事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的有效運(yùn)用探討

欒琳琳

摘 要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，人們的衣、食、住、行均與之息息相關(guān)。事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容繁雜，采用傳統(tǒng)的人工管理模式，不僅效率低，且極易出錯(cuò)。應(yīng)用信息技術(shù)后，可以彌補(bǔ)上述問題。本文從信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用角度出發(fā)，先分析存在的問題，最后探討有效運(yùn)用的具體策略，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；運(yùn)用；事業(yè)單位；檔案管理

在事業(yè)單位檔案管理中，設(shè)計(jì)的內(nèi)容非常繁雜，包括具有保存價(jià)值的文件檔案、簽訂的合同、會(huì)議記錄等[1]。信息技術(shù)的普及帶來巨大的優(yōu)勢，比如實(shí)現(xiàn)了機(jī)種統(tǒng)一管理，提高檔案管理的效率，減少人工管理模式中的失誤事件，還能對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)融合、更新等。但是，在信息技術(shù)的應(yīng)用中，受多方面因素的影響，還存在一些問題。因此，需要加強(qiáng)分析，并采取有效的措施予以解決，提高工作效率。

1 事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)存在的問題

目前，在事業(yè)單位檔案管理中，信息技術(shù)在運(yùn)用時(shí)還存在一定的問題，不利于信息技術(shù)優(yōu)勢的良好發(fā)揮。具體來講，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）對(duì)電子化檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于工作人員對(duì)電子化管理的認(rèn)識(shí)不足，往往會(huì)導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤，比如過分依賴計(jì)算機(jī)，對(duì)于比較重要的文件，沒能及時(shí)備份、打印，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，就會(huì)導(dǎo)致文件的丟失。此外，當(dāng)文件被打印成紙質(zhì)文檔后，會(huì)忽視作為草稿的電子文件，流失信息資源。但是，如果打印所有的文件、歸檔，則會(huì)造成資源浪費(fèi)，并且還會(huì)給電子文件的管理帶來困難。

（二）電子檔案的歸檔、管理欠規(guī)范

近年來，事業(yè)單位普遍應(yīng)用多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，故而積累了大量的電子文件。但是，就目前情況來看，對(duì)于電子文件的管理，基本停留在邏輯性的歸檔上，但在歸檔管理方面仍存在諸多問題，不夠規(guī)范。比如在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的過程中，檔案管理工作人員未參與其中，導(dǎo)致設(shè)計(jì)考慮欠周全，大多注重邏輯歸檔功能，忽視了物理歸檔，沒有將文件下載到可脫機(jī)保存的載體上。在這種情況下，一旦網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，電子文件很有可能會(huì)消失。

（三）電子文件的存儲(chǔ)安全性不高

網(wǎng)絡(luò)給人們的工作、學(xué)習(xí)帶來方便時(shí)，同時(shí)也給網(wǎng)絡(luò)安全帶來挑戰(zhàn)[2]。現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒等層出不窮。在事業(yè)單位的電子文件管理中，在文件存儲(chǔ)操作中，基本是直接保存在個(gè)人的計(jì)算機(jī)硬盤上，或是將其存儲(chǔ)在局域網(wǎng)的服務(wù)器硬盤上，脫機(jī)保管得不到良好的保障。若遭到計(jì)算機(jī)病毒的感染，則會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或是被篡改等，電子文件的正確性、完整性遭受一定的威脅。

（四）工作人員專業(yè)能力較低

事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，要求工作人員具有具備較高的專業(yè)水平[3]。但是，目前，大多數(shù)工作人員的綜合素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)了解較少、工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)龋瑢?dǎo)致電子文件的歸檔不完全，甚至出現(xiàn)文件的泄密、丟失。

2 事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)有效運(yùn)用的對(duì)策

針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)運(yùn)用時(shí)存在的問題，需要采取有效的措施予以解決，提高信息技術(shù)的應(yīng)用效果。

（一）加強(qiáng)對(duì)電子化檔案管理的認(rèn)識(shí)

在檔案計(jì)算機(jī)管理中，其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有兩個(gè)方面：第一，在檔案計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)的過程中，需要遵循行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)、開發(fā)，最大程度上保障網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享；第二，在檔案基礎(chǔ)工作中，需要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。鑒于此，要想實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，需要做到以下兩點(diǎn)。

