆在上市企業、外資企業中，國內一般中小型企業專業人事檔案管理人才緊缺，甚至大多為兼職管理。另一方面，隨著信息化水平的不斷提高，從事手工人事檔案管理的管理人才表現出極大的不適應感，亟需提升他們的現代信息技術水平。

3 加強人事檔案管理工作的建議

1.增強人事檔案管理意識

企業管理者必須認識到認識當管理工作對企業的重要性，必須認識到企業的人事檔案管理工作是企業管理工作的基礎，也是提高企業管理質量的工具。增強人事檔案管理意識，必須首先把企業人事檔案管理工作提升到日常工作這樣的一個高度，把人事檔案管理列入年度工作計劃，加大對企業人事檔案管理的資金投入和人力資源投入，加快人事檔案管理的軟硬件設施建設等。

2.建立嚴格的人事檔案管理制度

嚴格的管理制度是各項管理工作得以有序開展的基礎，為了提高企業人事檔案管理工作質量，必須建立嚴格的人事檔案管理制度，用制度來約束行為，保證人事檔案信息的完整性和真實性。首先，應建立人事資料歸檔制度。對企業職工的年度考核，獎懲情況等，應該在本年度及時歸入員工個人人事檔案中去；其次，應建立人事檔案查閱制度。建立查閱臺賬和查閱簽名制度，但凡需要查閱職工人事檔案的，一律進行臺賬登記，并簽署查閱人姓名，規定查閱歸還時間等；最后，制定人事檔案交接制度。人事檔案從外部流入企業亦或者是從企業流出，都應該辦理交接手續，仔細檢查人事檔案資料的完整性，并在密封處加蓋公章等。

3.建設現代化人事檔案管理系統

一方面，加快信息化基礎設施建設。企業在充分認識到人事檔案管理工作重要性的基礎上，應加大對人事檔案管理工作的資金投入，購置計算機網絡設備，建立人事檔案管理內網，為現代化、信息化人事檔案管理工作奠定堅實的硬件基礎。

另一方面，企業應對自身有一個清晰地認知，結合行業特點等，從市場上選擇適合本企業人事檔案管理工作實際需求的管理軟件，切忌人云亦云。當然，為了提高軟件的實用性，企業還可以與軟件開發公司合作，針對本企業人事檔案管理工作實際設計一款具有較高針對性的人事檔案管理軟件。

4.加快人事檔案管理人員素質建設

加快人事檔案管理人員的素質建設，需要多方參與，形成合力。首先，應改革國內現代教育體系中的現代企業管理教育體系，將現代企業管理專業教育下落到本科高校教育當中，大面積培養現代企業管理人才，滿足現代企業管理人才市場的需求；其次，社會培訓機構也應該積極的參與到現代企業人事檔案管理人員素質建設的浪潮中，開設現代企業管理人才培訓班，配合企業做好人事檔案管理人才素養提升工作；最后，企業應該加大投入，提高人事檔案管理人才待遇，定期舉行培訓課程，著重提高人事檔案管理人員的專業技能素質和現代化信息素養。

總之，企業人事檔案對企業的一筆寶貴財務，企業人事檔案管理工作是企業現代企業管理工作的重要組成部分，企業必須從軟硬件設施著手，提高思想認識，加快制度建設，加快隊伍建設，實現企業人事檔案管理的現代化。

參考文獻

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