1、加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作

在事業(yè)單位的檔案管理中，提高工作人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)文件管理質(zhì)量，不斷引進(jìn)新技術(shù)，對(duì)于不規(guī)范、低質(zhì)量的管理軟件，可采取逐步取締的方法，從而大大提高檔案的基礎(chǔ)工作。

2、強(qiáng)化工作人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)

通過發(fā)放宣傳單、專題講座等途徑，強(qiáng)化工作人員的現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，并且促使工作人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，牢固樹立檔案意識(shí)。

（二）規(guī)范電子檔案的歸檔管理

目前，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)后，文檔分離問題日益凸顯，不利于檔案管理工作的規(guī)范化、效率化。鑒于此，需要采取以下措施，不斷規(guī)范電子檔案的歸檔管理。

1、推行文檔一體化

在事業(yè)單位內(nèi)部推行文檔一體化，解決在以往工作中存在的諸如工作程序雷同等問題，并且將文件、檔案視為一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，提高檔案的質(zhì)量。此外，工作人員樹立從信息源頭坐起的觀念，加強(qiáng)文件管理的超前控制，發(fā)揮檔案的作用，改變以往文檔分離的問題，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

2、加強(qiáng)軟件研究

在事業(yè)單位檔案管理中，還需要站在長遠(yuǎn)的角度來看待問題[4]。研究使用成熟的文檔一體化軟件。與此同時(shí)，深入研究網(wǎng)絡(luò)化電子文件，加強(qiáng)電子文件管理的連續(xù)性，以此來應(yīng)對(duì)非傳統(tǒng)載體形式的虛擬檔案帶來的挑戰(zhàn)。

（三）加強(qiáng)安全防范措施

隨著網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，信息安全問題日益凸顯。針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)在應(yīng)用時(shí)，需要加強(qiáng)安全防范措施。

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)

在事業(yè)單位的電子化檔案管理中，計(jì)算機(jī)是重要的載體。因此，需要定期維護(hù)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，比如根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)機(jī)房的溫度、濕度等進(jìn)行調(diào)整，從而盡量減少環(huán)境對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的影響。此外，還要定期檢查計(jì)算機(jī)各項(xiàng)硬件設(shè)施的運(yùn)行，對(duì)于已經(jīng)老化的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)及時(shí)更換，確保其正常、安全運(yùn)用。

2、應(yīng)用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)

第一，應(yīng)用防病毒技術(shù)，包括病毒預(yù)防技術(shù)、病毒檢測技術(shù)、病毒消除技術(shù)（如瑞星殺毒軟件、360衛(wèi)士、卡巴斯基軟件等）。第二，應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。為了保障事業(yè)單位檔案電子化管理的安全，需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，隱藏、加密重要的、機(jī)密的信息。數(shù)據(jù)加密技術(shù)主要有數(shù)據(jù)傳輸加密技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密技術(shù)、數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)、密鑰管理技術(shù)。

（四）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

1、加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位的檔案電子化管理中，單位需要結(jié)合自身實(shí)際情況，有計(jì)劃、有目的地開展培訓(xùn)活動(dòng)，包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等多方面的知識(shí)。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和日常工作表現(xiàn)，定期進(jìn)行考核，并將考核的結(jié)果與工作人員的升職聯(lián)系起來，促使工作人員積極參加培訓(xùn)，并且不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升工作素質(zhì)。

2、吸引高新技術(shù)人員

事業(yè)單位除加強(qiáng)培訓(xùn)外，還需要通過實(shí)施相關(guān)優(yōu)惠政策，吸引高新技術(shù)人員參與到事業(yè)單位檔案管理工作中，注入新鮮的血液，帶動(dòng)其他工作人員互相學(xué)習(xí)，，實(shí)現(xiàn)相互提高，不斷提高工作人員的工作素質(zhì)，為事業(yè)單位檔案電子化管理提供重要的人才保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位的檔案管理中，應(yīng)用信息技術(shù)，可以對(duì)檔案文件進(jìn)行規(guī)范、動(dòng)態(tài)的管理。但是，在應(yīng)用的過程中，還存在認(rèn)識(shí)不足、歸檔管理欠規(guī)范、存儲(chǔ)安全性不高、工作人員專業(yè)能力較低等問題。為了保障信息技術(shù)的有效運(yùn)用，需要采取有效的措施予以應(yīng)對(duì)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]陳國柱.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].信息與電腦（理論版），2013（02）：124-125.

[2]朱琳.基于信息技術(shù)視角下的事業(yè)單位檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（10）：64-65.

[3]王珂.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究[J].云南檔案，2010（11）：29-30.